Thiết bị máy tính văn phòng là một chi phí tốn kém cho bất kỳ doanh nghiệp. Thiết bị máy tính có thể trở nên lỗi thời hoặc lỗi thời rất nhanh và để doanh nghiệp tạo ra công việc hiệu quả, điều quan trọng là người lao động phải có thiết bị máy tính hiện đại - và cũng hiệu quả về chi phí. Một cách để nhân viên yêu cầu thiết bị máy tính văn phòng mới là viết đề xuất giải thích nhu cầu, các mục cần thiết, mục đích và lợi ích.
Xác định nhu cầu. Trước khi bạn viết một đề xuất cho thiết bị máy tính văn phòng mới, hãy đánh giá xem thiết bị đó có cần thiết không và những gì cần thiết. Yêu cầu các nhân viên khác hỗ trợ đề xuất để xác định tất cả các thiết bị cần thiết.
Đánh giá các thiết bị máy tính văn phòng hiện tại. Khi chủ doanh nghiệp nhận được đề xuất cho thiết bị mới, tài liệu phải giải thích rõ ràng lý do tại sao thiết bị hiện tại phải được thay thế. Xem xét chi phí sửa chữa hoặc cập nhật các thiết bị hiện tại và bao gồm một lời giải thích tại sao đây không phải là một giải pháp hiệu quả chi phí cho vấn đề.
Nghiên cứu thiết bị mới. Xác định chính xác những gì cần thiết và chi phí của tất cả các thiết bị. So sánh các loại thiết bị khác nhau và tìm kiếm thỏa thuận chất lượng tốt nhất với giá tốt nhất.
Liệt kê những lợi ích. Tạo một danh sách tất cả lợi nhuận mà công ty sẽ nhận được bằng cách mua thiết bị mới. Hãy rõ ràng và súc tích trong việc liệt kê từng lợi ích mà công ty sẽ nhận được. Một ví dụ về điều này là tốc độ của một máy in văn phòng mới. Nếu tài liệu có thể được in nhanh hơn, nhân viên sẽ mất ít thời gian hơn để chờ đợi các tài liệu được in.
Tạo một trang bìa ghi rõ tên và loại đề xuất. Bao gồm tên người mà sẽ đọc đề xuất và tên của tất cả các nhân viên tham gia viết tài liệu.
Viết đề xuất. Bắt đầu với phần giới thiệu cho biết vấn đề là gì, giải pháp và một vài điểm nổi bật về lợi ích của đề xuất.Tiếp tục với phần thân của đề xuất chứa tất cả các chi tiết liên quan đến thiết bị văn phòng máy tính văn phòng mới. Kết luận với một bản tóm tắt của các đề xuất nổi bật.
