Cả việc đưa ra và nhận phản hồi tiêu cực đều khó khăn, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên tránh nói với nhân viên về hiệu suất kém của họ để tránh khỏi tình huống khó chịu. Khó xử như những đánh giá tiêu cực có thể là, chúng cần thiết, cả vì lợi ích của doanh nghiệp và sự phát triển chuyên nghiệp của nhân viên. Kéo chân bạn nói sự thật và bạn có thể kết thúc với những công nhân bối rối, một bộ phận hoạt động kém hoặc thậm chí là một vụ kiện sa thải sai lầm khi một công nhân trích dẫn thiếu phản hồi quản lý rõ ràng. Để đảm bảo rằng phản hồi tiêu cực dẫn đến kết quả tích cực, hãy liên lạc một cách từ bi và xoa dịu sự phòng thủ một cách nhanh chóng.
Xem lại thái độ của chính bạn khi bạn nhận thấy một nhân viên phòng thủ với bạn. Phê bình nên tập trung vào tình huống và nhiệm vụ, không tập trung vào con người. Ví dụ: nếu bạn buồn với nhân viên về việc trễ báo cáo của anh ấy, bạn nên nói "Tôi cảm thấy thất vọng với bạn khi công việc của bạn bị trễ", thay vì khởi động một cuộc tấn công cá nhân như: "Bạn quá vô tổ chức. " Nếu bình luận của bạn nghe có vẻ buộc tội, hãy xin lỗi và viết lại.
Sử dụng ngôn ngữ "Tôi" cho phần còn lại của đánh giá, nếu bạn chưa sử dụng ngôn ngữ này. Bắt đầu tất cả những lời chỉ trích của bạn bằng "Tôi" để làm cho bình luận của bạn bớt viêm hơn. Ví dụ: so sánh các câu sau: "Tôi cảm thấy lạc lõng khi bạn không liên lạc với tôi" và "Bạn không giao tiếp. Bạn luôn khiến tôi rời khỏi vòng lặp!"
Yêu cầu nhân viên cho bạn biết thêm về quan điểm của mình. Nếu một nhân viên nói rằng anh ta nghĩ bạn sai, bạn muốn biết tại sao, nhưng việc đưa ra một loạt các câu hỏi "tại sao" chỉ khiến một nhân viên phòng thủ đã cảm thấy như anh ta đang bị xét xử. Thay vào đó, hãy thử "Bạn có thể cho tôi biết thêm về lý do tại sao bạn cảm thấy như vậy không?"
Cung cấp các ví dụ cụ thể về những gì bạn đang nói về. Ren các phản hồi tiêu cực với những quan sát tích cực. Ví dụ: nếu nhân viên nổi giận về điểm số sáng kiến thấp trong mẫu đánh giá hiệu suất của anh ta, hãy nói "Tôi đã quan sát thấy bạn rời văn phòng sớm và trong khi bạn hoàn thành tốt tất cả các nhiệm vụ được giao, tôi đã nhận thấy bạn đừng tình nguyện đảm nhận nhiều công việc hơn khi bạn có thêm thời gian. Bạn cảm thấy thế nào về điều đó?"
Công nhận sự thất vọng của nhân viên. Ví dụ, nếu anh ta vẫn rất phòng thủ sau khi được cung cấp các ví dụ về hành vi của mình, hãy nói: "Tôi hiểu rằng bạn khá buồn về những gì tôi đang nói với bạn ở đây."
Kết thúc cuộc trò chuyện với những bình luận tích cực, hướng tới tập trung vào cải tiến. Sau khi nhận ra cảm xúc của nhân viên, hãy nói: "Tôi đang nói với bạn những điều này bởi vì tôi nghĩ rằng bạn có rất nhiều tiềm năng để cải thiện và tôi muốn làm rõ những kỳ vọng của mình. Trong tương lai, xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn nghĩ bạn có thể bỏ lỡ thời hạn cuối cùng để tôi có thể đưa ra các nguồn lực và đề xuất."
Lời khuyên
-
Ngăn chặn sự phòng thủ trước khi nó xảy ra. Khi nói đến đánh giá hiệu suất chính thức, hãy đảm bảo nhân viên của bạn biết những gì được mong đợi bằng cách cung cấp các bản sao của các mẫu đánh giá vào đầu năm. Xem xét có hai đánh giá hiệu suất: đánh giá sơ bộ cho phép mọi người cải thiện và đánh giá cuối cùng, lần thứ hai có liên quan đến tăng và khuyến mãi. Mọi người có xu hướng phòng thủ nhiều hơn khi phản hồi được liên kết với tiền lương của họ và họ không được cung cấp cơ hội để cải thiện trước khi quản lý đưa ra quyết định nghiêm túc.
Một số nhân viên hoàn toàn đồng ý với phản hồi tiêu cực để nhanh chóng thoát khỏi văn phòng của người quản lý: "Bạn hoàn toàn đúng về điều đó. Bạn không cần phải nói gì thêm. Từ giờ tôi sẽ làm tốt hơn." Hành vi này là một loại phòng thủ thứ hai, và cũng gây hại, vì bạn không thể chắc chắn người đó hiểu cách cải thiện. Nếu bạn đang làm việc với một nhân viên đang cố gắng chạy trốn, hãy nói "Tôi rất vui vì chúng tôi thấy vấn đề từ cùng một quan điểm. Tôi muốn dành thời gian để cung cấp cho bạn phản hồi và đề xuất chi tiết hơn về cách cải thiện."
