Dịch vụ khách hàng thường được định nghĩa là sự tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng và được đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng đó. Dịch vụ khách hàng tốt sẽ vượt quá mong muốn hoặc nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và lịch sự. Mặc dù dịch vụ khách hàng thường dễ nhận thấy hơn trong các ngành nghề bán hàng, nhưng điều quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào cung cấp dịch vụ để truyền đạt một bộ tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng rõ ràng cho nhân viên của họ.
Sự tôn trọng
Khía cạnh quan trọng nhất của dịch vụ khách hàng là đối xử tôn trọng với khách hàng. Khi mọi người dành thời gian và tiền bạc của họ trong một cơ sở, họ hy vọng rằng họ sẽ được đối xử công bằng và tôn trọng. Hầu hết các doanh nghiệp đều có đối thủ cạnh tranh có thể cung cấp các dịch vụ tương tự, vì vậy, thường thì chất lượng dịch vụ khách hàng sẽ là yếu tố quyết định chính trong việc đảm bảo sự bảo trợ của khách hàng. Phần lớn khách hàng không có những kỳ vọng không thực tế, mà chỉ mong muốn sự trung thực và liêm chính. Thể hiện sự đồng cảm, hoặc đặt mình vào đôi giày của khách hàng, hiển thị cho khách hàng rằng bạn hiểu sự thất vọng hoặc nhu cầu của anh ấy và sẵn sàng giúp anh ấy giải quyết vấn đề.
Kịp thời
Theo câu ngạn ngữ cũ, thời gian là tiền bạc và cung cấp giải pháp kịp thời cho nhu cầu của khách hàng là điều tối quan trọng đối với thành công của công ty. Không ai thích bị giữ vô tận hoặc bảo họ sẽ phải chờ để được chăm sóc. Dịch vụ khách hàng tốt được thực hiện bằng cách nhanh chóng phản hồi một vấn đề có hiểu biết và chính xác. Khả năng tiếp cận là rất quan trọng để đạt được mức độ dịch vụ cao và nhiều công ty có bộ phận dịch vụ khách hàng hoặc toàn bộ trung tâm cuộc gọi với nhân viên được đào tạo để giải quyết các vấn đề kịp thời. Nếu nhu cầu của khách hàng được đáp ứng nhanh chóng, cô ấy thường sẽ tha thứ cho một công ty và đánh giá cao rằng công ty đó đủ quan tâm để thừa nhận và giải quyết vấn đề.
Đặt kỳ vọng thực tế
Một vấn đề lớn xảy ra trong các tình huống dịch vụ khách hàng là khi khách hàng được hứa hẹn một điều gì đó không thể thực hiện được. Bất cứ ai cũng có thể chứng thực rằng sẽ khó chịu hơn nhiều khi bị đánh lừa về một giải pháp hơn là được nói từ đầu những gì thực sự có thể đạt được. Cung cấp cho khách hàng một tin tức khó chịu có thể là đáng sợ, đặc biệt là nếu anh ta đã buồn, tuy nhiên, tốt hơn là nên trung thực và bắt đầu làm việc để giải quyết thực tế. Cuối cùng, thất vọng như một khách hàng có thể không nghe chính xác những gì anh ta muốn nghe, anh ta sẽ đánh giá cao sự trung thực. Một khách hàng có nhiều khả năng sẽ khó chịu hơn nhiều nếu anh ta được hứa một điều gì đó mà công ty không thể cung cấp.
