Thủ tục văn phòng giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn. Các thủ tục cơ bản phác thảo các thực hành tại văn phòng: các thủ tục, ai thực hiện chúng và những gì được thực hiện. Văn phòng có hướng dẫn quản lý nhân sự, tiền gửi tiền mặt, thư đến và đi, thư từ và bồi hoàn.
Xử lý thư hàng ngày (Lễ tân)
Thư đến được mở và nội dung được đóng dấu ngày. Séc được đặt trong thùng "Gửi tiền". Thư được sắp xếp theo người nhận và được đặt trong thùng thư của người đó.
Anh ta chuẩn bị tiền gửi ngân hàng và tạo ra các bản sao của séc nhận được. Tệp đính kèm được ghim vào các bản sao kiểm tra. Anh ta cung cấp séc và các bản sao phiếu gửi và tài liệu đính kèm vào các tài khoản phải thu.
Thư gửi đi được đóng dấu bưu điện và đưa đến bưu điện mỗi tối.
Thủ tục điện thoại
Trả lời điện thoại bằng vòng thứ ba. Lời chào tiêu chuẩn là "Chào buổi sáng, Công ty ABC, John nói. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn?" Trả lời "Chỉ một lát" và giữ người gọi.
Kiểm tra lịch văn phòng cho nhân viên vắng mặt. Nếu vắng mặt, hãy nói với người gọi và hỏi xem người khác có thể giúp gì không. Nếu người đó vào, thông báo cho người gọi và chuyển tiếp cuộc gọi. Nếu đường dây bận, hãy nói với người gọi và cung cấp thư thoại hoặc tin nhắn bằng văn bản.
Tin nhắn bao gồm tên, thời gian và ngày của người gọi, lý do của cuộc gọi và số gọi lại. Đặt tin nhắn vào khe thư của người nhận.
Quản lý vật tư văn phòng (Thư ký)
Vật tư tiêu chuẩn được kiểm kê và đặt hàng hàng tháng. Lịch văn phòng được kiểm tra để gửi thư theo lịch trình và bất kỳ nguồn cung cấp cần thiết. Cô chuẩn bị mẫu đơn đặt hàng cung cấp văn phòng và người quản lý văn phòng ủy quyền cho nó trước khi nó được đặt.
Đối với vật tư không đạt tiêu chuẩn, hãy điền vào mẫu yêu cầu vật tư và nộp cho thư ký.
Duy trì Lịch văn phòng (Thư ký)
Cô có trách nhiệm với lịch văn phòng. Khi lên lịch một cuộc họp, hãy kiểm tra lịch để biết xung đột và gửi yêu cầu cho thư ký.
Thư hàng tháng cho khách hàng, tiếp thị và khuyến mãi được nhập vào lịch văn phòng. Nhân viên chịu trách nhiệm về những điều này có thể gửi email ngày cho thư ký.
Email ngày đi du lịch, sự vắng mặt của nhân viên và kỳ nghỉ cho thư ký.
Hoàn tiền du lịch, kiểm tra yêu cầu và thẻ tín dụng
Bồi hoàn du lịch được xử lý hàng tuần. Sử dụng các hình thức du lịch đã được phê duyệt. Nhập ngày chi phí, loại chi phí và lý do chi phí. Đính kèm biên lai có thể đọc được cho các chi phí. Không có số tiền được hoàn trả mà không có biên lai.
Sử dụng mẫu yêu cầu kiểm tra đã được phê duyệt để kiểm tra không thường xuyên. Hoàn thành thông tin người nhận thanh toán, ngày cần thiết, kiểm tra số tiền và các phần lý do. Có được sự chấp thuận từ người quản lý hoặc kế toán.
Thẻ tín dụng được xử lý hàng tháng. Một biên lai là cần thiết cho mỗi lần mua. Nhập tên của bạn, lý do chi phí và thông tin nhận dạng khác trên biên lai. Bất kỳ khoản phí nào không có biên lai và chi phí cá nhân đều được khấu trừ vào lương của nhân viên.
Thanh toán và hóa đơn của khách hàng
Đơn đặt hàng của khách hàng đã hoàn thành được giao hàng hai lần mỗi ngày cho A / R bởi nhân viên giao hàng và được lập hóa đơn vào cuối ngày làm việc.
Các khoản tiền gửi hàng ngày nhận được bởi A / R được áp dụng vào cuối ngày làm việc.
