Khi hiệu suất của nhân viên giảm xuống dưới mức mong đợi của công ty, nhiều nhà tuyển dụng sẽ phát triển các kế hoạch cải thiện hiệu suất. Mục đích của kế hoạch cải thiện hiệu suất là để nhân viên có cơ hội khắc phục những thiếu sót về hiệu suất bằng phương pháp có cấu trúc bao gồm hướng dẫn của người giám sát và giám sát thường xuyên để đo lường tiến độ. Một số kế hoạch cải thiện hiệu suất là cơ hội cuối cùng mà một nhân viên phải làm việc. Do đó, xây dựng các kế hoạch với các hướng dẫn nghiêm ngặt liệt kê các hậu quả mà nhân viên được biết khi bạn viết kế hoạch.
Xem xét đánh giá hiệu suất của nhân viên trong giai đoạn đánh giá hiện tại. So sánh nó với các đánh giá hiệu suất cho các đánh giá trước đó để xác định xem liệu nhân viên đã thể hiện sự thành thạo trong quá khứ liên quan đến các vấn đề hiện tại.
Liệt kê các tiêu chuẩn hiệu suất trong đó hiệu suất của nhân viên không đạt kỳ vọng. Ví dụ: nếu các tiêu chuẩn hiệu suất cho thấy một đại lý dịch vụ khách hàng phải duy trì 85% sự hài lòng về phản hồi của khách hàng, một nhân viên có xếp hạng chỉ cần 60% để cải thiện. Các lĩnh vực để cải thiện có thể bao gồm các kỹ năng giao tiếp, thủ tục hỗ trợ khách hàng và có thể là các kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột.
Thảo luận về các điểm mạnh của nhân viên và cách sử dụng các kỹ năng đó để cải thiện trong các lĩnh vực mà hiệu suất của anh ta cần cải thiện. Ví dụ, một nhân viên thể hiện sự thành thạo xuất sắc trong việc cung cấp hỗ trợ khách hàng qua điện thoại có thể giúp chuyển các kỹ năng giao tiếp tốt đó khi hỗ trợ khách hàng trong việc tương tác trực diện. Hỏi nhân viên về đầu vào về cách anh ta có thể cải thiện, chẳng hạn như đào tạo kỹ năng công việc hoặc hướng dẫn từng bước một từ người giám sát hoặc nhân viên dày dạn kinh nghiệm.
Chỉ định các khu vực để cải thiện theo thứ tự ưu tiên của họ. Các lĩnh vực quan trọng đến trước, tiếp theo là các khu vực mà nhân viên có thể thực hiện các cải tiến tiếp theo hoặc điều chỉnh nhỏ. Cân nhắc tích hợp các điều chỉnh nhỏ để cải thiện nếu chúng là các sửa chữa tương đối dễ dàng mà nhân viên có thể giải quyết ngay lập tức.
Tài liệu phản hồi của nhân viên và các giám sát viên khuyến nghị. Xây dựng một kế hoạch bằng văn bản liệt kê các thiếu sót hiệu suất, theo các tiêu chuẩn hiệu suất. Ngoài ra, hãy liệt kê các hoạt động mà nhân viên sẽ thực hiện để cải thiện và các nguồn lực cần thiết để cải thiện.
Lịch trình các mốc quan trọng để theo dõi tiến độ về kế hoạch cải thiện hiệu suất. Chẳng hạn, nếu thời hạn của kế hoạch là 45 ngày, các hội nghị theo dõi hàng tuần với người giám sát sẽ tiết lộ những cải tiến gia tăng.
Nêu các hậu quả của việc không tuân theo các điều khoản của kế hoạch cải thiện hiệu suất. Tùy thuộc vào các lĩnh vực và loại cải tiến, loại bỏ khỏi vị trí hoặc thậm chí chấm dứt có thể dẫn đến việc một nhân viên không hoàn thành các điều khoản của kế hoạch.
Có được sự đồng ý từ nhân viên về các điều khoản và điều kiện của kế hoạch cải thiện hiệu suất. Cung cấp cho nhân viên một bản sao của kế hoạch và yêu cầu anh ta ký vào đó để cho biết rằng anh ta hiểu các yêu cầu và hậu quả.
Đính kèm một bản sao của kế hoạch đánh giá hiệu suất hiện tại vào kế hoạch cải thiện hiệu suất và nộp cả hai tài liệu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.
