Nó khó có thể theo dõi một doanh nghiệp khi nó phát triển. Nó có thể trở nên khó hiểu hơn nữa khi bạn cố gắng hiểu cấu trúc đã thay đổi theo thời gian như thế nào, ví dụ, mở rộng hoặc thay đổi quản trị. Ánh xạ quy trình giúp quản lý nhìn thấy những thay đổi bằng sơ đồ. Tuy nhiên, để sơ đồ chính xác, cần phải tuân theo một số quy tắc nhất định trong việc xây dựng bản đồ quy trình.
Xác định các biểu tượng biểu đồ
Mỗi bản đồ quy trình có một bộ các ký hiệu đại diện cho các nhiệm vụ khác nhau. Trước khi bạn bắt đầu xây dựng bản đồ quy trình, những biểu tượng này cần được xác định. Ví dụ, hình bầu dục hiển thị đầu vào khi bắt đầu quá trình hoặc đầu ra ở cuối quá trình. Hộp hoặc hình chữ nhật hiển thị các nhiệm vụ hoặc hoạt động diễn ra trong quá trình. Mũi tên cho thấy dòng hướng và kim cương hiển thị các điểm trong quy trình khi câu hỏi được hỏi hoặc cần có quyết định. (Để biết ví dụ, xem Tài nguyên.)
Xác định quy trình
Xác định nơi quá trình bắt đầu và nơi kết thúc. Ánh xạ quy trình thường được thực hiện khi bạn thay đổi cách mọi người thực hiện công việc của mình, ví dụ: thêm quy trình tự động, khi công ty của bạn sáp nhập với công ty khác, khi bạn giới thiệu một dòng sản phẩm mới và cần hiểu tác động của nó có nhân viên, nhiệm vụ và công nghệ của bạn, và khi bạn đang cố gắng cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Xác định những gì bạn đang cố gắng làm, khi nào nó bắt đầu, khi nào nó kết thúc và đặt tên cho bản đồ quy trình của bạn cho phù hợp.
Liệt kê các bước
Các bước có thể hiển thị đầy đủ thông tin hoặc sự phong phú của chi tiết. Cho dù bạn chọn con đường nào, hãy giữ từ ngữ đơn giản. Viết từng bước trong hình thức động từ đối tượng, ví dụ như kế hoạch hành động.
Tạo một chuỗi
Sử dụng ghi chú Post-It hoặc thẻ chỉ mục, ánh xạ các bước từ trái sang phải dưới dạng sơ đồ. Don Tiết lo lắng về việc vẽ mũi tên hoặc số liệu chưa. Điều đó xảy ra một khi bạn có một ý tưởng trực quan về bản đồ của bạn sẽ trông như thế nào.
Vẽ sơ đồ
Vẽ các ký hiệu dựa trên các quy tắc bạn đã phác thảo cho mỗi hình dạng Hình bầu dục của con đại diện cho đầu vào và đầu ra, ví dụ. Sau khi các biểu tượng được đặt đúng chỗ, vẽ các mũi tên. Nếu một hình dạng yêu cầu nhiều hơn một mũi tên, bạn có thể cần đặt một viên kim cương quyết định ở đó để khi bạn đạt được bước đó, bạn sẽ biết có những lựa chọn thay thế cần được xem xét. Khi vẽ biểu đồ, sử dụng phương pháp mô hình hệ thống, trong đó mọi bước được liên kết với bước tiếp theo hoặc kết quả bằng một mũi tên. Hãy chắc chắn rằng mô hình đã hoàn thành và bao gồm thông tin thích hợp.
