Trong Lưu giữ các cuốn sách: Lưu trữ hồ sơ cơ bản và kế toán cho doanh nghiệp nhỏ thành công, phiên bản thứ bảy, "Linda Pinson định nghĩa các tài khoản phải trả khi các khoản nợ của công ty trả cho các chủ nợ đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua. Công ty giao trách nhiệm giải ngân cho các thành viên của nhóm kế toán hoặc nhóm phải trả tài khoản chuyên dụng. Nhóm phải trả tài khoản chuyên dụng sử dụng các bộ quy trình xử lý tiêu chuẩn. Các quy trình này giảm thiểu chi phí trên không trong khi tối đa hóa quan hệ nhà cung cấp.
Ý nghĩa
Gian lận, tham ô và sai sót trong xử lý có thể tàn phá một doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải thực hiện các thủ tục kiểm soát để giảm thiểu rủi ro như vậy. Một số biện pháp kiểm soát phổ biến và hiệu quả bao gồm: tách nhiệm vụ để giảm thiểu rủi ro tham ô; chức năng và hướng dẫn mua hàng chính thức để giảm thiểu rủi ro tham ô, hóa đơn gian lận và sai sót; ngưỡng đô la của người ký thứ hai để giảm thiểu rủi ro tham ô và sai sót; và xác thực số hóa đơn có hệ thống để giảm thiểu rủi ro xảy ra lỗi thanh toán trùng lặp.
Nhà cung cấp
Các chủ nợ được thêm vào cơ sở dữ liệu của công ty là nhà cung cấp. Nhiệm vụ này thường được giao cho một nhân viên kế toán phải trả hoặc nhân viên tài chính không có khả năng tạo thanh toán.
Để đảm bảo thanh toán được tạo kịp thời, các nhà cung cấp được khuyến khích làm việc với nhóm tài khoản phải trả để giải quyết các vấn đề về hóa đơn. Liên hệ với đại lý mua hàng hoặc bộ phận đặt hàng sẽ thêm sự chậm trễ để định vị hoặc giải quyết các hóa đơn chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần.
Chức năng
Nhà cung cấp được hướng dẫn gửi hóa đơn trực tiếp đến bộ phận tài khoản phải trả. Hóa đơn được đóng dấu thời gian và đồng hồ xử lý bắt đầu. Nếu một đơn đặt hàng được tạo ra để mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ, hóa đơn được khớp với đơn đặt hàng và bằng chứng nhận. Mary S. Schaeffer thảo luận về quy trình khớp ba chiều này trong cuốn sách "Tài khoản phải trả: hướng dẫn điều hành một bộ phận hiệu quả".
Nếu việc mua hàng được thực hiện mà không có đơn đặt hàng, nó phải đáp ứng các hướng dẫn thành lập của công ty. Nếu các hướng dẫn được đáp ứng, hóa đơn được chuyển đến bộ phận đặt hàng để phê duyệt và mã hóa phù hợp.
Thủ tục giải ngân
Các nhà phân tích tài khoản phải trả được ủy quyền để tạo ra các khoản thanh toán. Nhà phân tích làm việc siêng năng để xử lý hóa đơn kịp thời để đảm bảo rằng họ được thanh toán kịp thời và giảm giá khi có thể. Cả hai mục tiêu này đều dẫn đến cơ hội kiểm soát chi phí trên không. Điều này đặc biệt quan trọng khi các cơ quan chính phủ bị phạt vì thanh toán chậm.
Thanh toán điện tử là một công cụ tiết kiệm chi phí khác. Điều này cắt giảm chi phí kiểm tra giấy và giảm thiểu kiểm tra gian lận hoặc tham ô. Nếu cần thiết phải phát hành một phần thanh toán hoặc từ chối thanh toán, các tài khoản phân tích phải trả tài liệu và giải thích các trường hợp.
Kiểm toán nội bộ
Các nhà phân tích tài khoản phải trả đảm bảo rằng các khoản thanh toán được giải ngân theo chính sách của công ty. Nhóm kiểm toán nội bộ của công ty sẽ xem xét có chọn lọc kết quả của công việc phân tích bằng cách yêu cầu tài liệu cho một nhóm hóa đơn được chọn. Kiểm toán viên xem xét các tài liệu để đảm bảo rằng các quy trình kiểm soát được thực hiện và tuân thủ đúng. Thủ tục kiểm soát không đầy đủ dẫn đến tổn thất bất ngờ. Cần thêm thời gian và chi phí để thu hồi những tổn thất đó.
