Các cuộc họp diễn ra chỉ là về mọi nơi có người. Nhà thờ, trường học và doanh nghiệp đều tổ chức các cuộc họp vì lý do này hay lý do khác. Khi có vài phút được thực hiện đúng cách, họ có thể dễ dàng được chuyển tiếp đến các thành viên khác của cuộc họp, những người cần nghe lại một cái gì đó cụ thể, đặc biệt là một hoặc hai ngày sau cuộc họp. Nhiều như chúng tôi có thể cố gắng, chúng tôi sẽ không bao giờ nhớ tất cả mọi thứ. Đó là lý do tại sao việc dành vài phút chính xác tại một cuộc họp là rất quan trọng.
Lây đi tưng phut
Kiểm tra xem doanh nghiệp, nhà thờ hoặc trường học của bạn có định dạng bắt buộc để lấy biên bản cuộc họp hay không. Một số nơi kinh doanh có một cách nhất định họ muốn làm mọi thứ, ngay cả khi nó thay đổi so với tiêu chuẩn một chút. Hãy chắc chắn rằng bạn làm theo định dạng được yêu cầu.
Ngồi ở một nơi mà bạn có thể nhìn và nghe thấy tất cả mọi người. Thật khó để viết ra những phút khi bạn đang tìm ai nói gì. Ngồi ở vị trí trung tâm là tốt nhất nếu phòng khá rộng không có khuếch đại. Ngồi ở phía trước phòng khi các nhóm lớn sử dụng micro.
Viết ngày tháng trên giấy của bạn. Chuẩn bị sẵn giấy và bút trước khi cuộc họp bắt đầu để ngăn bạn bỏ lỡ điều gì đó quan trọng khi bắt đầu. Ngoài ra, viết ra nếu cuộc họp này là về một chủ đề hoặc vấn đề cụ thể. Ngoài ra, nhanh chóng ghi lại sự sắp xếp chỗ ngồi nếu các thành viên tương đối ít. Điều này cũng sẽ giúp bạn sau này khi ghi chú những người nói những gì.
Ghi lại tất cả những người đang ở đó. Hãy chắc chắn viết ra một người chịu trách nhiệm về cuộc họp cũng như những người không thể tham dự vì lý do này hay lý do khác. Nếu có thể, hãy chuẩn bị một phác thảo về chủ đề trước để cung cấp cho bạn một cái gì đó để theo dõi trong khi dành vài phút trong cuộc họp.
Viết ra ai đã nói những gì, ý tưởng hoặc chủ đề thảo luận và quyết định về những cuộc thảo luận đó. Nếu một cuộc bỏ phiếu diễn ra, hãy viết ra ai đã trình bày phiếu bầu, ai tán thành nó và kết quả của cuộc bỏ phiếu là gì, chẳng hạn như 4 không Lừa đến 9 có.
Không ghi lại hoàn toàn mọi thứ được nói trong cuộc họp. Chỉ cần viết ra những ý tưởng và các chủ đề tóm tắt. Bạn sẽ khiến bản thân mình phát điên nếu bạn cố gắng viết ra từng từ mà mọi người nói.
Đọc lại phút của bạn ngay sau cuộc họp càng tốt. Điều này ngăn ngừa sai lầm và mất trí nhớ. Hãy chắc chắn kiểm tra lại chính tả của bạn trước khi in biên bản và đưa chúng cho những người có mặt tại cuộc họp.
