Kế toán hàng tồn kho có thể phức tạp với các quy tắc cụ thể cho các khoản ghi nợ và tín dụng ảnh hưởng đến các tài khoản khác nhau. May mắn thay, hệ thống kế toán trên máy vi tính giúp ích trong quá trình này, giảm thiểu các lỗi trong khi tự động thực hiện nhiều nhiệm vụ. Các quy tắc về kế toán hàng tồn kho tại Hoa Kỳ được điều chỉnh bởi Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung, còn được gọi là GAAP.
Tài khoản
Một công ty cần phải có ít nhất một tài khoản để kiểm kê - một tài khoản tài sản có số dư nợ thông thường. Các công ty sản xuất có thể có nhiều hơn một tài khoản hàng tồn kho, chẳng hạn như hàng tồn kho trong quá trình làm việc và hàng tồn kho thành phẩm. Một số công ty cũng sử dụng tài khoản Mua hàng (tài khoản ghi nợ) để nhận biết mua hàng tồn kho. Các doanh nghiệp sản xuất và bán hàng có thể sử dụng các tài khoản có tên Chi phí hàng bán hoặc Giá vốn hàng sản xuất. Như với bất kỳ tài khoản ghi nợ nào, tất cả các tài khoản này đều được tăng bằng các khoản ghi nợ và giảm theo tín dụng.
Tăng hàng tồn kho
Tăng hàng tồn kho thường là do mua hàng. Mục nhật ký để tăng hàng tồn kho là khoản ghi nợ vào Hàng tồn kho và tín dụng cho Tiền mặt. Nếu một doanh nghiệp sử dụng tài khoản mua hàng, thì mục nhập là ghi nợ tài khoản Mua hàng và ghi có Tiền mặt. Vào cuối một khoảng thời gian, tài khoản Mua hàng bị xóa sạch với số dư chuyển vào Hàng tồn kho. Sự gia tăng cũng có thể là do lợi nhuận bán hàng và trong tình huống đó, mục nhật ký liên quan đến hàng tồn kho là để ghi nợ Hàng tồn kho và tín dụng Giá vốn hàng bán. Thông thường, một tài khoản hàng tồn kho riêng cho hàng trả lại được sử dụng - ngoài hàng tồn kho thông thường.
Giảm hàng tồn kho
Một hàng tồn kho giảm theo doanh số. Mục nhập liên quan đến hàng tồn kho là ghi nợ / tăng Giá vốn hàng bán và ghi có / giảm hàng tồn kho. Thay vì thực hiện mục nhật ký này, một số công ty tính toán giá vốn hàng bán dựa trên số lượng hàng tồn kho cuối kỳ. Lưu ý rằng giảm giá khi bán hàng không ảnh hưởng đến tài khoản hàng tồn kho - mọi khoản chiết khấu được ghi nhận là một phần của doanh số / tiền mặt hoặc doanh số / tài khoản phải thu.
Điều chỉnh
Tài khoản hàng tồn kho có thể được điều chỉnh tổn thất hoặc điều chỉnh sau khi đếm hàng tồn kho vật lý. Kế toán có thể làm giảm giá trị của hàng tồn kho cho lỗi thời, ví dụ. Mục nhật ký để giảm số dư hàng tồn kho là ghi có Hàng tồn kho và ghi nợ một khoản chi phí, chẳng hạn như Mất cho việc từ chối trong tài khoản Giá trị thị trường. Các điều chỉnh để tăng hàng tồn kho liên quan đến khoản ghi nợ vào Hàng tồn kho và tín dụng vào tài khoản liên quan đến lý do điều chỉnh. Ví dụ: tín dụng có thể chuyển sang các tài khoản phải trả hoặc tiền mặt, nếu điều chỉnh liên quan đến các giao dịch mua không được ghi nhận trong sổ sách.
