Chủ doanh nghiệp phải tỉ mỉ với mọi khía cạnh của nỗ lực của họ. Doanh nhân cẩu thả hoặc lười biếng mất thời gian và tiền bạc sắp xếp thông qua các kết thúc lỏng lẻo; hơn nữa, nếu hồ sơ kinh doanh và hệ thống kế toán không chính xác, chủ sở hữu có thể bị buộc tội vi phạm luật lao động của tiểu bang và liên bang. Một hệ thống như vậy cần phải chính xác là hệ thống bảng lương.
Tạo báo cáo chính xác hàng năm cho thu nhập của nhân viên
Một hệ thống bảng lương phải có khả năng giữ và tạo các báo cáo chính xác về thu nhập của nhân viên. Từ quan điểm của chủ doanh nghiệp, có thể tạo báo cáo thu nhập hàng năm giúp việc nộp thuế kinh doanh dễ dàng hơn một chút: số tiền được sử dụng để tính các khoản khấu trừ thuế cho chi phí kinh doanh liên quan đến nhân viên (cụ thể là thu nhập của nhân viên) có thể dễ dàng truy cập. Từ quan điểm của một nhân viên, việc có thể yêu cầu người sử dụng lao động ghi lại thu nhập của anh ta có thể rất quan trọng để đảm bảo các khoản vay hoặc hỗ trợ của nhà nước (chẳng hạn như trợ cấp khuyết tật hoặc thất nghiệp).
Tạo phiếu lương và cuống phiếu lương
Một mục tiêu quan trọng không kém của bất kỳ hệ thống bảng lương nào là tạo ra các bảng lương và cuống phiếu lương. Tin học hóa nhiệm vụ này giúp người quản lý và chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc; thay vì xem xét thủ công các thẻ thời gian và tính toán số tiền kiểm tra dựa trên số giờ làm việc, hệ thống bảng lương phải được thiết kế để tự động tính toán các số liệu này. Nhân viên cũng đánh giá cao một hệ thống bảng lương kịp thời: nó làm giảm sự lo lắng về việc nhận séc đúng hạn và bất kỳ lo lắng nào về việc nhận séc cho số tiền sai.
Giúp chủ sở hữu tuân thủ luật lao động
Một hệ thống bảng lương phải làm cho việc tuân thủ luật lao động của tiểu bang và liên bang trở nên dễ dàng hơn, đồng thời giúp chủ sở hữu giảm chi phí. Ví dụ, luật liên bang bắt buộc nhân viên phải được trả lương ngoài giờ nếu họ làm việc hơn 40 giờ trong một tuần làm việc.
Một hệ thống bảng lương phải tự động tính đến yếu tố tiền lương làm thêm giờ. Điều này giúp nhà tuyển dụng tuân thủ luật pháp khi đến lúc phải trả tiền làm thêm giờ. Ngoài ra, do chủ lao động có thể sử dụng hệ thống để kiểm tra số giờ làm việc của nhân viên, nên chủ lao động có thể thay đổi lịch trình để tránh phải trả thêm tiền ngoài giờ (từ đó giúp nhà tuyển dụng giữ chi phí thấp hơn).
Hơn nữa, một hệ thống bảng lương sẽ có thể in các biểu mẫu thuế và các số liệu bắt buộc khác của nhà nước (như số tiền FICA) để làm cho việc tuân thủ luật lao động dễ dàng hơn.
