Cách viết Đề xuất mua hàng

Khi bạn quản lý một dự án hoặc nhóm, cuối cùng bạn sẽ được yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ một công ty bên ngoài. Các công ty có các giao thức chi tiết số tiền cụ thể mà nhân viên có thể ủy quyền thay mặt cho công ty. Nếu giao dịch mua bạn muốn thực hiện cao hơn ngưỡng chỉ định, người giám sát được yêu cầu ủy quyền mua. Trong các trường hợp này, đề xuất mua hàng được sử dụng để chứng minh nhu cầu mua hàng, đặc biệt khi chi phí sẽ lớn hoặc ảnh hưởng đến một phần quan trọng của doanh nghiệp.

Tạo một biểu đồ so sánh. Biểu đồ nên liệt kê từng nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ bạn đang tìm kiếm và chứa các thuộc tính có liên quan liên quan đến việc cung cấp. Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp để cung cấp các hoạt động xây dựng đội ngũ cho nhân viên, các danh mục sẽ bao gồm: Tên công ty, Địa điểm, Tùy chọn hoạt động, Tùy chọn theo giá, Nhân viên bao gồm, Khách hàng cũ và Giới thiệu / Tham khảo. Bao gồm càng nhiều thuộc tính "trong nháy mắt" càng tốt. Điều này sẽ làm cho dữ liệu dễ dàng để xem xét.

Làm nghiên cứu của bạn. Lập danh sách từ ba đến năm nhà cung cấp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đang tìm kiếm. Bao gồm nhiều nhà cung cấp trong đề xuất của bạn cho thấy sự siêng năng và giúp người quản lý của bạn nhanh chóng hiểu lý do của bạn. Có được một trích dẫn bằng văn bản từ mỗi nhà cung cấp và điền vào biểu đồ so sánh với dữ liệu của họ. Kế hoạch phù hợp, vì một số nhà cung cấp yêu cầu thời gian để cung cấp báo giá. Nhận một cam kết từ liên hệ với nhà cung cấp của bạn khi bạn sẽ nhận được báo giá bằng văn bản. Cuối cùng, hãy hỏi nhà cung cấp để tham khảo từ các công ty mà họ đã kinh doanh tương tự như của bạn.

Gọi nhà cung cấp tham khảo. Tất cả các thuộc tính khác, chẳng hạn như giá cả và dịch vụ, có thể được coi là bằng nhau nhưng không phải tất cả các nhà cung cấp sẽ phù hợp với công ty của bạn. Một nhà cung cấp có thể có sản phẩm phù hợp nhưng không thể cung cấp đúng thời gian. Các nhà cung cấp dịch vụ có thể không có kinh nghiệm với loại công ty của bạn nhưng làm rất tốt với các loại khác. Tài liệu tham khảo sẽ giúp bạn bảo vệ chống lại các loại vấn đề này và tăng cường tính hợp lệ của đề xuất của bạn.

Quyết định. So sánh các nhà cung cấp dựa trên các thuộc tính bạn đã xác định, tài liệu tham khảo và trích dẫn bằng văn bản. Chia sẻ những phát hiện của bạn với một đồng nghiệp có ý kiến mà bạn đánh giá cao và yêu cầu đầu vào của cô ấy. Vẫn mục tiêu và chọn nhà cung cấp có giá trị mạnh nhất cho công ty.

Tạo một bản ghi nhớ. Địa chỉ thư cho người ra quyết định mua hàng. Viết một tuyên bố ngắn gọn về ý định mua hàng của bạn và nêu rõ lý do tại sao việc mua là cần thiết và nó sẽ mang lại lợi ích gì cho công ty. Nếu bạn có thể tính lợi tức đầu tư, hãy chắc chắn đưa các chi tiết đó vào bản ghi nhớ. Cũng bao gồm các nghiên cứu bạn đã thực hiện, lý do cho quyết định của bạn và các chi phí ngắn hạn và dài hạn liên quan đến việc mua hàng.

Cung cấp bản ghi nhớ cho người giám sát của bạn. Bao gồm các đề xuất của nhà cung cấp và biểu đồ so sánh như các tệp đính kèm. Lên lịch một cuộc họp với người giám sát của bạn để thảo luận về việc mua chi tiết đầy đủ. Cố gắng dự đoán các câu hỏi mà người giám sát của bạn sẽ có và đến cuộc họp theo lịch trình với các câu trả lời mạnh mẽ, tự tin.