Không chỉ ứng viên nên tổ chức và chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn - bạn cũng cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Theo Phòng Nhân sự, các cuộc phỏng vấn có cấu trúc có hiệu quả gấp đôi trong việc dự đoán mức độ tốt của một nhân viên đối với bạn. Một cuộc phỏng vấn có cấu trúc, không giống như một cuộc phỏng vấn không có cấu trúc tự do, đòi hỏi bạn phải làm bài tập về nhà của ứng viên và vị trí, và tạo một kế hoạch cho quá trình phỏng vấn.
Quyết định về vai trò
Chọn một người phỏng vấn hoặc bảng phỏng vấn. Người hoặc người được chọn phải quen thuộc với công việc họ đang tuyển dụng và được đào tạo để xây dựng mối quan hệ, đặt câu hỏi và đánh giá câu trả lời. Bộ phận Nhân sự Vermont khuyên bạn nên sử dụng một cuộc phỏng vấn của hội đồng khi có thể vì họ đáng tin cậy và công bằng hơn. Bộ đề nghị rằng một chủ tịch được chọn để lãnh đạo tìm kiếm hoặc ủy ban, các thành viên nên đa dạng và hội đồng nên chứa các thành viên có vị trí ngang bằng hoặc cao hơn công việc đang được lấp đầy. Ba đến năm thành viên là lý tưởng. Dành thời gian phỏng vấn với người phỏng vấn hoặc thành viên hội đồng, sau đó gọi cho ứng viên và cung cấp các vị trí phỏng vấn có sẵn. Theo Văn phòng Nhân sự của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, hầu hết các cuộc phỏng vấn kéo dài 45 đến 50 phút.
Biết mô tả công việc
Bạn cần biết những gì bạn đang tìm kiếm trước khi bạn bước vào cuộc phỏng vấn. Điều này có nghĩa là trở nên rất quen thuộc với mô tả công việc. Đọc mô tả công việc và lưu ý các kỹ năng, phẩm chất cụ thể và kinh nghiệm ứng viên lý tưởng sẽ cần để thành công ở vị trí này. Nếu bạn không phải là người giám sát trực tiếp của vị trí, hãy lên lịch gặp người giám sát của vị trí đó để tìm hiểu thêm về trách nhiệm và nhu cầu của vị trí đó. Điều này sẽ hướng dẫn bạn trong việc chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn đúng.
Nghiên cứu ứng viên
Tìm hiểu càng nhiều càng tốt về ứng cử viên trước. Điều này giúp loại bỏ lãng phí thời gian hỏi về thông tin đã được liệt kê trong sơ yếu lý lịch hoặc ở nơi khác. Sơ yếu lý lịch cũng có thể cung cấp một số manh mối hoặc truyền cảm hứng cho một số câu hỏi bạn nên hỏi. Ví dụ, nếu bạn thấy một khoảng cách không giải thích được về việc làm hoặc một kỹ năng mong muốn được liệt kê trong hồ sơ xin việc nhưng không được giải thích, bạn có thể yêu cầu thêm thông tin trong cuộc phỏng vấn. Thông tin cơ bản này sẽ cung cấp bối cảnh trong cuộc phỏng vấn và giúp bạn xác định sự không nhất quán và điểm mạnh. Cũng xem xét nghiên cứu ứng viên trên các trang mạng xã hội. Theo một cuộc khảo sát trực tuyến quốc gia do Harris Poll thực hiện thay mặt Careerbuilder.com vào năm 2014, bốn mươi ba phần trăm nhà tuyển dụng được khảo sát sử dụng các trang mạng xã hội để có được thông tin thực sự về ứng viên, trước khi họ thuê. (xem tài liệu tham khảo 5)
Chọn câu hỏi hiệu quả
Phỏng vấn có cấu trúc đòi hỏi phải viết câu hỏi phỏng vấn trước. Chuẩn bị các câu hỏi liên quan đến vị trí, hỏi về hành vi trong quá khứ hoặc các tình huống giả định và cho phép người được phỏng vấn trả lời chi tiết. Theo Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ, việc hỏi các ứng viên những câu hỏi tương tự theo cùng một thứ tự sẽ giúp việc so sánh các ứng viên và xếp hạng họ dễ dàng hơn. Để tránh phân biệt đối xử, đảm bảo tất cả các câu hỏi đều liên quan đến công việc và có một doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi. Yêu cầu người phỏng vấn hoặc tất cả các thành viên hội đồng ghi chú để hỗ trợ quá trình đánh giá sau này.
