Gợi ý về cách cải thiện thủ tục văn phòng

Tất cả chúng tôi đều làm việc trong các văn phòng hỗn loạn - giấy tờ và các tài liệu khác chất đống, các nhân viên thất vọng và không chắc chắn về trách nhiệm của họ, và ban quản lý không hài lòng với những gì nhân viên đang làm. Làm thế nào bạn có thể làm cho văn phòng chạy trơn tru? Có các quy trình rõ ràng để nhân viên tuân theo sẽ giúp mọi thứ khác được đưa vào vị trí - bạn sẽ có một văn phòng sạch sẽ hơn, nhân viên vui vẻ hơn và làm việc hiệu quả hơn và quản lý tốt hơn trong thời gian ngắn.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Máy vi tính
Giấy
Sổ tay

Tạo giao thức

Nghiên cứu các lĩnh vực của tổ chức không rõ ràng bằng cách viết một nhân viên khảo sát và khảo sát. Hỏi nhân viên những gì họ không rõ ràng, liệu đó có phải là vai trò và trách nhiệm của họ, người mà họ báo cáo hoặc làm thế nào để thực hiện một số thủ tục đúng cách.

Tạo sổ tay nhân viên dựa trên những gì nhân viên cần làm rõ. Cũng bao gồm các chính sách tiêu chuẩn của công ty, bao gồm thông tin về môi trường văn phòng. Nhân viên cần biết rằng các giấy tờ cần phải được nộp kịp thời, để thẳng bàn làm việc trước khi rời khỏi công việc và làm phần việc của họ để tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ.

Tạo các quy trình vận hành tiêu chuẩn, hoặc các SOP. SOP là các hướng dẫn bằng văn bản xác định ai, cái gì, ở đâu, tại sao và làm thế nào cho mọi nhiệm vụ. Tạo một SOP cho mỗi nhiệm vụ mà bạn muốn nhân viên tuân theo. Bao gồm một đoạn tóm tắt về quy trình, hướng dẫn từng bước về cách thực hiện và danh sách các tài nguyên nếu họ cần thêm thông tin. Bao gồm một ngày trong tương lai, 6 đến 12 tháng nữa, khi đó, bản SOP này sẽ được xem xét và cập nhật. Cũng bao gồm tên và chi tiết liên lạc cho người trong tổ chức chịu trách nhiệm về thủ tục đó - theo cách đó, nhân viên biết phải liên hệ với ai để biết thêm thông tin. Đặt tất cả các SOP vào một cuốn sổ và làm cho tất cả nhân viên có thể truy cập được để họ tìm kiếm một quy trình nếu họ cần kiểm tra một cái gì đó. Viết các SOP mới cho các thủ tục mới phát sinh và thêm chúng vào cuốn sách.

Đào tạo nhân viên và tổ chức

Đưa sổ tay nhân viên cho tất cả nhân viên hiện tại ngay khi hoàn thành và cho nhân viên mới khi họ được tuyển dụng. Nhân viên có thể cải thiện cách điều hành văn phòng nếu họ biết những gì được mong đợi ở họ.

Đào tạo nhân viên về tất cả các SOP áp dụng cho họ. Có nhân viên chịu trách nhiệm về thủ tục đào tạo nhân viên khác từng người một hoặc trong một nhóm. Đào tạo nhân viên về tất cả các thủ tục sau khi chúng được phát triển, vì vậy nhân viên rõ ràng về những gì được mong đợi ở họ khi thực hiện thủ tục đó.

Tổ chức một ngày làm sạch tất cả nhân viên để tổ chức văn phòng. Điều này không cần phải được thực hiện thường xuyên. Sau khi đọc sổ tay nhân viên và được đào tạo về các SOP mới, nhân viên nên có một ý tưởng rõ ràng về những việc cần làm.