Thật hữu ích cho các nhà quản lý văn phòng và nhân viên kế toán có sẵn tiền mặt để trả cho các chi phí văn phòng linh tinh. Quỹ tiền mặt nhỏ là một dự trữ tiền mặt nhỏ - thường dưới 200 đô la - bị khóa trong máy tính tiền hoặc hộp tiền mặt tại chỗ. Khi nhân viên sử dụng tiền mặt nhỏ, họ nên ghi lại những chi phí mà tiền lẻ được sử dụng và số tiền đã được sử dụng. Khi tiền mặt nhỏ sắp hết, hãy ghi lại các chi phí tiền mặt nhỏ trong QuickBooks và rút thêm tiền mặt để bổ sung quỹ.
Tạo tài khoản ngân hàng Petty Cash
- Hướng đến Biểu đồ tài khoản. Ở góc dưới bên trái của màn hình, nhấp vào Tài khoản và chọn Mới.
- Đối với loại tài khoản mới, chọn ngân hàng trong trường Tài khoản và viết Tiên lẻ như tên tài khoản.
- Giữ số dư tài khoản mở như số không và chọn Lưu và đóng.
Rút tiền ghi lại cho quỹ tiền mặt nhỏ
Tiền mặt từ séc
- Trong menu Ngân hàng, chọn Viết séc.
- Liệt kê "Tiền mặt" là người được thanh toán và ghi lại số tiền của séc trong cột thanh toán.
- Trong menu thả xuống Tài khoản, chọn Tiên lẻ tài khoản ngân hàng.
- Lựa chọn Ghi lại.
Tiền mặt từ giao dịch ATM
- Trong menu Ngân hàng, chọn Chuyển tiền.
- Trong menu Chuyển tiền, chọn Tiên lẻ tài khoản ngân hàng.
- Liệt kê số lượng tiền mặt đã rút trong trường Số tiền chuyển. Trong trường ghi nhớ, viết "Rút tiền mặt nhỏ".
- Lựa chọn Tiết kiệm.
Ghi chi phí tiền mặt
- Điều hướng đến Biểu đồ tài khoản của bạn và chọn Tiên lẻ tài khoản ngân hàng
- Trong đăng ký tài khoản, mở một giao dịch mới. nó là không cần thiết để ghi lại một người nhận, mặc dù bạn có thể nếu bạn muốn. Nếu tất cả tiền mặt nhỏ đã được chi vào một người nhận bạn có thể nhập tên người nhận thanh toán như "Nguồn cung cấp văn phòng của Ralph" hoặc "Cà phê Starbucks" nếu bạn muốn. Nếu không thì, để trống trường thanh toán.
- Nhập số tiền nhỏ chi tiêu trong cột thanh toán. Trong menu thả xuống Tài khoản, chọn tài khoản chi phí tương quan với giao dịch mua.
- Nếu chi phí tiền mặt kéo dài nhiều tài khoản, hãy chọn Tách chức năng và ghi lại số tiền chi phí cho mỗi tài khoản.
- Lựa chọn Tiết kiệm.
