Nhiều công ty phát hành thẻ tín dụng cho nhân viên để mua hàng khác nhau, bao gồm cả vật tư văn phòng, bữa ăn liên quan đến kinh doanh và chi phí đi lại. Tuy nhiên, đôi khi, nhân viên có thể sử dụng sai thẻ tín dụng của công ty, thay vào đó, đổi các loại chi phí liên quan đến công việc sai hoặc tệ hơn là sử dụng cá nhân, bao gồm tiền ứng trước, đi lại cá nhân, chi phí liên quan đến nhà và hơn thế nữa. Khi bạn phát hiện ra rằng một nhân viên đã sử dụng tín dụng của công ty một cách không phù hợp, hãy hành động nhanh chóng để các nhân viên khác không làm theo hoặc tình trạng lạm dụng vẫn tiếp tục.
Xem qua hồ sơ tín dụng của công ty để xác định những khoản phí nào không phù hợp hoặc không liên quan đến công ty. Làm nổi bật chúng và tạo các bản sao cho cả bộ phận tài chính và, nếu cần, hồ sơ nhân sự của nhân viên. Điều này không chỉ cung cấp cho bạn ý tưởng về việc thẻ đã bị sử dụng sai bao nhiêu mà còn cung cấp cho bạn một điểm tham khảo để sử dụng khi nói chuyện với nhân viên.
Trao đổi với nguồn nhân lực trước khi bạn nói chuyện với nhân viên. Rất có thể họ sẽ cần ở trong phòng với bạn khi bạn hỏi nhân viên về các khoản phí. Hơn nữa, họ có thể cho bạn biết cách tiến hành nếu nhân viên thừa nhận lạm dụng thẻ để sử dụng cá nhân, đặc biệt nếu anh ta biết điều đó là trái với quy tắc của công ty.
Lên lịch một cuộc họp với nhân viên. Hỏi xem anh ta có nhận được một bản sao của hướng dẫn của công ty khi anh ta nhận được thẻ không. Điều này cho bạn biết nếu anh ta nhận thức được các chính sách liên quan đến việc sử dụng tín dụng của công ty. Hãy cho anh ta một cơ hội để giải thích và tìm hiểu xem các khoản phí có phải do cố ý hay không, nếu anh ta thậm chí chịu trách nhiệm cho các khoản phí hoặc nếu đây chỉ đơn giản là một trường hợp sử dụng thẻ sai cho các loại mua sai. Nếu hành động đó là độc hại và có chủ ý, thì bạn có thể cần phải xử lý kỷ luật. Mức độ nghiêm trọng của kỷ luật nên phụ thuộc vào hồ sơ tổng thể của anh ta cũng như số tiền bị buộc tội, anh ta sẵn sàng thừa nhận sự bừa bãi của mình và mức độ hối hận mà anh ta thể hiện. Ghi lại cuộc trò chuyện, với sự cho phép của anh ấy, trong trường hợp bạn cần theo đuổi vấn đề hơn nữa, chẳng hạn như nộp đơn tố giác tội phạm.
Bắt đầu bất cứ quá trình hành động nào phù hợp với mức độ lạm dụng. Nếu đó chỉ đơn giản là vấn đề lạm dụng vô ý, thì hãy nhắc lại các hướng dẫn liên quan đến việc sử dụng thẻ và cho nhân viên một cơ hội khác. Nếu các khoản phí là có mục đích, hãy sử dụng các nguyên tắc của công ty bạn để đưa ra quyết định tốt nhất và tính đến lịch sử của nhân viên và bản chất của các khoản phí.Nếu các khoản phí rơi vào hàng ngàn, được coi là trộm cắp lớn ở hầu hết các tiểu bang, và bạn có thể không có lựa chọn nào khác ngoài liên hệ với sở cảnh sát địa phương của bạn và yêu cầu họ theo đuổi tội danh chống lại nhân viên.
Viện hướng dẫn chặt chẽ hơn về việc sử dụng thẻ tín dụng. Theo trang web Inside Indiana Business, hãy kiểm tra các khoản phí hàng tháng và gắn cờ những người có vẻ khả nghi. Làm cho nó trở thành một quy tắc cho nhân viên để hỏi trước khi thực hiện bất kỳ khoản phí trên một số tiền nhất định. Giới hạn số lượng thẻ bạn cung cấp cho nhân viên, chỉ cho phép những người cần thường xuyên mua vật tư cho doanh nghiệp để duy trì tài khoản tín dụng của công ty.
