Một hệ thống tiền mặt nhỏ giúp doanh nghiệp thanh toán nhanh chóng các chi phí nhỏ mà không cần ghi lại từng giao dịch. Đó là một quỹ tiền mặt riêng biệt được dành để thanh toán cho các nguồn cung cấp hoặc các chi phí thấp khác. Để kiểm soát quỹ tiền mặt đúng cách và ghi lại chính xác cho mục đích thuế, quỹ nên được lưu trữ ở một vị trí an toàn và được đối chiếu thường xuyên.
Hệ thống tiền mặt nhỏ
Trong khi một số doanh nghiệp bán lẻ điều hành các chi phí nhỏ ra khỏi máy tính của mình, một hệ thống tiền mặt nhỏ phù hợp có nghĩa là để dành một khoản tiền cố định trong một hộp hoặc ngăn kéo và sử dụng nó để thanh toán cho các chi phí nhỏ. Biên lai cho các chi phí đi vào hộp cùng với bất kỳ thay đổi nào từ các giao dịch. Tổng số các khoản thu và tiền mặt còn lại phải luôn bằng số tiền bạn đã bắt đầu. Ví dụ: nếu bạn có một quỹ tiền mặt nhỏ 100 đô la và chi 27,52 đô la cho các vật tư văn phòng, biên lai mua hàng của bạn cộng với số tiền còn lại trong quỹ sẽ thêm tối đa 100 đô la.
Biên lai
IRS yêu cầu biên lai cho tất cả các chi phí trên 75 đô la, nhưng đó là một thói quen tốt để nhận biên lai cho mọi giao dịch tiền mặt nhỏ, cho dù nhỏ như thế nào. Biên lai sẽ cung cấp bản sao lưu cho séc bổ sung tiền mặt khi bạn cần nạp tiền. Khi tiền mặt nhỏ xuống thấp, luôn kiểm tra số dư bằng biên lai trước khi thêm nhiều hơn. Để bổ sung quỹ, hãy viết séc cho công ty thành "Petty Cash", rút tiền mặt và thêm tiền vào hộp. Các biên lai và bảng đối chiếu tiền mặt nhỏ đi đến kế toán để vào hệ thống kế toán.
Báo cáo
Bảng đối chiếu tiền mặt và biên lai là tiền dự phòng cho việc kiểm tra bổ sung tiền mặt. Nhập chúng dưới dạng một giao dịch trong sổ đăng ký ngân hàng và phân bổ tổng số phụ cho từng danh mục. Ví dụ: nếu các khoản thu cộng thêm tới 97,12 đô la và đại diện cho 29,88 đô la vật tư văn phòng, 43,02 đô la tiền bảo trì và 24,22 đô la khuyến mãi, giao dịch sẽ ghi nợ Ngân hàng 97,12 đô la và tín dụng cho các vật tư văn phòng 29,88 đô la, Bảo trì 43,02 đô la và Khuyến mãi 24,22 đô la.
Đang năm giư nhưng kỷ lục
Giống như bất kỳ chi phí kinh doanh nào khác, IRS yêu cầu bạn giữ lại các khoản thu và các khoản dự phòng khác trong bảy năm. Đính kèm các biên lai vào mặt sau của tờ đối chiếu tiền mặt và hồ sơ khi nhập. Lưu trữ biên lai của bạn ra khỏi ánh sáng. Một số hóa đơn được in trên giấy nhiệt sẽ mờ dần trước khi yêu cầu lưu trữ được đáp ứng.
