Trước khi các nghệ sĩ có thể có tác phẩm của họ treo trong phòng trưng bày, họ phải gửi một đề xuất giám tuyển. Các nghệ sĩ tạo ra các đề xuất giám tuyển để thông báo cho người quản lý phòng trưng bày về bản chất của triển lãm đề xuất của họ. Đề xuất bao gồm chủ đề của triển lãm, hình ảnh sẽ được sử dụng trong màn hình và đối tượng mục tiêu dự định cho các tác phẩm. Chủ sở hữu phòng trưng bày hoặc người quản lý kiểm tra đề xuất để xác định xem triển lãm theo kế hoạch có phù hợp với khách hàng của phòng trưng bày hay không.
Thư xin việc
Một lá thư xin việc như một cách để các nghệ sĩ giới thiệu mình với chủ sở hữu phòng trưng bày hoặc người quản lý. Một lá thư xin việc thích hợp đề cập đến người ra quyết định theo tên, thay vì "Gửi đến ai có thể quan tâm". Thư xin việc chứa một mô tả ngắn gọn về thông tin của nghệ sĩ, bao gồm giáo dục, đào tạo, giải thưởng và bất kỳ triển lãm nào trước đây về tác phẩm của nghệ sĩ. Thư xin việc cũng bao gồm các lý do triển lãm được đề xuất là phù hợp với khán giả của phòng trưng bày. Bức thư cũng có thể đề cập đến các cuộc triển lãm trước đây mà phòng trưng bày đã tổ chức giống với cuộc triển lãm mà nghệ sĩ đang đề xuất.
Tóm tắt triển lãm
Một đề xuất giám tuyển bao gồm tóm tắt một hoặc hai trang. Bản tóm tắt này giải thích các chi tiết cụ thể của triển lãm được đề xuất. Bản tóm tắt trình bày những chi tiết cụ thể này ở dạng văn xuôi hoặc trong các gạch đầu dòng để dễ đọc hơn. Bản tóm tắt mô tả chủ đề của triển lãm được đề xuất, cũng như giải thích về cách các tác phẩm được trình bày phù hợp với chủ đề đó. Ví dụ, một bản tóm tắt cho triển lãm "Tổng hợp" năm 2009 tại Bảo tàng Whitney đã trình bày chi tiết cách sử dụng sơn acrylic của các nghệ sĩ trong những năm 1960 là công cụ thay đổi "hướng của nghệ thuật Mỹ thời hậu chiến".
Hiển thị hình ảnh
Đề xuất phải bao gồm hình ảnh của các mảnh sẽ được hiển thị. Các hình ảnh cho thấy các mảnh ở độ phân giải cao và như các nghệ sĩ có ý định hiển thị chúng, bao gồm bất kỳ cấu trúc chiếu sáng, khung hoặc hỗ trợ đặc biệt nào. Cả chất lượng và định dạng của hình ảnh phải cho phép người quản lý xem các tác phẩm mà không gây căng thẳng. Nếu hình ảnh có chất lượng kém hoặc định dạng quá khó để xem hình ảnh chính xác, người quản lý có thể bỏ qua phần còn lại của đề xuất.
Khán giả mục tiêu
Đề xuất giám tuyển cũng bao gồm các lý do các nghệ sĩ tin rằng tác phẩm của họ thu hút khán giả mục tiêu. Đối tượng mục tiêu có thể cụ thể như các nhà sưu tập nghệ thuật cao cấp hoặc rộng như các gia đình có trẻ em. Vì các phòng trưng bày kiếm tiền bằng cách bán các tác phẩm nghệ thuật, đề xuất phải chứng minh cho chủ sở hữu phòng trưng bày hoặc người quản lý cách tác phẩm của các nghệ sĩ thu hút khách truy cập tiềm năng. Ví dụ, các hướng dẫn cho một cuộc triển lãm tại Sở Triển lãm và Không gian Hiệu suất của Đại học Columbia bao gồm các hướng dẫn để xem xét sinh viên, giảng viên và nhân viên của trường, cũng như cộng đồng rộng lớn hơn, khi gửi đề xuất triển lãm.
