Bạn không cần một văn phòng xanh để tiết kiệm thời gian, năng lượng và tài nguyên trong giao tiếp kinh doanh. Đảm bảo rằng hai người nhận được cùng một thông điệp theo cách hiệu quả nhất bằng cách giải quyết cả hai trong cùng một thư kinh doanh.
Khi bạn có hai địa chỉ
Hãy tưởng tượng bạn có một cuộc phỏng vấn cho công việc mơ ước của bạn. Khi bạn vào văn phòng quản lý tuyển dụng, bạn phát hiện ra cuộc phỏng vấn của mình với hai người quản lý chứ không phải một. Việc giải quyết chỉ một lá thư cảm ơn sau phỏng vấn cho cả hai người quản lý dễ dàng hơn nhiều so với việc xây dựng hai chữ cái riêng biệt. Trong trường hợp này, cả hai nhà quản lý tuyển dụng đều nhận được cùng một thông điệp - rằng bạn quan tâm đến công việc và bạn đánh giá cao thời gian của họ. Trong một trường hợp khác, bạn có thể muốn gửi thư kinh doanh cho hai người ở các địa điểm khác nhau và điều này là hoàn toàn chấp nhận được, và thậm chí tốt hơn, khi bạn muốn truyền tải một thông điệp giống hệt nhau đến cả hai địa chỉ.
Định dạng
Định dạng cho thư kinh doanh của bạn cho hai người giống như đối với một người. Dòng trên cùng nên chứa ngày, sau đó hai dòng xuống là tên và địa chỉ trả lại của bạn. Bỏ qua hai dòng khác và sử dụng mỗi dòng cho tên và tiêu đề của người nhận, địa chỉ đường phố và số bộ, theo sau là thành phố, tiểu bang và ZIP. Khi bạn thêm người khác, hãy bắt đầu thông tin của người nhận thứ hai hai dòng từ người nhận thứ nhất. Luôn luôn kiểm tra chính tả, tiêu đề và địa chỉ gửi thư cho mỗi người nhận - nếu bạn phải, hãy hỏi nhân viên tiếp tân để biết thông tin chính xác. Nhiều doanh nghiệp có địa chỉ gửi thư cụ thể có thể khác với vị trí thực tế của công ty.
Thứ tự đúng
Khi bạn đang viết thư kinh doanh cho hai người, hãy làm theo cùng một giao thức để giới thiệu doanh nghiệp. Liệt kê các địa chỉ là dễ dàng nếu bạn viết thư cho CEO và người quản lý bộ phận: tên và địa chỉ gửi thư cho CEO nên được liệt kê trước, dựa trên phân cấp tổ chức. Nếu bạn không biết vị trí tương ứng của họ, hãy liệt kê tên theo thứ tự bảng chữ cái, sử dụng họ của người đó.
Lời chào
Viết một lá thư kinh doanh đòi hỏi một giọng điệu trang trọng, chẳng hạn như "Kính gửi ông Smith" hoặc "Kính gửi bà Jones". Khi bạn viết thư cho hai người đàn ông, hãy sử dụng dạng số nhiều của Mr., đó là Messrs. Ví dụ, bắt đầu bức thư của bạn với "Messrsrs. Smith và Jackson." Xem dấu câu của bạn, quá. Dấu hai chấm sau lời chào là chính thức và dấu phẩy là không chính thức. Tất nhiên, nếu bạn đang ở trên cơ sở tên đầu tiên với cả hai địa chỉ, hãy sử dụng "Dear Sue và John," bằng dấu phẩy.
Trân trọng hay Trân trọng?
Việc kết thúc bạn chọn cho thư kinh doanh của bạn cho hai người cũng có thể phụ thuộc vào mối quan hệ bạn có với cả hai và loại hình kinh doanh. "Trân trọng", "Trân trọng," và thậm chí "Trân trọng", là những cách chuyên nghiệp để đóng thư của bạn, nhưng "Trân trọng", được chấp nhận rộng rãi như một cách đóng đúng và chuẩn. Một đóng cửa quân sự phổ biến là "Rất trân trọng", nhưng nếu bạn đang viết một lá thư cảm ơn sau cuộc phỏng vấn, "Cảm ơn bạn đã quan tâm," thêm một liên lạc tốt đẹp.
