Để trở thành một nhà lãnh đạo ngành công nghiệp hoặc thậm chí đơn giản là thăng tiến trong sự nghiệp, bạn phải nắm vững nghệ thuật giao tiếp, hoặc quá trình các cá nhân tương tác, trao đổi và giải thích ý nghĩa. Truyền đạt thông tin thông qua chitchat nhàn rỗi là dễ dàng. Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng và sự tinh tế. Để giao tiếp thành công, bạn cần có khả năng trình bày ý tưởng một cách hiệu quả, thuyết phục, rõ ràng và chính xác.
Làm thế nào để làm chủ nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh
Là một phẩm chất thiết yếu trong thế giới kinh doanh, giao tiếp có thể tạo ra hoặc phá vỡ sự nghiệp của bạn. Để trở thành một nhà lãnh đạo ngành công nghiệp hoặc thậm chí đơn giản là thăng tiến trong sự nghiệp, bạn phải nắm vững nghệ thuật giao tiếp, hoặc quá trình các cá nhân tương tác, trao đổi và giải thích ý nghĩa. Truyền đạt thông tin thông qua chitchat nhàn rỗi là dễ dàng. Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng và sự tinh tế. Để giao tiếp thành công, bạn cần có khả năng trình bày ý tưởng một cách hiệu quả, thuyết phục, rõ ràng và chính xác. Giao tiếp chỉ thành công khi cả người gửi và người nhận đều hiểu nội dung trong thông tin được trình bày theo cùng một cách. Vậy làm thế nào để bạn làm chủ nghệ thuật giao tiếp?
Hiểu các nguyên tắc giao tiếp cơ bản Trước tiên, bạn cần phải rõ ràng về lý do tại sao bạn lại giao tiếp và sau đó truyền đạt thông điệp của bạn mà không có sự hiểu lầm và nhầm lẫn dẫn đến. Giảm tần suất hiểu lầm với giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, chính xác và có kế hoạch tốt. Xem xét các mục tiêu của bạn vì bạn phải nói rõ nó để đạt được nó. • Bạn muốn khán giả nhớ điều gì? • Bạn muốn truyền đạt điều gì? • Bạn muốn thông điệp của bạn đạt được điều gì?
Thứ hai, bạn cần biết cách gửi thông tin theo cách mà nó có thể được giải mã chính xác bởi người nhận. Thành công trong việc này phụ thuộc vào cả việc nêu rõ thông tin mà còn dự đoán và loại bỏ bất kỳ nguồn tiềm năng nào cho sự hiểu lầm. Chìa khóa: biết đối tượng của bạn. Thông điệp của bạn đang được gửi đến từng thành viên của khán giả, tất cả những người tham gia vào quá trình giao tiếp với những ý tưởng và niềm tin của riêng mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến sự hiểu biết của anh ấy về thông điệp. Ngoài ra, điều cần thiết là bạn phải hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của các kênh liên lạc khác nhau bao gồm, nhưng không giới hạn ở người, điện thoại, email và văn bản. Hãy chắc chắn để sử dụng các kênh thích hợp cho tin nhắn của bạn. Ví dụ, đưa ra các hướng dài qua điện thoại có lẽ không phải là con đường hiệu quả nhất. Tương tự như vậy, không cung cấp phản hồi tiêu cực qua email. Kiểm tra điểm mạnh và điểm yếu của tất cả các kênh liên lạc liên quan đến tin nhắn của bạn để đảm bảo bạn chọn kênh sẽ truyền đạt thông điệp tốt nhất. Hãy tiếp nhận phản hồi từ khán giả của bạn, đặc biệt là khi giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại. Hãy chú ý đến cả phản ứng bằng lời nói và không bằng lời đối với thông điệp của bạn để giúp đánh giá xem khán giả có hiểu ý nghĩa của thông tin được trình bày hay không. Một cách khác để tăng kỹ năng giao tiếp của bạn trong kinh doanh là bằng cách loại bỏ bất kỳ rào cản nào có thể gây ra hiểu lầm. Rào cản tiềm năng cho tin nhắn của bạn có thể là bất cứ điều gì từ quá dài, sử dụng kênh liên lạc sai, bị vô tổ chức trong việc trình bày thông tin của bạn, sử dụng ngôn ngữ kém và không bằng lời nói, cung cấp quá nhiều thông tin quá nhanh, không hiểu văn hóa của khán giả và không trình bày một thông điệp đơn giản và súc tích. Ngoài những hướng dẫn chung này, bạn có thể trau dồi kỹ năng giao tiếp của mình bằng cách tập trung vào các lĩnh vực giao tiếp tổng quát hơn như tạo ấn tượng và phát huy ấn tượng đầu tiên, truyền đạt ngôn ngữ cơ thể phi ngôn ngữ chính xác, giao tiếp bằng lời nói, tích cực lắng nghe, tập trung vào phát triển văn bản của bạn kỹ năng và học các nghi thức phù hợp để giao tiếp thông qua các kênh công nghệ.
Tạo ấn tượng đầu tiên lâu dài Mục tiêu của việc tạo ấn tượng đầu tiên lâu dài là thiết lập sự thoải mái, tin tưởng và mối quan hệ với người bạn đang gặp. Chỉ cần một cái nhìn thoáng qua, khoảng ba giây, để ai đó đánh giá bạn khi gặp lần đầu tiên. Ý kiến của họ về bạn nhanh chóng được hình thành dựa trên ngoại hình, ngôn ngữ cơ thể, phong thái, cách cư xử và cách bạn ăn mặc. Trong kinh doanh, điều quan trọng là bạn luôn tạo ấn tượng về sự hiện diện chuyên nghiệp. Một số cách dễ dàng để tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ và hiệu quả như sau: • Giao tiếp bằng mắt trực tiếp thân thiện để phát triển niềm tin lẫn nhau. • Đứng lên và ngồi thẳng lên vì tư thế tốt sẽ tạo ấn tượng ngay lập tức về năng lực và cho bạn thấy sự thoải mái trong các tình huống kinh doanh. • Duy trì giao tiếp bằng mắt thông qua lắc tay và gọi tên người đó. • Đến mười đến mười lăm phút trước thời gian dự kiến. • Ăn mặc phù hợp cho cuộc họp. Biết các truyền thống và chuẩn mực khi bạn không muốn xuất hiện trong bộ đồ công sở khi mọi người khác ăn mặc giản dị. • Duy trì vẻ ngoài sạch sẽ và gọn gàng. Làm một kiểm tra nhanh ba mươi giây trước cuộc họp. • Cười với sự ấm áp và tự tin. • Hãy lịch sự và chu đáo.
Ấn tượng đầu tiên là tất cả về việc tạo ra một nhận thức về sự hiện diện chuyên nghiệp để thiết lập uy tín. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể của bạn để thể hiện sự tự tin và tự bảo đảm phù hợp bằng cách đứng cao, mỉm cười ấm áp để giúp người khác thoải mái, giao tiếp bằng ánh mắt thân thiện, chào hỏi bằng một cái bắt tay chắc chắn, mở rộng sự tán tỉnh với mọi người, thể hiện sự nhiệt tình và duyên dáng thực sự và bằng cách ăn mặc phù hợp.
Nhấn mạnh lại thông điệp của bạn thông qua giao tiếp phi ngôn ngữ Chỉ có khoảng bảy phần trăm ý nghĩa cảm xúc trong một tin nhắn bao gồm các từ thực tế và ba mươi tám phần trăm khác được truyền đạt thông qua giọng nói và giọng nói của chúng ta. Điều này có nghĩa là năm mươi lăm phần trăm ý nghĩa của chúng ta trong các thông điệp được truyền tải thông qua giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm biểu cảm trên khuôn mặt, cử chỉ và tư thế. Vì vậy, ngay cả khi bạn có thể nói một điều, ngôn ngữ cơ thể của bạn có thể thể hiện một cái gì đó hoàn toàn khác. Các chuyên gia hiểu biết sử dụng các kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ để xây dựng niềm tin và mối quan hệ với khách hàng và đồng nghiệp bằng cách giữ cho ngôn ngữ cơ thể của họ nhất quán và phù hợp với thông điệp bằng lời nói của họ. Để phát triển mạnh trong thế giới kinh doanh, bạn phải học cách không chỉ truyền tải thông điệp của mình bằng lời nói mà còn không bằng lời nói. Sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ một cách có ý thức và có chủ ý để làm cho nó trở thành một nguồn sức mạnh và sức mạnh trong các tương tác kinh doanh của bạn. Trước tiên, hãy hiểu những điểm mạnh và điểm yếu trong giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn sau đó phá vỡ các thành phần và thực hành thực thi có tác động, nhất quán và tự nhiên bắt đầu bằng giao tiếp bằng mắt. Hãy thử bắt đầu với những điều sau đây: • Kiểm tra lối vào phòng của bạn. Bạn có nhận thấy khi bạn bước vào một căn phòng? • Bạn có đưa tay ngay lập tức khi gặp ai đó không phân biệt chủng tộc hay giới tính? • Bạn có thường xuyên giao tiếp bằng mắt với người khác khi trong các cuộc họp và trong suốt các cuộc trò chuyện không? • Bạn có xu hướng cử chỉ theo cách gây mất tập trung có thể cản trở ai đó có khả năng kết nối với bạn không? • Các tín hiệu phi ngôn ngữ bạn gửi có rõ ràng và phù hợp với thông điệp của bạn không? Hay mọi người thường bối rối khi họ đứng cùng bạn? • Bạn có biết các phản ứng trên khuôn mặt của bạn trong các tình huống khác nhau?
Sự hiện diện về thể chất của chúng tôi là điều người khác chú ý khi gặp chúng tôi, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn toát ra năng lượng, có tư thế đúng, một cái bắt tay chắc chắn và giao tiếp bằng mắt thân thiện. Học cách không chỉ làm chủ ngôn ngữ cơ thể ban đầu mà cả những phản ứng của bạn với người khác cũng như duy trì khuôn mặt bướng bỉnh khi tức giận. Cuối cùng, học cách đối sánh và phản chiếu bằng cách áp dụng cách cư xử và cách cư xử của người hoặc người mà bạn đang tương tác.Phù hợp với mức năng lượng, nét mặt, giọng nói, từ vựng và tốc độ là cách nhanh nhất để xây dựng mối quan hệ trong quá trình giao tiếp. Các tín hiệu phi ngôn ngữ cung cấp một bối cảnh để diễn giải nội dung thô của giao tiếp, do đó bạn cần đảm bảo rằng thông điệp bằng lời nói và phi ngôn ngữ của bạn vẫn đồng bộ.
Hồi sinh giao tiếp bằng lời nói Giao tiếp mặt đối mặt sẽ luôn là kênh giao tiếp tốt nhất. Không bao giờ đánh giá thấp giá trị của giọng nói và cảm xúc được truyền qua ngôn ngữ cơ thể, đặc biệt là khi phê bình ai đó hoặc cung cấp phản hồi tiêu cực. Nếu bạn không đồng ý với ai đó trong khi lời nói của bạn có thể thể hiện sự không đồng ý của bạn, đồng thời, giọng điệu, tư thế và ánh mắt của bạn có thể thể hiện giá trị và sự tôn trọng của bạn đối với ý kiến của người khác. Mặc dù một cuộc trò chuyện qua điện thoại cũng là một kênh giao tiếp tốt hơn, nhưng nó vẫn rơi một khoảng cách xa so với các tương tác trực diện. Chúng tôi dựa vào các món hầm phong phú của các tín hiệu phi ngôn ngữ để diễn giải ý nghĩa đằng sau một từ khác và các cuộc gặp mặt trực tiếp giúp bù đắp các rào cản tiềm năng có thể hiểu sai thông điệp dự định. Vì vậy, nếu bạn từng nghi ngờ về việc nên sử dụng phương pháp nào, giao tiếp với ai đó trực tiếp luôn là phương pháp an toàn và hiệu quả nhất để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền đạt hiệu quả. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc thể hiện bằng lời nói, hãy thử một số cách sau để giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng lời nói của bạn: • Xem các tương tác bằng lời nói trong văn phòng của bạn để lắng nghe cách các cá nhân trình bày ý tưởng với khách hàng, để nghe giọng nói và giọng nói được sử dụng khi trình bày ý tưởng và làm thế nào các điểm khác biệt được tranh luận. • Thực hành bày tỏ ý tưởng của bạn với bạn bè và gia đình và yêu cầu họ phê bình bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn biết liệu họ có nắm bắt được những gì bạn đang cố gắng truyền đạt hay không. • Nhận một công việc bán hàng bán thời gian để giúp bạn tự tin thể hiện bản thân và giao tiếp bằng lời nói với người khác. • Sử dụng các câu chuyện, trích dẫn và truyện cười để giúp truyền tải thông điệp của bạn. • Sắp xếp ý tưởng của bạn trước và chuẩn bị tin nhắn của bạn. • Chọn từ của bạn một cách cẩn thận. Nói cụ thể, ngắn gọn và tránh ngôn ngữ bất cẩn. • Tích cực trong thái độ và lựa chọn từ ngữ. • Sử dụng ngôn ngữ sống động, ví dụ, vẫn lạc quan và sử dụng nhiều tông giọng khác nhau để thu hút khán giả. • Băng mình để hiểu rõ hơn phong cách giao tiếp độc đáo của bạn.
Nắm vững giao tiếp bằng lời nói phát triển sự phát triển cá nhân cũng như cải thiện các mối quan hệ và tương tác kinh doanh. Ngôn từ có sức mạnh để tạo ra cảm xúc và thúc đẩy mọi người thực hiện hành động mà bạn mong muốn. Tận dụng sức mạnh của giao tiếp bằng lời nói để giúp bạn đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình.
Biết sức mạnh của lắng nghe tích cực Trong khi thể hiện ý tưởng của riêng bạn là quan trọng trong giao tiếp, tích cực lắng nghe người khác cũng quan trọng như làm chủ nghệ thuật giao tiếp. Một phần lớn của giao tiếp hiệu quả liên quan đến việc lắng nghe thành công. Chỉ có khoảng 25-50% những gì chúng ta đang nghe thực sự được ghi nhớ, điều đó có nghĩa là bạn phải nỗ lực có ý thức để không chỉ nghe những lời ai đó đang nói mà còn cố gắng hiểu toàn bộ thông điệp được truyền tải. Đừng đánh giá thấp sức mạnh của sự im lặng. Tập trung lắng nghe bằng cách không nghĩ về những gì bạn sẽ nói tiếp theo, thay vào đó hãy nỗ lực có ý thức để tập trung tinh thần và tỉnh táo về thể chất. Trở thành một người lắng nghe tích cực cần có thời gian, sự kiên nhẫn và thực hành. Sử dụng các yếu tố sau đây để giúp cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn. • Tập trung sự chú ý của bạn vào loa. Hãy chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ của họ. • Cho thấy rằng bạn đang lắng nghe qua ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, nụ cười và thỉnh thoảng gật đầu. • Công nhận những gì người khác đang nói với một cái gật đầu thỉnh thoảng hoặc Cẩn uh huh. • • Cung cấp phản hồi tích cực bằng cách diễn giải những gì đã nói, đặt câu hỏi mở hoặc tóm tắt định kỳ. • Trì hoãn phán xét cho đến khi người nói đã hoàn thành việc trình bày thông điệp của họ. Đừng ngắt lời. • Không cho phép các bộ lọc cá nhân, giả định, đánh giá và niềm tin của bạn làm sai lệch thông tin bạn đang nghe. Để làm rõ sự hiểu biết, tóm tắt những gì đã nói. • Cung cấp cho người đó sự chú ý không phân chia của bạn. Đừng cho phép bản thân bị phân tâm bởi môi trường của bạn.
Lắng nghe không chỉ đơn giản là nghe những lời được nói. Lắng nghe tích cực đòi hỏi tập trung vào giọng nói, lựa chọn từ ngữ, ngôn ngữ cơ thể phi ngôn ngữ, giọng nói truyền cảm, không đi đến kết luận và không bóp méo những gì đang được nói bởi nhận thức của chúng ta. Lắng nghe tích cực là về việc khách quan và cởi mở với những gì ai đó đang truyền đạt mà không cho phép niềm tin cá nhân của chúng ta ảnh hưởng đến thông điệp. Xây dựng mối quan hệ kinh doanh tốt hơn và giảm xung đột mối quan hệ bằng cách tinh chỉnh khả năng giao tiếp của bạn thông qua lắng nghe tích cực.
Minh họa sự khác biệt thông qua văn bản đáng chú ý
Là một hình thức giao tiếp cụ thể hơn, từ viết để lại ít chỗ hơn cho các lỗi và sai lầm. Trong một xã hội lão luyện về công nghệ, nơi giao tiếp bằng văn bản đang nhanh chóng trở thành phương pháp giao tiếp được ưa thích, có thể giao tiếp hiệu quả thông qua viết là một kỹ năng quan trọng để tinh chỉnh. Tại nơi làm việc ngày hôm nay, các nhà tuyển dụng tích cực tìm kiếm các cá nhân sở hữu khả năng giao tiếp hiệu quả thông qua văn bản. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đánh bóng kỹ năng viết của bạn? • Tránh những từ lóng. • Tránh xa các biểu tượng và tránh sáo rỗng. • Luôn đánh vần tên chính xác. • Giữ câu ngắn gọn và đơn giản. • Hiệu đính, hiệu đính, hiệu đính. • Sửa đổi tài liệu cho đến khi chúng rõ ràng và súc tích. Tránh bất kỳ thông tin không liên quan. • Đảm bảo các tài liệu được tổ chức hợp lý. • Chỉnh sửa văn bản của bạn để lựa chọn từ và dự phòng. • Sử dụng đúng dấu câu và ngữ pháp đúng. • Cải thiện vốn từ vựng của bạn bằng cách sử dụng từ điển để tra nghĩa của những từ không quen thuộc. • Đọc mọi cơ hội bạn nhận được. Bạn càng đọc nhiều, bạn càng mở rộng vốn từ vựng của mình và tăng nhận thức về cách viết hiệu quả.
Học cách xem viết như một kỹ năng phải liên tục được trau chuốt thông qua luyện tập và nỗ lực. Thực hành viết hiệu quả mọi cơ hội bạn nhận được, ngay cả khi viết email đơn giản cho bạn bè và gia đình. Giao tiếp bằng văn bản có tác động lâu dài và sự hiện diện lâu dài, vì vậy hãy luôn quan tâm đặc biệt đến những gì bạn giao tiếp thông qua văn bản.
Thể hiện phép xã giao đúng đắn trong giao tiếp công nghệ Khi nơi làm việc của thế kỷ hai mươi mốt trở nên đa dạng hơn và lão luyện hơn về công nghệ, khả năng giao tiếp của bạn phải liên tục được cải tiến để đảm bảo thành công trong sự nghiệp. Vì mô hình quản lý cũ của chế độ độc tài được thay thế bằng quản lý có sự tham gia và sử dụng nhiều đội hơn, phương thức giao tiếp cũ thiên về giao tiếp trực tiếp hoặc bằng giọng nói đang được thay thế bằng các phương thức liên lạc cá nhân như email, fax và thư thoại. Mặc dù việc sử dụng công nghệ trong truyền thông ngày càng tăng và trong khi chúng cung cấp một giải pháp nhanh chóng để truyền đạt thông tin, hãy nhớ rằng các phương pháp này để lại nhiều chỗ cho những hiểu lầm và xung đột. Cố gắng chỉ truyền đạt thông tin thực tế thông qua các kênh này. Bảo lưu tất cả các giao tiếp liên quan đến bất kỳ cảm xúc nào được thể hiện cho các phương pháp cá nhân như trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Gắn kết tất cả lại với nhau Kỹ năng giao tiếp mẫu mực là một số phẩm chất được tìm kiếm nhiều nhất trong thế giới kinh doanh. Như Robert Kent, cựu hiệu trưởng trường kinh doanh của Harvard, đã tóm tắt đầy đủ, trong kinh doanh, giao tiếp là tất cả. Không có khả năng giao tiếp hiệu quả, chúng tôi không thể truyền đạt chính xác các thông điệp, cho người khác biết những gì chúng tôi nghĩ hoặc cảm nhận, xây dựng quan hệ đối tác, thúc đẩy người khác hoặc giải quyết xung đột. Khi bạn vươn lên cao hơn, các kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp sẽ chỉ trở nên cần thiết hơn cho thành công của bạn. Thành công có thể giao tiếp tương đương với một sự nghiệp thành công.
