Mỗi giao dịch xảy ra trong một tổ chức đòi hỏi bộ phận kế toán phải xem xét tác động tài chính của nó. Kế toán cần ghi lại từng giao dịch với tác động tài chính trong hồ sơ kế toán. Nhiều công ty phát hành thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng cho nhân viên để giảm chi phí hoàn trả mà họ xử lý. Thay vì hoàn trả cho nhân viên, công ty hoặc thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng hoặc điều chỉnh hồ sơ của mình cho giao dịch ghi nợ. Các mục kế toán khác nhau tùy thuộc vào việc nhân viên sử dụng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng.
Giao dịch thẻ ghi nợ
Các ngân hàng phát hành thẻ ghi nợ cho nhân viên công ty để giảm số séc mà công ty cần in. Giao dịch thẻ ghi nợ sẽ loại bỏ tiền mặt từ tài khoản ngân hàng của công ty tại thời điểm giao dịch xảy ra. Nhân viên sử dụng thẻ ghi nợ giống như cách anh ta sử dụng thẻ tín dụng khi mua hàng. Ngân hàng nhận được thông báo điện tử về giao dịch và chuyển tiền cho nhà cung cấp để thanh toán cho giao dịch.
Kế toán thẻ ghi nợ
Khi một nhân viên thực hiện giao dịch bằng thẻ ghi nợ, kế toán công ty cần cập nhật hồ sơ tài chính. Kế toán liên lạc với nhân viên để xác định giao dịch là gì. Kế toán sử dụng thông tin này để xác định tài khoản chi phí nào sẽ được sử dụng trong mục kế toán. Kế toán tăng tài khoản chi phí và giảm tiền mặt.
Giao dịch thẻ tín dụng
Các ngân hàng phát hành thẻ tín dụng cho nhân viên công ty để giảm số lượng báo cáo chi phí do nhân viên nộp. Một giao dịch thẻ tín dụng tạo ra một trách nhiệm cho công ty yêu cầu công ty thanh toán cho ngân hàng vào cuối kỳ. Nhân viên sử dụng thẻ tín dụng khi mua hàng trực tuyến, qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Ngân hàng nhận được một thông báo điện tử của giao dịch. Vào cuối kỳ, ngân hàng bổ sung tất cả các giao dịch và gửi hóa đơn cho công ty.
Kế toán thẻ tín dụng
Khi một nhân viên thực hiện giao dịch bằng thẻ tín dụng, cô ấy giữ biên lai của mình và viết mô tả về giao dịch trên biên lai. Vào cuối tháng, cô nộp tất cả các hóa đơn của mình cho kế toán công ty. Kế toán so sánh các hóa đơn với hóa đơn và đảm bảo tất cả các giao dịch được hạch toán. Kế toán sử dụng biên lai để xác định tài khoản chi phí nào sẽ được sử dụng trong mục kế toán. Kế toán tăng tài khoản chi phí và giảm tiền mặt.
