Một hệ thống bảng lương thủ công được thực hiện hoàn toàn bằng tay, trong khi đó hệ thống bảng lương được vi tính hóa cho phép một công ty xử lý bảng lương của mình thông qua phần mềm biên chế chuyên dụng. Một hệ thống thủ công có thể dẫn đến lỗi biên chế và thường là một quá trình chậm, tốn nhiều công sức. Các hệ thống máy tính cung cấp một số lợi thế, bao gồm tăng độ chính xác và tốc độ.
Thời gian nhập khẩu
Nhiều nhà tuyển dụng sử dụng hệ thống chấm công, như đồng hồ thời gian, để theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Một hệ thống thủ công yêu cầu theo dõi thời gian của nhân viên bằng tay, nhưng một hệ thống bảng lương được vi tính hóa có khả năng tự động truyền các mục nhập của nhân viên từ hệ thống chấm công vào hệ thống bảng lương.Một hệ thống như vậy có thể tách giờ thường xuyên với giờ làm thêm, mặc dù nhân viên đôi khi có thể cần phải điều chỉnh.
Tính toán tự động
Hệ thống bảng lương được vi tính hóa có thể làm tròn số giờ làm việc của nhân viên thành các phân đoạn quý và tính toán chính xác tổng số giờ làm việc và được trả tiền, do đó tiết kiệm thời gian dành cho việc tính toán thủ công. Các hệ thống này tính toán tất cả các tần suất thanh toán, chẳng hạn như hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng và hàng tháng, dựa trên dữ liệu đầu vào nhận được.
Một hệ thống bảng lương được vi tính hóa sẽ tự động tính toán các khoản khấu trừ theo luật định của nhân viên, chẳng hạn như thuế và các khoản bồi thường lương, và các khoản khấu trừ tự nguyện, chẳng hạn như phí đỗ xe, đóng góp 401 (k) và trợ cấp y tế. Người trả lương chỉ cần nhập dữ liệu dựa trên các khoản khấu trừ, chẳng hạn như thông tin Mẫu W-4 để khấu trừ thuế thu nhập liên bang.
Xử lý tiền lương
Một hệ thống tính lương thủ công yêu cầu bạn in tiền lương trên một máy đánh chữ hoặc bằng tay. Một hệ thống bảng lương được vi tính hóa có khả năng gửi tiền trực tiếp, giúp tiết kiệm tiền chi cho kiểm tra trực tiếp và đối chiếu. Ngoài ra, việc in vi tính tiền lương và cuống phiếu lương diễn ra nhanh chóng, bất kể khối lượng.
Tạo báo cáo
Một hệ thống bảng lương được vi tính hóa tạo ra các báo cáo bảng lương cho phép bạn kiểm tra kỹ bảng lương trước khi in bảng lương hoặc cuống phiếu lương. Bộ Lao động Hoa Kỳ yêu cầu người sử dụng lao động giữ lại hồ sơ tiền lương trong ít nhất ba năm. Một hệ thống máy tính cho phép in bản sao cứng của các thanh ghi bảng lương liên quan đến từng kỳ thanh toán và cũng lưu thông tin trong hệ thống vô thời hạn.
Các hệ thống máy tính giúp đảm bảo tuân thủ thuế lương bằng cách tạo báo cáo thuế, bao gồm báo cáo tiền lương hàng quý và hàng năm và mẫu W-2 của nhân viên. Các hệ thống này cung cấp cho kế toán viên của công ty dữ liệu cần thiết để xử lý thuế biên chế và thuế đối chiếu của công ty và in các báo cáo cần thiết. Hơn nữa, các hệ thống này theo dõi các ngày lợi ích, chẳng hạn như kỳ nghỉ và thời gian cá nhân, được thực hiện và thanh toán.
