Các doanh nghiệp dựa vào giao tiếp chuyên nghiệp, đáng tin cậy để duy trì lợi nhuận và cạnh tranh trên thị trường. Nhân viên giao tiếp với đồng nghiệp, người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, phương tiện truyền thông và các cơ quan chính phủ có liên quan, do đó sự cố truyền thông có thể có tác động đáng kể. Mặc dù có tác động tiêu cực và sự thất vọng nghề nghiệp, nhưng điều quan trọng là sử dụng ngôn ngữ phù hợp khi khiển trách một nhân viên vì thiếu giao tiếp.
Kiểm tra hai lần
Thiếu giao tiếp là một trong những lý do chính được các nhân viên liệt kê khi chuyển sang công việc mới vì thất vọng với quản lý, vì vậy trước khi đưa ra lời khiển trách hãy dành thời gian nghiên cứu các tình huống được đề cập để xác định liệu quản lý hoặc nhân viên khác có tham gia sự cố truyền thông Sẽ là một sai lầm khi khiển trách một nhân viên về các vấn đề giao tiếp liên quan trực tiếp đến hành động của những nhân viên khác.
Tông màu trung tính
Ngôn ngữ được sử dụng để khiển trách một nhân viên vì thiếu giao tiếp nên vẫn trung lập. Khi bắt đầu quá trình kỷ luật, hãy duy trì giọng điệu chuyên nghiệp thay vì trượt vào sự tức giận, thất vọng, nhượng bộ hoặc mỉa mai. Điều này giúp tạo điều kiện cho một cuộc thảo luận hiệu quả trong khi tránh các rối pháp lý tiềm ẩn nếu nhân viên có lập trường rằng khiển trách của bạn vượt qua các ranh giới chấp nhận được.
Giải trình
Ngôn ngữ ban đầu để khiển trách các nhân viên gặp khó khăn trong giao tiếp nên bắt đầu bằng cách yêu cầu một lời giải thích từ quan điểm của họ. Sử dụng ngôn ngữ bao gồm này thu hút nhân viên vào quy trình, yêu cầu anh ta chịu trách nhiệm về hành động của mình. Yêu cầu giải thích có thể nêu rõ, Đăng Vui lòng phác thảo các trường hợp dẫn đến sự chậm trễ của bạn trong việc liên hệ với khách hàng có giá trị của chúng tôi trong ba tuần, mặc dù các cuộc gọi điện thoại và email liên tục của cô ấy.
Trích dẫn xảy ra
Tránh tuyên bố rộng, chung chung khi khiển trách một nhân viên về các vấn đề giao tiếp. Thay vào đó, hãy sử dụng các ví dụ cụ thể để mô tả sự cố truyền thông từ phối cảnh quản lý. Ví dụ: bạn có thể trích dẫn ngày cho các cuộc gọi điện thoại và email chưa được gửi, báo cáo trễ được nộp và khiếu nại cụ thể được gửi bởi khách hàng, người quản lý hoặc nhà cung cấp. Liên quan như thế nào mỗi lần xảy ra dẫn đến tác động tiêu cực cho doanh nghiệp.
Hậu quả
Thể hiện sự thất vọng đối với nhân viên, thiếu thông tin liên lạc, nhưng don lồng vào những lời buộc tội hoặc chỉ trích. Di chuyển trực tiếp vào hậu quả ngay lập tức của các lựa chọn nhân viên của bạn để khiển trách hiệu quả hơn. Ví dụ: bạn có thể tạm thời giảm bớt trách nhiệm và đặc quyền của nhân viên để cô ấy có đủ nguồn lực hoặc động lực để điều chỉnh hành vi của mình. Khi gán hậu quả, hãy gắn bó với các lựa chọn kỷ luật được mô tả trong sổ tay công ty của bạn để tránh các cáo buộc không công bằng hoặc kỷ luật quá mức.
Kế hoạch hành động
Chuyển sự khiển trách vào lãnh thổ tích cực hơn bằng cách phát triển một kế hoạch hành động cùng với nhân viên để giải quyết các vấn đề giao tiếp của anh ta. Điều này có thể bao gồm phát triển một kế hoạch trả lời email trong vòng hai ngày làm việc đối với thư không khẩn cấp hoặc bất kỳ khung thời gian nào có vẻ hợp lý cho văn hóa công ty và ngành của bạn, chẳng hạn. Kế hoạch hành động cũng nên phác thảo hành động kỷ luật trong tương lai sẽ diễn ra nếu việc thiếu giao tiếp tiếp tục.
