Hợp lý hóa các chính sách và thủ tục trong một thiết lập công ty có thể là một quá trình khó khăn. Cho dù công ty là nhà máy sản xuất hay chỉ là một văn phòng nhỏ, nó sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc hợp lý hóa tất cả các chính sách và thủ tục mà công ty tham gia. Dự án này rất khó để một người quản lý trên quy mô lớn. Vì quá trình này đòi hỏi phải nghiên cứu tất cả các cấp độ của công ty, có thể mất vài năm trước khi nhiệm vụ hoàn thành.
Nghiên cứu tất cả các chính sách và thủ tục xảy ra trong công ty của bạn hoặc công ty mà bạn đang làm việc. Mất vài ngày để quan sát từng bộ phận của công ty và những chính sách và thủ tục họ làm mỗi ngày.
Lưu ý bất kỳ thủ tục và chính sách nào là dư thừa hoặc làm chậm năng suất của nhân viên. Tìm hiểu mất bao lâu để có được sự chấp thuận cho các nhiệm vụ, cùng với bất kỳ giấy phép, công chứng hoặc giấy phép từ tòa án.
Đánh giá từng chính sách và thủ tục về hiệu quả chi phí, hiệu quả và sự cần thiết.
Lập một chính sách và kế hoạch thủ tục mới để loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ quản trị, phê duyệt hoặc giấy tờ không cần thiết. Chẳng hạn, nhân viên có thể nhập dữ liệu vào bảng tính và gửi email thay vì in ra một bản sao cứng.
Lưu ý về bất kỳ quy trình trùng lặp nào xảy ra trong công ty, chẳng hạn như đánh giá dự án của một số người khác nhau. Loại bỏ càng nhiều bước trùng lặp càng tốt. Ví dụ, một dự án được nhiều người xem xét có thể chỉ cần một đánh giá đủ điều kiện.
Hỏi nhân viên, người quản lý và thậm chí các đối tác bên ngoài làm việc với công ty họ sẽ thay đổi gì về chính sách và thủ tục của công ty đó. Điều này có thể mang lại rất nhiều chính sách sai lầm và giúp làm cho một công ty mà tất cả các cấp đều hài lòng.
Tìm cách nhanh nhất và đơn giản nhất để hoàn thành nhiệm vụ bằng cách xem một số nhân viên thực hiện cùng một nhiệm vụ. Một khi bạn khám phá ra cách lý tưởng để thực hiện nhiệm vụ đó, hãy huấn luyện tất cả các nhân viên khác hoàn thành nhiệm vụ theo cách đó.
Sửa chữa và nâng cấp tất cả các thiết bị, máy móc và máy tính trong công ty. Điều này sẽ giảm thời gian không hiệu quả và giúp tăng tốc quá trình cuối cùng.
Kiểm tra tất cả các hướng dẫn và tài liệu đào tạo. Đơn giản hóa tất cả ngôn ngữ và giảm tất cả các phần không cần thiết của hướng dẫn để cung cấp một tiêu chuẩn rõ ràng và súc tích để hoàn thành các nhiệm vụ.
Thu thập tất cả dữ liệu, sau đó tạo một đề xuất để loại bỏ các chính sách và thủ tục không cần thiết. Trình bày dữ liệu cho chủ sở hữu của công ty để họ có thể xác định những thay đổi sẽ thực hiện.
