Làm thế nào để tìm các bên liên quan

Theo các trang web MindTools.com, các bên liên quan là các cá nhân hoặc nhóm có sự hỗ trợ ảnh hưởng đến sự thành công và định hướng của các dự án cụ thể hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Số lượng lớn các bên liên quan tiềm năng và sự đa dạng về lợi ích khiến việc xác định chúng và quyết định nhóm nào có khả năng có ảnh hưởng lớn nhất. Nhiệm vụ tìm kiếm các bên liên quan đòi hỏi một nỗ lực liên tục từ đầu của một dự án. Khi một dự án tiến triển, sự phát triển có thể thu hút sự quan tâm của các bên liên quan khác nhau.

Liệt kê các bên liên quan của dự án tiềm năng. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án, các bên liên quan có thể bao gồm các cộng đồng, cơ quan chính phủ và tổ chức tài trợ, cũng như các nhân viên và nhà thầu chịu trách nhiệm cung cấp dự án. Xác định các bên liên quan trực tiếp là đơn giản bởi vì họ đóng góp vào hiệu suất dự án để nhận phần thưởng, ví dụ, Nhân viên của Viện Chất lượng Chartered, cung cấp lao động để trả lương và các nhà đầu tư cung cấp tiền để trả cổ tức. Tuy nhiên, việc tìm kiếm các bên liên quan gián tiếp đòi hỏi phải nghiên cứu thêm.

Tập trung vào việc tìm ra vòng tròn rộng hơn của các bên liên quan có thể. Xem xét báo cáo và báo chí về các dự án tương tự. Tìm kiếm phạm vi bảo hiểm của các vấn đề liên quan và sử dụng thông tin làm cơ sở cho nghiên cứu của riêng bạn. Các cơ quan quản lý, chẳng hạn, có thể áp đặt luật pháp hạn chế cách phát triển dự án, trong khi các phương tiện truyền thông có thể ảnh hưởng đến thái độ của chính phủ và cộng đồng đối với dự án.

Tổ chức một cuộc họp công khai để trình bày kế hoạch cho một dự án. Mời các bên liên quan mà bạn đã xác định. Thông báo cuộc họp trên báo chí và trên Internet để thu hút các nhóm hoặc cá nhân khác có thể có mối quan tâm. Ghi lại chi tiết của người tham dự và mời câu hỏi từ khán giả. Giám sát cuộc họp và xác định các bên liên quan tiềm năng. Thiết lập một quy trình tham vấn để tiếp tục thu thập thông tin phản hồi và tìm các bên liên quan khác.

Thiết lập một diễn đàn trên trang web của dự án. Khuyến khích những người đóng góp đăng ký thông tin chi tiết của họ để bạn có thể xác định các bên liên quan đang hoạt động. Phân tích nội dung diễn đàn để đánh giá loại và mức độ quan tâm. Sử dụng phân tích để xác định các nhóm để điều tra thêm.

Thuê một tư vấn quan hệ công chúng có kinh nghiệm với các bên liên quan trong các dự án tương tự. Yêu cầu họ cung cấp các loại của các bên liên quan tiềm năng làm cơ sở cho nghiên cứu. Giới thiệu tóm tắt về tư vấn để chạy một loạt các thông cáo báo chí và bài viết, bao gồm liên kết đến diễn đàn trang web và địa chỉ email để khuyến khích phản hồi và thu thập dữ liệu về các bên liên quan tiềm năng.

Xây dựng một khung các bên liên quan mà bạn tìm thấy. Đánh giá tầm quan trọng tương đối của họ và ưu tiên chương trình quản lý các bên liên quan của bạn để xây dựng mối quan hệ với các nhóm quan trọng nhất. Xác định các sự kiện dự án trong tương lai có thể thu hút các bên liên quan khác. Phát triển một kế hoạch dự phòng để tìm và quản lý các bên liên quan trong tương lai.