Viết một điều lệ dự án đòi hỏi kiến thức về mục đích của dự án và cách nó liên quan đến tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức. Một điều lệ dự án được tạo ra trong các phần, bao gồm tổng quan, mục tiêu dự án, xác định các thành viên trong nhóm và vai trò của họ và mô tả quá trình hoàn thành dự án theo thời hạn cụ thể và trong ngân sách.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Mục tiêu tổ chức và tuyên bố sứ mệnh
-
Đề xuất dự án đã được phê duyệt
-
Tên và vai trò của các thành viên trong nhóm dự án
Căn chỉnh điều lệ dự án với đề xuất dự án
Sử dụng đề xuất dự án được phê duyệt làm khung để phát triển điều lệ dự án của bạn. Mục tiêu, phạm vi, người tham gia, ngân sách, giả định và các ràng buộc dự kiến của dự án phải giống hệt với các mục tiêu được nêu trong đề xuất dự án. Điều lệ dự án thiết lập một nền tảng cho dự án mà các thành viên trong nhóm và các bên liên quan có thể sử dụng để đo lường kết quả của dự án. Kết quả dự kiến cho dự án cũng tương ứng với kết quả dự kiến trong đề xuất dự án. Nếu bạn không có đề xuất dự án được phê duyệt, điều lệ dự án sẽ là cơ sở cho dự án và được phát triển và ký bởi tất cả các thành viên trong nhóm và chính quyền phê duyệt dự án.
Nêu mục đích của dự án của bạn như được mô tả trong đề xuất dự án hoặc động não với các thành viên trong nhóm để viết mục tiêu dự án rõ ràng nếu bạn không có đề xuất dự án. Ví dụ: "Các thành viên trong nhóm dự án sẽ khảo sát 100 nhân viên để xác định sự quan tâm và tiềm năng tham gia vào chương trình hoàn trả học phí. Dự án này phản ánh mục tiêu chiến lược của tập đoàn là cải thiện thành tích giáo dục và chuyên môn của lực lượng lao động."
Xác định người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm và vai trò của họ, cũng như các bên liên quan trong dự án. Lưu ý ảnh hưởng tiềm năng của các bên liên quan đến kết quả của dự án. Mô tả nhân khẩu học của người tham gia nghiên cứu, nếu có. Ví dụ: "Dự án này sẽ lấy một mẫu gồm 100 nhân viên với ba đến 15 năm tại công ty. Những người tham gia khảo sát sẽ được lựa chọn từ tất cả các phòng ban bởi bộ phận nhân sự và có thể tham gia ẩn danh." Danh sách người nhận báo cáo dự án cuối cùng.
Thiết lập một dòng thời gian để hoàn thành các bước dự án và thời hạn hoàn thành dự án tổng thể và trình bày kết quả của nó. Bao gồm tên của các thành viên trong nhóm và các hiệp hội của họ với các bước dự án cụ thể. Cung cấp cho tất cả các thành viên trong nhóm các bản sao của dòng thời gian dự án và lịch họp. Phát triển một danh sách email để cung cấp cho quản lý và các bên liên quan với các bản cập nhật dự án. Xác định ngày họp thay thế và kế hoạch linh hoạt trong dòng thời gian dự án, nhưng đảm bảo ngày hoàn thành dự án là xác định để tránh các tình huống không thể đoán trước.
Mô tả các quy trình để tiến hành nghiên cứu, lắp ráp và phân tích thông tin, và báo cáo kết quả dự án. Bao gồm các trường hợp dự phòng cho những trở ngại và hạn chế dự kiến, cũng như cho sự vắng mặt hoặc thách thức không có kế hoạch. Xác định phân bổ ngân sách dự án, tài nguyên và thiết bị cần thiết và kế hoạch giải quyết các thay đổi trong vai trò dự án. Mô tả cách kết quả của dự án được lập bảng và đánh giá và kết quả của dự án liên quan đến chiến lược và nhiệm vụ tổ chức của công ty như thế nào.
Lời khuyên
-
Thiết lập một danh sách lịch và email cho những người tham gia dự án và các bên liên quan. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về tiến trình, thách thức và thay đổi
Cảnh báo
Xung đột không có kế hoạch, trường hợp khẩn cấp và sự kiện có thể xảy ra. Phác thảo một kế hoạch dự phòng để hoàn thành dự án của bạn đúng thời gian và ngân sách. Tài liệu về ảnh hưởng của các bên liên quan đến dự án rất quan trọng để xác định tác động tiềm năng của họ đối với kết quả của dự án.
