Cách viết đề xuất cho thiết bị mới

Thiết bị văn phòng thường là một trong những chi phí lớn nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chi phí này được kết hợp bởi thực tế là các thiết bị sẽ bị mòn hoặc hỏng. Viết một đề xuất chi tiết phác thảo nhu cầu của công ty và chính thức yêu cầu mua thiết bị từ ngân sách của công ty là một cách để thay thế các mặt hàng này. Một đề xuất bằng văn bản cho phép một số nhân viên cập nhật nhu cầu của công ty và đưa ra quyết định dựa trên thông tin quan trọng, chẳng hạn như chi phí của thiết bị và lợi ích của công ty đối với công ty.

Đánh giá sự cần thiết. Hầu hết các công ty có ngân sách được chia thành từng khoản rõ ràng về những gì họ có thể mua và khi nào. Xác định nhu cầu thực sự của công ty bằng cách nghiên cứu từng thiết bị và hỏi liệu nó có thể được sửa chữa hay không, liệu nó có kéo dài thêm sáu tháng đến một năm hay không, nếu nó sẽ tốn kém hơn để sửa chữa thay thế. Bất kỳ mục nào có thể được sửa chữa hoặc sẽ tồn tại lâu hơn nên được đánh dấu ra khỏi danh sách các thiết bị mới được yêu cầu.

Xác định lợi nhuận của công ty. Công ty sẽ tiết kiệm được gì nếu thiết bị được thay thế bây giờ? Nó sẽ đạt được gì? Nếu bạn thay thế một máy in để bàn bằng một máy in kinh doanh độc lập có thể in nhiều bản sao trong một phần nhỏ thời gian, hãy liệt kê đây là một lợi ích, vì tiết kiệm thời gian là có lợi. Hãy thật rõ ràng và súc tích trong việc giải thích những gì từng thiết bị sẽ mang lại cho công ty.

Nghiên cứu thiết bị mới. Biết và liệt kê giá cả, thông số kỹ thuật, loại mô hình, nhà bán lẻ và nhà sản xuất cho từng thiết bị bạn đang yêu cầu. Biết người bán nào có các mặt hàng ở mức giá thấp nhất và gần với địa điểm của bạn hoặc có giao hàng miễn phí. Cũng biết bất kỳ nhược điểm hoặc vấn đề có thể thường được liên kết với thiết bị.

Viết bản thảo sơ bộ của bạn về đề xuất, bao gồm các phần giới thiệu hoặc tóm tắt điều hành, mục tiêu hoặc mục tiêu, nhu cầu của công ty, lợi ích hoặc lợi ích của công ty và chi phí. Nó cũng có thể hữu ích để liệt kê một dòng thời gian khả thi cho việc mua. Không phải mọi thiết bị sẽ cần phải được mua ngay lập tức.

Nhập đề xuất của bạn, chú ý đến định dạng. Đảm bảo rằng tất cả các tiêu đề được in đậm và xếp hàng gọn gàng. Kiểm tra chính tả công việc của bạn bằng cả công cụ kiểm tra chính tả của máy tính và bằng cách tự đọc đề xuất. Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì, hãy đặt đề xuất của bạn sang một bên trong vài giờ hoặc vài ngày, sau đó đọc lại một lần nữa.