Một cơ sở dữ liệu của nhà thờ sẽ cung cấp thông tin cơ bản về mọi thành viên trong hội chúng của bạn với một cú nhấp chuột của máy tính. Đã qua rồi thời của những cuốn sổ địa chỉ giấy, với những vết xước gà và thư ký của họ khi các gia đình phát triển và di dời. Với một cơ sở dữ liệu, mọi thứ vẫn được tổ chức và hiện tại, cho phép bạn chia sẻ thông tin liên lạc trong một gia đình nhà thờ.
Thu thập thông tin liên lạc của tất cả những người tham dự nhà thờ của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách gửi một biểu mẫu cho các thành viên để điền vào một dịch vụ hoặc bằng cách sử dụng một danh sách email, cho phép trả lời email hoặc liên kết đến một trang web biểu mẫu trực tuyến như SurveyMonkey.com.
Đối với mỗi gia đình, hãy chắc chắn để có được tên, địa chỉ, số điện thoại và email của họ. Bạn cũng có thể muốn bao gồm sinh nhật, ngày kỷ niệm và thông tin thích hợp về mỗi đứa trẻ như tuổi tác và sở thích đặc biệt.
Truyền đạt mục đích của cơ sở dữ liệu nhà thờ đến từng cá nhân. Hãy xin phép mọi người trước khi đưa chúng vào một tệp công khai và nếu họ không muốn thông tin của họ được chia sẻ, hãy biến chúng thành một tệp "riêng tư" hoặc để chúng không được liệt kê.
Bắt đầu một bảng tính Excel. Cột đầu tiên phải dành cho tên của các thành viên trong gia đình, theo sau là cột thứ hai cho địa chỉ nhà. Cột thứ ba phải bao gồm số điện thoại, cột thứ tư nên có địa chỉ email và cột cuối cùng có thể bao gồm bất kỳ ghi chú hoặc mối quan tâm nào mà nhân viên mục vụ nên biết.
Bạn cũng có thể tạo tệp này trong Microsoft Word, Open Office hoặc bất kỳ chương trình nào khác cho phép bạn tạo một tệp có thể in nhưng hữu ích về mặt điện tử có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc lưu vào đĩa.
Lưu tệp sau khi tất cả thông tin đã được nhập. Cơ sở dữ liệu này nên được lưu giữ ở nơi nào đó có thể truy cập dễ dàng đối với những người sử dụng nó một cách thường xuyên (chẳng hạn như nhân viên nhà thờ) nhưng không phải cho những người không cần thông tin. Cân nhắc đặt nó trên một ổ cứng chung hoặc mật khẩu bảo vệ nó để tránh những kẻ rình mò.
Xem xét việc mua một chương trình cơ sở dữ liệu được thiết kế cho các nhà thờ, chẳng hạn như Servant Keeper. Bảng tính Excel của bạn trong trường hợp này chỉ đơn giản là một bản nháp. Nhập lại thông tin cuối cùng, có tổ chức của bạn vào các trường được chỉ định của chương trình cơ sở dữ liệu. Lưu công việc của bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy tính có truy cập Internet
-
Thông tin liên lạc cho tất cả các hội viên muốn được bao gồm
-
Thư ký hoặc tình nguyện viên nhập dữ liệu
-
Chương trình bảng tính như Microsoft Excel
-
Phần mềm cơ sở dữ liệu (tùy chọn)
Lời khuyên
-
Giữ bí mật thông tin bí mật. Tôn trọng sự riêng tư của hội chúng của bạn. Kiểm tra kỹ chính tả tên và chữ số của số điện thoại để biết chính xác.
Cảnh báo
Nếu bạn gặp sự cố với phần mềm cơ sở dữ liệu hoặc tin rằng nó bị hỏng, đừng cố gắng "sửa" nó. Bạn có thể xóa sạch các tập tin có giá trị. Thay vào đó, hãy sử dụng số dịch vụ khách hàng được cung cấp cùng với phần mềm.
