Cạnh tranh vì lòng trung thành của người tiêu dùng khiến các công ty phải làm tất cả những gì có thể để đáp ứng hợp lý nhu cầu của khách hàng. Để đi đúng với các ưu tiên dịch vụ của họ, nhiều công ty áp dụng điều lệ dịch vụ khách hàng, một tài liệu đánh vần các mục tiêu và quy trình dịch vụ khách hàng. Viết một điều lệ dịch vụ khách hàng không mất nhiều thời gian hay tiền bạc.
Phát triển một tuyên bố tổng quan chung về doanh nghiệp của bạn mô tả những gì bạn làm hoặc những sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp. Ví dụ: nếu bạn sở hữu một công ty trang sức, tổng quan của bạn có thể là Công ty XYZ là một doanh nghiệp thủ công tạo ra đồ trang sức thủ công làm bằng đá quý chính hãng.
Viết ra các mục tiêu dịch vụ khách hàng của bạn. Ví dụ: nếu bạn sở hữu một công ty thiết kế đồ họa, mục tiêu của bạn có thể là hoàn thành các đơn đặt hàng trong khung thời gian được trích dẫn với ít hơn ba lần sửa đổi. Nếu bạn điều hành một cửa hàng giày thể thao, mục tiêu dịch vụ khách hàng của bạn có thể giúp mỗi khách hàng tìm được đôi giày phù hợp nhất cho môn thể thao của họ và đủ hiểu biết để trả lời bất kỳ và tất cả các câu hỏi họ có về giày thể thao.
Viết ra quyền của khách hàng của bạn khi họ liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, một cửa hàng quần áo có thể cho rằng khách hàng của họ có quyền lịch sự, hỗ trợ kịp thời và kiểm tra nhanh chóng.
Thêm một phần vào điều lệ của bạn nêu chi tiết những gì công ty bạn sẽ làm để đảm bảo bạn đáp ứng các mục tiêu dịch vụ khách hàng của bạn và tuân thủ các quyền của khách hàng. Quay trở lại ví dụ về cửa hàng quần áo, bạn có thể quyết định rằng bạn sẽ giữ tất cả các màn hình hiển thị hoặc có trật tự, chào đón từng khách hàng bằng một nụ cười và thường xuyên giới thiệu các xu hướng mới vào kho của bạn.
Lưu ý trong điều lệ của bạn những gì khách hàng có thể làm nếu họ không cảm thấy rằng quyền của họ được tôn trọng hoặc nếu mục tiêu dịch vụ khách hàng của bạn không được đáp ứng. Điều này có thể bao gồm địa chỉ bưu chính, số điện thoại hoặc địa chỉ email cho bộ phận khiếu nại của khách hàng hoặc người quản lý công ty.
Đăng điều lệ dịch vụ khách hàng trên trang web, blog của công ty hoặc trong cửa hàng hoặc văn phòng của bạn.
