Hướng dẫn rất quan trọng đối với hoạt động cơ bản của một tổ chức. Không có các quy tắc và thủ tục cơ bản, sẽ có quá nhiều chỗ cho sự hiểu lầm và lạm dụng của những người mà tổ chức dựa vào để hoàn thành công việc của mình.Mặc dù các ghi chú đơn giản, dễ hiểu trên khăn ăn cocktail tạo thành một hướng dẫn sử dụng, nhưng nhân viên và tình nguyện viên có nhiều khả năng tôn trọng một hướng dẫn được sản xuất tốt. Microsoft Publisher là một trong những chương trình phổ biến có thể giúp bạn tạo một chương trình.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Nhà xuất bản Microsoft
-
Chương trình xử lý văn bản
-
Chương trình bảng tính (tùy chọn)
-
Chương trình đồ họa (tùy chọn)
-
Hình ảnh (tùy chọn)
Viết văn bản của hướng dẫn của bạn bằng cách sử dụng một chương trình xử lý văn bản. Chỉnh sửa và định dạng như thể nó là tài liệu cuối cùng.
Mở Nhà xuất bản Microsoft. Tạo một mẫu trang trong Microsoft Publisher bằng cách xây dựng một trong những tài liệu của bạn theo thông số kỹ thuật của bạn. Đây là giao diện cơ bản và định dạng của mỗi trang hướng dẫn. Một số tính năng của mẫu bao gồm kích thước trang, tiêu đề, chân trang, đánh số trang, đường viền và màu nền hoặc hình mờ.
Tạo một hộp văn bản bằng một nửa kích thước của không gian có thể sử dụng trên trang mẫu của bạn. Hoặc một nửa chiều ngang hoặc một nửa chiều dọc là tốt.
Tạo các trang bổ sung trong tài liệu Nhà xuất bản của bạn cho đến khi bạn có số trang bằng hai lần số trang trong tài liệu xử lý văn bản của bạn.
Sao chép tất cả nội dung của trang mẫu. Dán chúng vào tất cả các trang trong tài liệu.
Quay trở lại tài liệu xử lý văn bản của bạn. Chọn tất cả nội dung của tài liệu bằng cách nhấn "CTRL + A". Sao chép và dán vào hộp văn bản trên trang đầu tiên của tài liệu Nhà xuất bản của bạn. Vì văn bản sẽ không vừa với hộp văn bản, Nhà xuất bản sẽ hỏi bạn nếu bạn muốn "Tự động" những gì bạn đã dán. Chọn "Có", sẽ tràn văn bản vào các hộp văn bản khác, theo thứ tự từ. Nó cũng sẽ tự động di chuyển văn bản từ hộp này sang hộp khác khi bạn thực hiện thay đổi.
Đi qua trang tài liệu Nhà xuất bản theo trang, lưu ý nơi văn bản sẽ chỉ ra các vị trí thích hợp cho hình ảnh. Nếu một trang không đảm bảo hình ảnh, hãy tăng kích thước của hộp văn bản để điền vào toàn bộ trang. Tính năng Autoflow sẽ tự động di chuyển văn bản xung quanh để chứa.
Tạo hình ảnh để chèn vào nơi bạn quyết định bạn cần chúng. Sử dụng một chương trình đồ họa cho hình ảnh và hình ảnh khác. Sử dụng một chương trình bảng tính cho đồ thị. Sử dụng chức năng vẽ trong chính Publisher để tạo sơ đồ và sơ đồ tổ chức.
Sao chép và dán hình ảnh bạn tạo vào các trang thích hợp. Kích thước cho phù hợp, sau đó thay đổi kích thước hộp văn bản để lấp đầy không gian còn lại. Một lần nữa, tính năng Autoflow sẽ điều chỉnh phần còn lại của tài liệu. Luôn thực hiện bước này theo thứ tự trang vì Tự động điền có thể di chuyển văn bản bạn đã nhập vào hình ảnh sau này trong tài liệu.
Đi qua trang tài liệu của bạn theo từng trang, thực hiện các điều chỉnh và chỉnh sửa cuối cùng. Nếu bạn muốn các trang tiêu đề cho các phần khác nhau, hãy thêm chúng vào lúc này.
In và ràng buộc các tài liệu. Nếu bạn không có sẵn thiết bị, cửa hàng cung cấp văn phòng hoặc nhà in tại địa phương có thể sản xuất sách hướng dẫn của bạn với giá cả hợp lý.
