Theo tài liệu của Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA) "Hướng dẫn chuẩn bị các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)", "Việc phát triển và sử dụng các SOP là một phần không thể thiếu của một hệ thống chất lượng thành công vì nó cung cấp cho cá nhân thông tin để thực hiện công việc đúng cách và tạo điều kiện cho sự nhất quán về chất lượng và tính toàn vẹn của sản phẩm hoặc kết quả cuối cùng. " Do đó, việc chuẩn bị đúng cách các SOP là chìa khóa để đặt nền tảng cho việc đạt được các quy trình nhất quán. Bằng cách làm theo một số bước chung, bạn có thể chuẩn bị các SOP để sử dụng trong tổ chức của mình.
Xác định các thủ tục hoặc quy trình trong tổ chức của bạn yêu cầu tài liệu để được thực hiện một cách nhất quán và những người nào đủ điều kiện nhất để tạo ra các SOP liên quan. Một cách tiếp cận nhóm có thể được sử dụng để xác định nhu cầu về SOP và viết SOP.
Xác định một hệ thống đánh số để đảm bảo kiểm soát tài liệu đầy đủ về các SOP của bạn. Hệ thống đánh số phải đủ linh hoạt để cho phép bất kỳ số lượng SOP và bất kỳ số lần sửa đổi nào đối với các SOP riêng lẻ. Có chính bạn hoặc một người kiểm soát tài liệu được chỉ định duy trì danh sách chính để không sử dụng số trùng lặp.
Phát triển một mẫu SOP mà tất cả các tổ chức SOP sẽ tuân theo bằng phần mềm xử lý văn bản. Đối với các thủ tục hành chính hoặc lập trình, mẫu tối thiểu phải chứa một trang tiêu đề, các thủ tục (bao gồm mục đích, phạm vi, tóm tắt, định nghĩa, trình độ nhân sự, bản thân quy trình, danh sách kiểm tra và quản lý hồ sơ), kiểm soát chất lượng và tài liệu tham khảo. Đối với các quy trình kỹ thuật hoặc phòng thí nghiệm, tối thiểu phải chứa tất cả các phần dành cho các loại hành chính được liệt kê ở trên ngoài thông tin an toàn, cảnh báo, can thiệp, thiết bị và vật tư trong phần thủ tục.
Viết Quy trình hoạt động tiêu chuẩn về cách viết Quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho tổ chức của bạn, được biết đến một cách kỳ lạ là "SOP trên các SOP". Sử dụng mẫu đã phát triển và đưa ra các kỳ vọng của bạn về cách chuẩn bị tất cả các SOP, ví dụ, ai xác định nhu cầu, ai chỉ định số, định dạng nào sẽ sử dụng và kỳ vọng cho những gì nên được bao gồm trong mỗi phần.
Chuẩn bị phần còn lại của các SOP của bạn dựa trên phương pháp được quy định trong SOP về các SOP, thực hiện bất kỳ sửa đổi nhỏ nào để cải thiện quy trình chuẩn bị về thời gian và chất lượng của các tài liệu kết quả.
Lời khuyên
-
Hãy xem xét nhiều ví dụ về SOP như bạn có thể trước khi chuẩn bị.
Cảnh báo
Hãy chắc chắn rằng mẫu SOP của bạn là cuối cùng trước khi ban hành nó. Bất kỳ thay đổi nào cũng có nghĩa là bạn phải sửa đổi mọi SOP được viết bằng mẫu đó.
