Nếu bạn đang có kế hoạch bắt đầu một hệ thống kiểm kê hiệu quả cho doanh nghiệp của mình, bạn nên tuân theo các quy tắc kiểm kê cơ bản để đảm bảo bạn kiểm soát được kho hàng của mình. Bất kỳ hàng tồn kho kinh doanh nào cũng có giá trị được đặt, được coi là tài sản kinh doanh. Các quy tắc cho hàng tồn kho là coi nó như một phần có giá trị của doanh nghiệp bằng cách cập nhật nó hàng ngày và bắt lỗi trước khi nó làm tổn thương doanh nghiệp hoặc làm khách hàng thất vọng.
Biết bắt đầu của bạn
Một trong những quy tắc đầu tiên của việc quản lý hệ thống hàng tồn kho là chủ doanh nghiệp phải xác định số lượng sản phẩm riêng lẻ trong kho. Nếu bạn chỉ có một sản phẩm bạn đang bán, chỉ cần đếm số lượng bạn có trong kho. Nếu bạn đang bán 10 sản phẩm khác nhau, bạn cần tính xem bạn có bao nhiêu sản phẩm trong mỗi doanh nghiệp. Có số lượng sản phẩm ban đầu cho kho của bạn giúp bạn chạy một hệ thống kiểm kê hiệu quả.
Cập nhật hàng ngày
Một bản kiểm kê doanh nghiệp nên được cập nhật thường xuyên trong suốt cả ngày để giữ cho nhân viên cập nhật về những gì có sẵn. Nếu bạn đang sử dụng hệ thống kiểm kê công nghệ, số lượng hàng tồn kho sẽ cập nhật mỗi khi một sản phẩm cụ thể được bán. Chẳng hạn, nếu bạn có bảy bản sao của một bộ phim để bán và một khách hàng mua một bộ, hệ thống kỹ thuật sẽ trừ bản sao khỏi số lượng ban đầu, để lại cho bạn sáu bản sao trong kho. Chạy một chức năng hệ thống kiểm kê thủ công theo cách tương tự, ngoại trừ bạn sẽ cần lưu ý từng mặt hàng được bán trong suốt cả ngày. Vào cuối ngày, hãy trừ từng mục khỏi tổng sản phẩm tương ứng để có được số lượng hàng tồn kho được cập nhật.
Thận trọng
Giữ mắt mở cho trộm nhân viên tiềm năng trong công việc. Một số nhân viên có thể không trung thành với doanh nghiệp của bạn và một số nhà tuyển dụng có thể gặp phải tình trạng hàng tồn kho giảm dần mặc dù thiếu doanh số. Hệ thống kiểm kê công nghệ chạy trên máy tính cũng có thể gây rắc rối cho bạn. Sự cố máy tính có thể khiến hệ thống xóa các mục nhập tổng hàng tồn kho hoặc không thể lưu các cập nhật hàng ngày nếu một tệp bị hỏng trong phần mềm kiểm kê.
Truyền thông đúng cách
Giao tiếp rất quan trọng, đặc biệt nếu có nhiều hơn một nhân viên có quyền truy cập vào kho. Một quy tắc chính là tất cả các công nhân phải cập nhật lẫn nhau nếu những thay đổi xảy ra trong kho. Điều này có thể bao gồm các sản phẩm bị hỏng hoặc các mặt hàng đã qua ngày hết hạn. Hầu hết các vấn đề nên được báo cáo cho chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý chịu trách nhiệm về hàng tồn kho.
