Các tập đoàn được tạo ra theo luật tiểu bang và cung cấp một hình thức cấu trúc kinh doanh tồn tại như một thực thể pháp lý tách biệt và khác biệt với các chủ sở hữu của nó, được gọi là các cổ đông. Để duy trì sự tồn tại riêng biệt của nó, công ty phải tuân thủ các thủ tục theo yêu cầu của luật pháp nhà nước, chẳng hạn như tổ chức các cuộc họp của hội đồng quản trị để ủy quyền cho hành động của công ty. Tại California, Luật Tổng công ty yêu cầu các cuộc họp của giám đốc, nhưng cũng cho phép hành động của công ty được ủy quyền dựa trên sự đồng ý bằng văn bản của các giám đốc tuân thủ Bộ luật Tổng công ty Mục 307 (b).
Cơ cấu doanh nghiệp
Cấu trúc cơ bản của một tập đoàn bao gồm ba cấp độ: cổ đông, giám đốc và cán bộ.Các cổ đông sở hữu tập đoàn và chịu trách nhiệm bầu ra hội đồng quản trị, thường là trên cơ sở hàng năm. Các giám đốc chịu trách nhiệm quản lý tập đoàn và là người ra quyết định cuối cùng về phương hướng và hành động của tập đoàn. Các giám đốc bổ nhiệm các sĩ quan, chẳng hạn như chủ tịch và thủ quỹ, để điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của tập đoàn cần thiết để thực hiện các quyết định của ban giám đốc.
Các cuộc họp của Giám đốc
Để thực hiện nhiệm vụ của mình, giám đốc của một tập đoàn ở California được yêu cầu tổ chức các cuộc họp để thảo luận, bỏ phiếu và phê duyệt hành động của công ty. Luật Tổng công ty không quy định khi nào hoặc bao nhiêu cuộc họp của giám đốc phải được tổ chức trong một năm; tuy nhiên, vì các giám đốc phải báo cáo với các cổ đông mỗi năm một lần về điều kiện của tập đoàn, nên một cuộc họp của giám đốc ít nhất phải được tổ chức hàng năm. Thư ký của tập đoàn nên chuẩn bị biên bản bằng văn bản của cuộc họp sẽ được lưu trong sổ biên bản của tập đoàn. Các quyết định quan trọng được các giám đốc thống nhất nên được quy định bằng văn bản dưới dạng nghị quyết của công ty.
Hành động của giám đốc mà không cần họp
Nếu việc giám đốc gặp gỡ là không thực tế, nhưng ủy quyền hội đồng quản trị là cần thiết để thực hiện một số hành động, Mã công ty 307 (b) cho phép các giám đốc hành động bằng sự nhất trí bằng văn bản mà không cần tổ chức một cuộc họp. Văn bản đồng ý được soạn thảo dưới hình thức nghị quyết của công ty được ký bởi các giám đốc trong đó nêu rõ hành động được các giám đốc đồng ý, chẳng hạn như bổ nhiệm cán bộ công ty. Các nghị quyết như vậy thường được sử dụng để cung cấp bằng chứng cho một doanh nghiệp hoặc cơ quan chính phủ khác rằng một người được ủy quyền hành động thay mặt cho công ty.
Vấn đề giám đốc quan tâm
Không có gì lạ khi hội đồng quản trị thảo luận và bỏ phiếu về các vấn đề mà một trong những giám đốc có lợi ích tài chính. Theo luật của California, "giám đốc quan tâm" có thể có mặt tại cuộc họp, nhưng phải tránh bỏ phiếu về bất kỳ vấn đề nào mà anh ta quan tâm. Vấn đề "giám đốc quan tâm" cũng ảnh hưởng đến sự đồng ý bằng văn bản theo Mục 307 (b) đòi hỏi phải có sự đồng ý nhất trí - nghĩa là, giám đốc quan tâm không thể từ chối cách ông có thể bỏ phiếu tại một cuộc họp. Để tránh tình trạng khó xử này, Mục 307 (b) yêu cầu một sự đồng ý bằng văn bản liên quan đến một giám đốc quan tâm bao gồm một tuyên bố được nêu rõ ràng trong sự đồng ý tiết lộ lợi ích cá nhân của giám đốc về vấn đề này.
