Thay đổi tổ chức là khó khăn, nhưng những gì thậm chí còn khó khăn hơn là truyền đạt những thay đổi này cho nhân viên. Nhiều nhà quản lý băn khoăn về việc tạo ra giai điệu phù hợp khi đưa ra thông báo ban đầu, nhưng vô số vấn đề khác cũng nên được xem xét. Trả lời các câu hỏi của nhân viên, trả lời các mối quan tâm của họ và giữ cho giao tiếp trôi chảy trong thời gian không chắc chắn là tất cả các yếu tố chính trong việc thông báo và thực hiện các thay đổi.
Dự thảo một kế hoạch truyền thông rõ ràng. Lập danh sách mọi thứ phải được truyền đạt cho nhân viên về sự thay đổi của tổ chức. Dự đoán các câu hỏi nhân viên có thể có về những thay đổi và sẵn sàng trả lời chúng. Bao gồm các điểm bạn sẽ giải quyết trong thông báo ban đầu cũng như cách bạn sẽ tiếp tục liên lạc với nhân viên về những thay đổi khi chúng bắt đầu xảy ra. Chia sẻ hoặc tạo kế hoạch này với những người khác ở các vị trí quản lý để bạn gửi thông điệp nhất quán cho nhân viên trong suốt quá trình thay đổi.
Giải thích cho nhân viên những gì đã thúc đẩy thay đổi tổ chức. Giải thích bất kỳ vấn đề cụ thể nào mà công ty đang gặp phải bao gồm cách thức và lý do chúng cần được giải quyết. Nếu công ty đang chịu lợi nhuận thấp, chi phí tăng hoặc tinh thần nhân viên kém, hãy giải thích điều này với nhân viên.
Chỉ định cho nhân viên cách thay đổi tổ chức sẽ cải thiện công ty. Làm nổi bật cách nó sẽ ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ công ty (bằng cách tăng lợi nhuận hoặc cải thiện danh tiếng của công ty, chẳng hạn). Nhấn mạnh làm thế nào những thay đổi này sẽ có lợi cho chính các nhân viên. Tiếp tục nhấn mạnh lợi ích của kế hoạch ngay cả sau khi thông báo.
Cung cấp cho nhân viên một khung thời gian cho sự thay đổi. Nói với họ khi nào thay đổi sẽ bắt đầu và họ sẽ mất bao lâu. Nếu bạn không chắc chắn về khung thời gian chính xác, hãy trung thực và cho nhân viên biết khi nào họ có thể mong đợi câu trả lời.
Chia sẻ những nghi ngờ và câu hỏi của riêng bạn. Nếu có thông tin về thay đổi là bí mật hoặc chưa được giải quyết, hãy nói với nhân viên rằng bạn sẽ cho họ biết thêm một khi bạn có thể và cố gắng cho họ thời gian khi họ có thể mong đợi câu trả lời để giảm đầu cơ.
Cung cấp cho nhân viên cơ hội để đặt câu hỏi hoặc bày tỏ nghi ngờ hoặc khó khăn họ có với những thay đổi. Mời nhân viên nói chuyện với bạn hoặc quản lý khác thường xuyên về bất kỳ mối quan tâm nào họ có trong suốt quá trình. Trả lời các câu hỏi khó một cách trung thực nhất có thể.
Giao tiếp với người quản lý và nhân viên thường xuyên khi những thay đổi diễn ra. Cung cấp bất kỳ thông tin mới phát sinh kịp thời. Thông báo cho nhân viên nếu kế hoạch thay đổi và giải thích lý do tại sao nó đã thay đổi. Càng cởi mở càng tốt trong suốt quá trình để nhân viên don cảm thấy họ đang bị giữ trong bóng tối.
