Ký hay không ký? Đó là câu hỏi thường được đặt ra khi các nhà quản lý bận rộn bắt đầu viết một bản ghi nhớ. Không giống như thư kinh doanh, yêu cầu rõ ràng chữ ký, ghi nhớ là một vấn đề khác. Có nên ký hợp đồng với họ hay không đối với nhiều nhà quản lý trẻ mới bắt đầu trong thế giới kinh doanh. Các mẹo sau đây sẽ giúp làm sáng tỏ về việc có nên ký hay không ký.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Chương trình xử lý văn bản cơ bản
-
Sách hướng dẫn ngữ pháp hoặc sách phong cách, tức là, AP Style Book
-
Nghiên cứu chuyên đề, tức là báo cáo tài chính, báo cáo kế toán, v.v.
-
Từ điển, từ điển đồng nghĩa, phần mềm bảng tính (tùy chọn)
Nhìn bề ngoài chúng có thể trông giống nhau, nhưng có nhiều điểm khác biệt giữa một bản ghi nhớ và một lá thư. Thư viết trên tiêu đề thư của công ty là tài liệu bên ngoài. Họ có xu hướng đi đến các đối tượng bên ngoài nhỏ hơn, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản lý ngành. Điều này làm cho một chữ ký là một yếu tố cần thiết. Tuy nhiên, các bản ghi nhớ là nội bộ và thường chỉ được nhìn thấy bởi một nhân viên của công ty. Trong thực tế, bản ghi nhớ không bao gồm chữ ký. Tuy nhiên, đôi khi các nhà quản lý khôn ngoan khi đưa tên viết tắt của họ bên cạnh tên của họ vào tiêu đề. Bí quyết thực sự là biết nếu và khi nào nên làm như vậy.
Mục đích của một bản ghi nhớ sẽ giúp ra lệnh có nên ký hay không. Thứ hai đối với email, ghi nhớ là một công cụ chính được các nhà quản lý sử dụng để chia sẻ thông tin với nhân viên, cho dù đó là thông báo đơn giản hoặc thông tin chính liên quan đến những thay đổi trong chính sách. Một số bản ghi nhớ có xu hướng nhạy cảm trong tự nhiên hơn những bản khác.
Làm thế nào nhạy cảm là thông tin? Ghi nhớ thường xuyên - những bản liên quan đến các chủ đề không gây tranh cãi - chiếm phần lớn các bản ghi nhớ được gửi bởi các nhà quản lý. Những loại ghi nhớ hiếm khi yêu cầu theo dõi và có xu hướng được thực hiện theo mệnh giá. Các chủ đề khác, chẳng hạn như các biện pháp thu hẹp quy mô của công ty, giảm lợi ích sức khỏe, v.v., có thể gây khó khăn cho nhân viên nghe. Kết quả là, tính hợp lệ của chúng có thể bị thách thức. Khi chủ đề nhạy cảm, người viết ghi nhớ có thể khởi tạo ghi nhớ để thêm tính hợp lệ cho nội dung. Nhưng ngay cả sau đó, tên viết tắt là không cần thiết.
Có bao nhiêu người sẽ nhận được bản ghi nhớ? Một lần nữa, bản ghi nhớ đôi khi đến hàng trăm người và khởi tạo chúng có thể là một nhiệm vụ tốn thời gian. Trong thế giới kinh doanh, thời gian là tiền bạc. Ngay cả việc thêm tên viết tắt có thể là một công việc lớn. Khi quyết định có khởi tạo một bản ghi nhớ hay không, hãy hỏi giá trị nào đang được thêm vào với nhiệm vụ này? Nếu không, bỏ qua nó.
Lời khuyên
-
Chữ ký khối báo hiệu cho độc giả rằng họ đã đạt đến cuối thư. Tuy nhiên, với các bản ghi nhớ, điện báo kết thúc bằng cách sử dụng các biểu thức chuyển tiếp làm nổi bật kết luận, chẳng hạn như trong việc đóng cửa thành phố hoặc cuối cùng.
Cảnh báo
Hãy nhớ rằng, cho dù bạn viết một bản ghi nhớ hoặc một lá thư, có hoặc không có chữ ký, nó có thể là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý. Không bao giờ tắt bất kỳ thư từ vội vàng. Bạn có thể có được chính mình và công ty của bạn trong nước nóng.
