Các chính sách và thủ tục rất quan trọng đối với một doanh nghiệp bởi vì, theo giải thích của Bộ Y tế và Gia đình Úc, họ xác định cách thức hoạt động của một doanh nghiệp và xác định quan điểm đạo đức, đạo đức và pháp lý của doanh nghiệp. Cải thiện các chính sách và thủ tục do đó có thể củng cố năng suất của công ty và các mối quan hệ bên trong và bên ngoài. Điều này đến lượt nó có thể chuyển thành doanh thu tốt hơn và thành công kinh doanh tổng thể.
Xác định mục tiêu của doanh nghiệp. Tất cả mọi thứ trong các chính sách và thủ tục phải phản ánh các mục tiêu này.
Xem lại các chính sách và thủ tục hiện tại để tìm hiểu xem chúng có cập nhật hay không và đáp ứng các mục tiêu của công ty.
Tiến hành các cuộc họp, phỏng vấn và khảo sát nhân viên chính thức và không chính thức để có được đầu vào về những gì nhân viên cảm thấy cần có trong các chính sách và thủ tục. Có thể là ban quản lý có thể có quan điểm khác nhau về những gì quan trọng đối với chính sách và thủ tục. Bao gồm các quan điểm của nhân viên sẽ loại bỏ rủi ro có các chính sách và thủ tục không đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
Điều tra các luật được áp dụng cho các hoạt động kinh doanh. Những luật này có thể thay đổi theo thời gian. Hướng dẫn thủ tục và chính sách hiện tại sẽ phản ánh phiên bản hiện hành của các luật và xác định rõ ràng các luật đó tác động đến các giao thức như thế nào.
Chia các chính sách và thủ tục thành hai phần. Phần đầu tiên nên phác thảo các giao thức áp dụng cho tất cả nhân viên. Phần thứ hai nên được chia theo bộ phận và chi tiết các quy định áp dụng cho từng phần công ty. Điều này cho phép các nhân viên tìm thấy dữ liệu liên quan đến công việc của họ rất nhanh.
Chọn một định dạng cho các chính sách và quy trình sửa đổi ngắn gọn và không khiến độc giả lật lại toàn bộ hướng dẫn.
Phát triển và đưa ra các phác thảo cho mỗi phần. Hãy tự hỏi liệu các mô tả về dịch vụ và công việc có rõ ràng không và được ủy ban xem xét để xác định bất kỳ lĩnh vực mơ hồ nào.
Xem lại các chính sách và thủ tục cho 7 Cs. Theo phác thảo của Chris Anderson của work.com, 7 C bao gồm bối cảnh (bao gồm có liên quan), tính nhất quán (các thuật ngữ được sử dụng theo cùng một cách xuyên suốt), tính đầy đủ (không có lỗ hổng thông tin), kiểm soát (mục tiêu chi tiết của công ty và quyền hạn), tuân thủ (thuật ngữ cho thấy làm thế nào để đáp ứng các quy tắc cũng như hình phạt), tính chính xác (không có lỗi chính tả, lỗi chính tả hoặc ngữ pháp) và sự rõ ràng (không mơ hồ).
Có các chính sách và thủ tục được xem xét bởi các chuyên gia bên ngoài công ty. Ví dụ, một luật sư có thể kiểm tra các chính sách và thủ tục để đảm bảo rằng chúng không chứa các lỗ hổng pháp lý hoặc trách nhiệm pháp lý.
Lời khuyên
-
Giữ các phong cách học tập khác nhau trong tâm trí khi xây dựng các chính sách và thủ tục. Hãy chắc chắn bao gồm các biểu đồ và biểu diễn trực quan để giúp những người học đồ họa nhiều hơn.
