Kế toán phi lợi nhuận chia sẻ sự tương đồng với sổ sách kế toán vì lợi nhuận. Mặc dù mục tiêu chính của một tổ chức phi lợi nhuận là không mang lại lợi nhuận, nhưng nó vẫn phải tạo ra thu nhập đủ để vận hành và quản lý chi phí. Các giao dịch này cần được theo dõi cẩn thận cho mục đích nộp thuế, quản lý dòng tiền, kiểm toán của bên thứ ba và để đảm bảo sự ổn định tài chính.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Phần mềm kế toán, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Peachtree
-
Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
-
Thông tin khách hàng, chẳng hạn như địa chỉ và số điện thoại
-
Cổ phiếu kiểm tra trống
Tạo cấu trúc kế toán
Tạo một biểu đồ các tài khoản bắt đầu bằng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn. Hãy chắc chắn nhập số dư đầu tiên kể từ ngày bắt đầu năm kế toán của bạn. Ngay cả trong một tổ chức phi lợi nhuận rất nhỏ, điều cực kỳ quan trọng là nó phải duy trì tài khoản ngân hàng của riêng mình.
Tạo tài khoản trách nhiệm của bạn. Nợ phải trả là bất cứ điều gì mà tổ chức phi lợi nhuận của bạn nợ hoặc sẽ nợ. Thuế lương là một trách nhiệm rất phổ biến.
Thiết lập bất kỳ tài sản cố định. Đây sẽ là những vật phẩm thuộc sở hữu của tổ chức phi lợi nhuận và không được tiêu thụ hoặc sử dụng hết trong vòng một năm. Tùy thuộc vào bạn hoặc CPA của bạn để quyết định ngưỡng số tiền đô la để xác định giao dịch mua nào sẽ là tài sản cố định và đó sẽ là một chi phí. Một ngưỡng chung cho một tổ chức nhỏ là khoảng 500 đô la.
Tài sản cố định được khấu hao mỗi năm dựa trên lịch trình khấu hao IRS.
Tạo tài khoản chi phí. Hầu hết các chương trình kế toán sẽ thiết lập một biểu đồ cơ bản của các tài khoản sẽ bao gồm các chi phí liên quan đến ngành của bạn. Nên tách chi phí hoạt động khỏi chi phí chương trình và gây quỹ. Một số khoản tài trợ của chính phủ yêu cầu rằng chi phí gây quỹ của một tổ chức phi lợi nhuận không vượt quá tỷ lệ nhất định trong tổng chi phí.
Thiết lập khách hàng. Đây thường sẽ là nhà tài trợ của bạn. Điều đặc biệt quan trọng là theo dõi các khoản đóng góp, bởi vì các nhà tài trợ quyên góp một số tiền nhất định mỗi năm được báo cáo trên tờ khai thuế của bạn. Ngoài ra, nếu tổ chức của bạn được IRS công nhận là 501 (c) (3), các khoản đóng góp được khấu trừ thuế và các nhà tài trợ của bạn sẽ muốn nhận được.
Thiết lập tất cả các nhà cung cấp và theo dõi cẩn thận. Nếu tổ chức của bạn đang nhận được tài trợ kích thích liên bang, bạn có thể sẽ được yêu cầu cung cấp báo cáo về số tiền bạn đã trả cho mỗi nhà cung cấp của mình.
Tạo một thủ tục
Hãy sẵn sàng kiểm toán. Nếu tổ chức của bạn nhận được bất kỳ khoản tài trợ hoặc kế hoạch nào của chính phủ về việc áp dụng cho bất kỳ loại cho vay hoặc trái phiếu nào, rất có thể bạn sẽ phải chịu kiểm toán của bên thứ ba hàng năm. Kiểm toán viên sẽ xem xét quá trình kế toán của bạn chặt chẽ.
Giữ bản sao của tất cả các tài liệu. Trong thế giới phi lợi nhuận, điều cần thiết là sao chép và giữ hồ sơ chính xác. Kiểm toán viên thường sẽ yêu cầu bản sao séc bằng văn bản hoặc thậm chí séc nhận được. Sao chép tất cả các séc bằng văn bản và tiền gửi và lưu trữ trong một cuốn sổ. Điều chỉnh tài khoản ngân hàng và tín dụng của bạn mỗi tháng và giữ các bản sao báo cáo đối chiếu được đính kèm với báo cáo ngân hàng của bạn.
Có được sự chấp thuận bằng văn bản cho tất cả các chi phí, bao gồm các hóa đơn thanh toán thường xuyên. Điều này đặc biệt đúng đối với các tổ chức phi lợi nhuận với ban giám đốc.
Lời khuyên
-
Tạo một bộ báo cáo mỗi tháng. Báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán được khuyến nghị. Thiết lập tệp cho tất cả các nhà cung cấp Tạo chất kết dính hoặc tệp cho tất cả các sự kiện gây quỹ lớn. Bao gồm tất cả các tài liệu hỗ trợ cho thu nhập và chi phí. Hầu hết các chương trình phần mềm kế toán sẽ cung cấp một biểu đồ tài khoản được đề xuất. Ngoài ra, bạn có thể chỉnh sửa hoặc tạo biểu đồ tài khoản từ đầu. Điều quan trọng là giữ cho nó đơn giản nhất có thể bằng cách kiềm chế tạo tài khoản cho các mục bạn chỉ sử dụng một hoặc hai lần.
