Hồ sơ tài khoản phải trả là tài liệu quan trọng cho một cá nhân hoặc doanh nghiệp. Tốt nhất, doanh nghiệp của bạn nên triển khai hệ thống lưu trữ hoặc lưu trữ cho phép chủ sở hữu và nhân viên khác truy xuất biên lai và hồ sơ cho tài sản và tài khoản khi cần. Mặc dù doanh nghiệp của bạn không phải lưu giữ hồ sơ phải trả vĩnh viễn, nhưng doanh nghiệp phải giữ chúng trong ít nhất 10 năm.
Thập kỷ kỷ lục
Thời gian bạn nên lưu giữ hồ sơ kinh doanh của mình trong hồ sơ tùy thuộc vào hành động, chi phí hoặc sự kiện hồ sơ tài liệu, theo Dịch vụ doanh thu nội bộ. Tài liệu liên quan đến giao dịch và thanh toán nên được lưu giữ ít nhất 10 năm, theo Financial Web. Các tài liệu này bao gồm báo cáo ngân hàng, hợp đồng, tài khoản phải trả và hồ sơ phải thu và séc bị hủy.
Đá giữ kỷ lục hiệu quả
Lý do chính để lưu giữ hồ sơ phải trả là nếu ai đó có câu hỏi về việc bán hàng hoặc hợp đồng cũ. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần có khả năng xác định vị trí các mặt hàng liên quan đến việc bán hàng hoặc hợp đồng một cách kịp thời. Có quyền truy cập vào các hồ sơ phải trả cũng rất quan trọng trong trường hợp khách hàng hoặc nhân viên kiện doanh nghiệp của bạn.
Giữ cho IRS hạnh phúc
IRS đề nghị giữ các hồ sơ hỗ trợ một khoản thu nhập hoặc các khoản khấu trừ trên tờ khai thuế cho đến khi hết thời hạn cho khoản hoàn thuế đó, đó là khoảng thời gian bạn có thể sửa đổi tờ khai thuế của mình để yêu cầu tín dụng hoặc hoàn lại tiền. Điều này có nghĩa là bạn phải có sẵn các tài khoản phải trả để bạn có thể ghi nhận lãi hoặc lỗ khi bán hoặc xử lý tài sản trong khoảng thời gian mà tài sản đó vẫn còn phục vụ. Sau đó, bạn phải giữ tất cả các hồ sơ và biên lai liên quan đến tài sản trong ba năm nữa, theo QBalance.com.
Nhiều hơn ghi chép
Để tối đa hóa không gian và giảm thiểu khả năng mất hồ sơ từ hỏa hoạn, trộm cắp hoặc phá hủy, doanh nghiệp của bạn có thể muốn không giấy tờ. Bằng cách chuyển các tài khoản phải trả cho một hệ thống nộp đơn điện tử, doanh nghiệp của bạn có thể giảm chi phí hành chính và thời gian nhân sự. Các chương trình có sẵn trực tuyến và địa phương tại các cửa hàng cung cấp văn phòng. Lệ phí áp dụng, và rất khác nhau tùy thuộc vào chương trình. Hệ thống tài khoản tự động phải trả thường cung cấp hóa đơn điện tử, dịch vụ thanh toán và theo dõi / báo cáo trực tuyến.
