Tư vấn cho nhân viên về mùi cơ thể là một trong những nhiệm vụ khó chịu nhất mà các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự phải đối mặt. Cuộc trò chuyện mùi cơ thể hiếm khi dễ dàng. Tuy nhiên, việc không giải quyết mùi cơ thể có thể tạo ra một môi trường làm việc không thoải mái cho đồng nghiệp và khách hàng. Các cuộc đối thoại mùi cơ thể phải được giải quyết với sự đồng cảm, chăm sóc và bảo mật hoàn toàn. Điều quan trọng cần nhớ là mùi cơ thể có thể được gây ra bởi nhiều yếu tố, không chỉ là vệ sinh kém.
Chuẩn bị một cuộc họp riêng
Đảm bảo rằng bạn có một mô tả chính xác của vấn đề. Nó là một sự xuất hiện thường xuyên hoặc không liên tục?
Đảm bảo một khu vực riêng tư để tiến hành cuộc họp.
In chính sách trang phục của tổ chức của bạn và làm nổi bật bất kỳ khu vực áp dụng.
Lên lịch họp.
Tạo một kế hoạch hành động
Giải thích mục đích của cuộc họp cho nhân viên. Thảo luận về các điều khoản chung thông tin bạn đã nhận được. Không chia sẻ tên của nhân viên đã báo cáo vấn đề.
Hỏi ý kiến phản hồi của nhân viên. Họ có nhận thức được vấn đề và / hoặc họ có biết điều gì có thể gây ra mùi cơ thể không?
Nếu mùi là một điều kiện y tế, bạn cần phải có một chỗ ở hợp lý theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ. "Khi những người có mùi cơ thể không thể giảm mùi cơ thể gây khó chịu đến mức chấp nhận được, chủ nhân có thể xem xét cung cấp cho một văn phòng tư nhân một hệ thống lọc không khí, sử dụng các sản phẩm hấp thụ mùi trong môi trường làm việc hoặc cho phép làm việc tại nhà", theo đến Văn phòng Chính sách Việc làm của Người khuyết tật, một bộ phận của Bộ Lao động Hoa Kỳ.
Nếu mùi không phải là kết quả của một tình trạng y tế, hãy xác định nguyên nhân thông qua giao tiếp với nhân viên của bạn.
Nếu nhân viên không biết nguyên nhân, hãy yêu cầu anh ta chủ động xem lại chế độ ăn uống, quần áo và vệ sinh của mình trong hai đến ba ngày tới. Lên lịch một cuộc họp tiếp theo. Một khi bạn đã xác định được nguyên nhân có thể, hãy tạo một kế hoạch hành động.
Vấn đề có thể được giải quyết với một cái gì đó đơn giản như một chất khử mùi mới, hoặc với sự phá vỡ nhà vệ sinh linh hoạt? Một sự thay đổi trong chế độ ăn uống? Theo dõi với (các) nhân viên ban đầu báo cáo vấn đề. Đảm bảo với họ rằng các bước đã được thực hiện để giải quyết.
Theo dõi 14 ngày
Lên lịch một cuộc họp tiếp theo với nhân viên, bất kể nguyên nhân của vấn đề. Nếu mùi cơ thể là kết quả của tình trạng y tế, hãy thảo luận về các bước mà công ty đã thực hiện để giải quyết vấn đề. Nếu đó không phải là một tình trạng y tế, hãy thảo luận về các bước mà nhân viên đã thực hiện để giải quyết. Xem lại bất kỳ trợ giúp mà công ty đã cung cấp. Nhắc nhở nhân viên rằng bạn tiếp tục có mặt với họ nếu họ cần hỗ trợ giải quyết vấn đề.
Theo dõi với (các) nhân viên báo cáo để đảm bảo rằng vấn đề đã được giải quyết.
Tài liệu khiếu nại ban đầu, tóm tắt cuộc họp, bất kỳ bước nào được thực hiện để giải quyết và ghi chú theo dõi của bạn. Lưu mọi thứ trong một tập tin bí mật, tránh xa tập tin nhân sự.
Lời khuyên
-
Bất cứ khi nào có thể, hãy tiến hành cuộc họp của bạn ngoài giờ làm việc để đảm bảo bí mật tối đa.
Cảnh báo
Hấp dẫn như có thể bỏ qua các khiếu nại về mùi cơ thể, không làm như vậy có thể dẫn đến giảm tinh thần nhân viên, vắng mặt và tiềm năng chuyển giao. Ngoài ra, nếu nhân viên đóng vai trò dịch vụ khách hàng, bạn sẽ gặp rủi ro khiếu nại của khách hàng.
