Hoàn thành và đăng Mẫu OSHA 300A từ ngày 1 tháng 2 đến ngày 30 tháng 4 là một nghi thức hàng năm cho các tổ chức có ít nhất 11 nhân viên. Điều này Tóm tắt các chấn thương và bệnh tật liên quan đến công việc được sử dụng để ghi lại các bệnh tật và thương tích liên quan đến công việc được quy định bởi Đạo luật Sức khỏe và An toàn Lao động. Mẫu 300A, mà nhân viên nhân sự thường hoàn thành, cung cấp ảnh chụp nhanh an toàn cho một tổ chức. Thông tin mà nó trình bày đến từ Mẫu 300 Nhật ký thương tích và bệnh tật liên quan đến công việc chi tiết từng sự cố và dữ liệu việc làm, nếu không có sẵn từ báo cáo nhân sự, có thể được ước tính. Theo Cục Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp, bạn nên cho phép gần một giờ để chuẩn bị 300A.
Điểm bắt đầu: Nhật ký 300
Hiệp hội Quản lý Nhân sự khuyến nghị tuân theo các hướng dẫn của OSHA và đảm bảo tất cả các sự cố liên quan đến bất tỉnh, chuyển việc, hoạt động công việc bị hạn chế, điều trị y tế ngoài sơ cứu cơ bản và thời gian nghỉ việc được ghi lại trong Nhật ký 300. Sử dụng thời gian này để sửa bất kỳ lỗi nào như kiểm tra hộp sai hoặc mô tả thương tích và bệnh tật không nhất quán. OSHA nên kiểm toán tổ chức của bạn, nó sẽ xem xét các biểu mẫu lưu giữ hồ sơ của bạn và có thể phạt tiền nếu các biểu mẫu không chính xác. Khi Nhật ký 300 của bạn hoàn tất, bạn có thể bắt đầu chuẩn bị Mẫu 300A.
Thống kê sự cố
Cột bên trái của Mẫu 300A bao gồm những gì bạn đã ghi trên Nhật ký 300 của mình. Phía bên phải trình bày thông tin việc làm của công ty.
Chuyển tổng số từ cột G sang J trên Nhật ký 300 của bạn sang phần đầu tiên của cột bên trái, Số trường hợp. Xác nhận rằng tổng số trường hợp của bạn bao gồm tất cả các trang nhật ký nếu bạn có nhiều hơn một trang. Nhập "0" nếu bạn không có sự cố có thể ghi lại trong năm dương lịch. Bạn được yêu cầu đăng 300A ngay cả khi tổ chức của bạn không có tai nạn. Việc không làm như vậy sẽ khiến công ty có nguy cơ bị phạt 7.000 đô la.
Phần tiếp theo tóm tắt số ngày làm việc bị bỏ lỡ hoặc số ngày mà nhân viên bị ảnh hưởng được chuyển sang các vị trí khác hoặc bị hạn chế làm việc. Bạn kéo hình cho cái này Số ngày phần của Mẫu 300A từ tổng số cho các cột K và L trên nhật ký, một lần nữa xác nhận rằng bạn bao gồm tất cả các trang. Viết "0" nếu không có ngày áp dụng.
Phần cuối cùng để thống kê sự cố, Các loại chấn thương và bệnh tật, yêu cầu tổng số từ Phần M trong 300 Nhật ký của bạn cho mỗi sáu loại:
- Chấn thương
- Rối loạn da
- Điều kiện hô hấp
- Ngộ độc
- Mất thính lực
- Tất cả các bệnh khác
Kiểm tra từng trang trong 300 Nhật ký của bạn để đảm bảo bạn bao gồm mọi trường hợp. Cho biết không có thương tích hoặc bệnh tật cho bất kỳ loại nào trong sáu loại này với "0."
Tổng quan công ty
Phía bên phải của 300A của bạn được dành riêng cho thông tin công ty. Nhập tên, địa chỉ, ngành công nghiệp của bạn và SIC hai, ba hoặc bốn chữ số hoặc Phân loại công nghiệp tiêu chuẩn hoặc số NAICS hai đến sáu chữ số hoặc Phân loại công nghiệp Bắc Mỹ.
Một số tổ chức có nhiều địa điểm cung cấp cho bộ phận nhân sự của họ số liệu thống kê việc làm cần thiết cho phần bên dưới dữ liệu của công ty: Số lượng nhân viên trung bình hàng năm và Tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên năm ngoái. OSHA có một bảng tính để giúp bạn ước tính hai số liệu việc làm này, tuy nhiên. Để xác định những gì sẽ sử dụng cho số lượng nhân viên, hãy làm theo các bước sau:
- Tập hợp tổng số cho từng lớp nhân viên trong bảng lương trong năm: Toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ, tạm thời hàng giờ và lương.
- Lưu ý có bao nhiêu thời gian thanh toán bạn có trong năm.
- Chia tổng số nhân viên cho số kỳ trả lương.
- Làm tròn câu trả lời của bạn cho toàn bộ số tiếp theo.
Nếu công ty của bạn có 350 nhân viên và 12 kỳ trả lương, số nhân viên trung bình của bạn cho mỗi kỳ thanh toán là 29,17 sau khi chia 350 cho 12. Bạn sẽ nhập 29 là Số lượng nhân viên trung bình hàng năm do hướng dẫn làm tròn của OSHA.
Ước tính tổng số giờ làm việc cũng là một quá trình gồm bốn bước:
- Lưu ý số lượng nhân viên toàn thời gian.
- Nhân số lượng nhân viên toàn thời gian với số giờ một nhân viên toàn thời gian làm việc trong một năm, không bao gồm thời gian nghỉ. Bạn có thể có một số công nhân được thuê vào giữa năm; điều chỉnh số của bạn cho phù hợp.
- Thêm vào con số này bất kỳ giờ làm thêm của tất cả nhân viên, bao gồm trợ giúp theo mùa, bán thời gian và tạm thời.
- Làm tròn câu trả lời lên đến số nguyên tiếp theo. Ví dụ: 65,6 trở thành 66 tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên trong năm dương lịch được bảo hiểm bởi 300A. Nhập số này vào mẫu.
Hãy xem xét một công ty có 32 nhân viên toàn thời gian làm việc 40 giờ một tuần trong 49 tuần vì họ có hai tuần nghỉ có lương và năm ngày nghỉ có lương. Không ai trong biên chế làm thêm giờ. Điều này có nghĩa là mỗi nhân viên làm việc 1.960 giờ trong năm. Người hoàn thành 300A sẽ nhân 32 lần 1.960 để có được 62.720 giờ. Làm tròn đến số nguyên cao nhất tiếp theo, mục chính xác trở thành 63.000 Tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên năm ngoái.
Trước khi đăng Tóm tắt 300A của bạn trong phòng chờ của nhân viên hoặc khu vực khác nơi nhân viên có thể xem nó, một giám đốc điều hành trong tổ chức, chẳng hạn như tổng giám đốc, phải ký và ghi ngày.
