Điều quan trọng là phải biết cách viết một lá thư kinh doanh được làm tốt. Nếu bạn đang xin việc, yêu cầu một cuộc họp hoặc gửi một đề xuất, bạn muốn chắc chắn rằng bạn đã sử dụng đúng định dạng thư kinh doanh và thư của bạn không có lỗi và được viết rõ ràng. Bạn cũng muốn chắc chắn rằng nó đến đúng người. Một cách tốt để làm điều này là thêm một "dòng chú ý" vào thư của bạn.
Dòng chú ý đi đâu?
Một thư kinh doanh chính thức bắt đầu bằng tên và địa chỉ của bạn ở góc trên cùng bên trái, sau đó là ngày và sau đó là địa chỉ của người nhận. Nếu bạn quyết định bao gồm một dòng chú ý, hãy chèn nó ngay sau địa chỉ thứ hai.
Một dòng chú ý khác với một dòng chủ đề. Một dòng chú ý hướng thư đến người nhận bằng cách sử dụng tên đầy đủ hoặc tiêu đề của họ. Điều hợp lý nhất là sử dụng một dòng chú ý khi bạn chỉ biết tiêu đề của người nhận và không phải tên đầy đủ của họ.
Mặt khác, một dòng chủ đề, tuyên bố ý định của bức thư. Đôi khi những điều này rất hữu ích nếu bạn không biết tên hoặc tiêu đề của người nhận. Sau đó, bạn có thể sử dụng một dòng chủ đề, như Chủ đề: Thư ứng tuyển cho một nhân viên tiếp thị.
Ví dụ về một dòng chú ý
Bố cục cho một thư kinh doanh với một dòng chú ý trông như thế này:
Thí dụ:
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Số điện thoại của bạn
Ngày hôm nay
Tên công ty
Địa chỉ công ty
Chú ý: Giám đốc Marketing
Bức thư sẽ làm theo.
Khi bạn cần một dòng chú ý
Có một vài lý do tại sao một dòng chú ý là một ý tưởng tốt cho một lá thư kinh doanh.
- Bạn không biết tên của người sẽ nhận được thư nhưng bạn biết chức danh của người đó. Trong trường hợp này, dòng chú ý sẽ chỉ chứa tiêu đề. Chú ý: Giám đốc Marketing
- Bạn muốn thư được gửi đến một người nào đó trong một công ty.
- Bạn muốn thư đến tay người nhận nhanh hơn.
Khi một dòng chú ý là không cần thiết
Dòng chú ý là hữu ích nhất nếu bạn không biết tên của người sẽ nhận được thư của bạn. Sau đó, nó có ý nghĩa để viết Chú ý: Giám đốc tiếp thị. Nó sẽ trông ngớ ngẩn khi viết Giám đốc tiếp thị thân mến. Một dòng chú ý có ý nghĩa hơn khi sử dụng tiêu đề một mình.
Khi bạn biết tên đầy đủ và tiêu đề của người nhận, sẽ là tiêu chuẩn để bỏ qua dòng chú ý và chỉ bao gồm tên và tiêu đề của họ cả trong dòng địa chỉ của công ty và trong lời chào.
Thí dụ:
Tên và địa chỉ của bạn
Ngày
Barry Botts
Giám đốc Marketing
Tên và địa chỉ của công ty
Kính gửi ông Botts:
Chỉ sử dụng các dòng chú ý khi cần thiết. Họ không thực hành tiêu chuẩn nhưng có thể hoạt động tốt nếu bạn không biết tên người nhận nhưng biết tiêu đề của họ.
