Phân chia nhiệm vụ là một trong sáu nguyên tắc của Biện pháp kiểm soát nội bộ được sử dụng như một cách để giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi hoặc gian lận tại nơi làm việc. Nó còn được gọi là phân chia nhiệm vụ. Phân chia nhiệm vụ và chồng chéo là một cách tuyệt vời để giảm bớt cơ hội lỗi của con người hoặc gian lận.
Kiểm soát nội bộ
Mục đích của kiểm soát nội bộ, như đã nêu trong tài liệu tham khảo của Đại học California, là để cung cấp hiệu lực và hiệu quả của hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành. Mỗi người làm việc trong một tổ chức có trách nhiệm đảm bảo thực hiện kiểm soát nội bộ. Các biện pháp kiểm soát nội bộ không đảm bảo sự vắng mặt của các hành vi bất hợp pháp hoặc vô đạo đức trong nơi làm việc.
Các hoạt động liên quan
Các hoạt động liên quan là một khái niệm khuyên các tổ chức giao nhiệm vụ tương tự cho các cá nhân khác nhau trong khu vực mua và bán. Các hoạt động mua hàng liên quan xảy ra trong việc đặt hàng, nhận và thanh toán hàng hóa. Lỗi đặt hàng có thể gây bất lợi cho một doanh nghiệp. Ví dụ: nếu một cửa hàng phụ tùng ô tô luôn không có các bộ phận cho một thợ máy mua các bộ phận thông qua cửa hàng đó, họ có thể sẽ mất việc kinh doanh cơ khí. Các hoạt động khác nên được chia ra là bán hàng, vận chuyển và thanh toán. Lạm dụng có thể xảy ra từ một người giảm giá cho gia đình và bạn bè, vận chuyển hàng hóa cho chính họ hoặc tính phí quá cao cho khách hàng và bỏ túi tiền chênh lệch.
Lưu giữ hồ sơ tách biệt với lưu ký vật lý
Tách biệt nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ và lưu ký vật lý liên quan đến việc không cho phép người lưu giữ hồ sơ có quyền giám sát vật lý đối với một tài sản. Điều tương tự cũng xảy ra đối với người giám sát tài sản để không có quyền truy cập vào hồ sơ kế toán. Điều này sẽ hạn chế cơ hội người giám sát sử dụng tiền mặt hoặc hàng tồn kho không phù hợp để sử dụng cá nhân hoặc cho kế toán ghi lại các giao dịch không chính xác liên quan đến tiền mặt hoặc hàng tồn kho.
