Các tổ chức phi lợi nhuận dựa vào sự quyên góp bằng hiện vật cũng như tiền mặt. Thu hút các nhà tài trợ tiềm năng trong một lá thư chuyên nghiệp nhưng tạo ra một kết nối cá nhân với người nhận. Nhấn mạnh công việc tốt của tổ chức và cách thức tổ chức sử dụng các vật tư được yêu cầu. Nói với nhà tài trợ làm thế nào để đóng góp.
Tạo kết nối
Giải thích tại sao tổ chức của bạn quan trọng đối với nhà tài trợ tiềm năng. Một trường học cần nguồn cung cấp cho các chương trình học tập ngoại khóa hoặc cốt lõi nên tìm kiếm sự đóng góp từ phụ huynh và bạn bè của trường. Trong thư, nhấn mạnh liên kết này. Nhắc nhở phụ huynh rằng những người ở trường cam kết cung cấp các cơ hội giáo dục tốt nhất có thể cho con cái họ. Nếu mời chào các doanh nghiệp địa phương, hãy nhắc nhở họ rằng trường học là một phần của cùng một cộng đồng và việc quyên góp vật tư có thể chứng minh doanh nghiệp cam kết với khách hàng và gia đình của họ.
Thúc đẩy công việc
Nêu rõ nhiệm vụ của tổ chức và mô tả kết quả của nó. Một nơi trú ẩn động vật địa phương có thể bao gồm một đoạn phác thảo các chương trình chăm sóc y tế, nhà ở và nhận nuôi mà nó cung cấp. Các nhà tài trợ tiềm năng quen thuộc với tổ chức sẽ được hưởng lợi từ một lời nhắc nhở về lý do tại sao tổ chức từ thiện cụ thể xứng đáng được quyên góp vật tư. Bao gồm số liệu thống kê, chẳng hạn như số lượng học sinh tham gia vào các chương trình cụ thể hoặc số lượng chó được chăm sóc hàng năm. Các con số cung cấp cho nhà tài trợ tiềm năng một ý tưởng về quy mô và thành công của một tổ chức và cung cấp một động lực lớn hơn để cung cấp vật tư để giúp đỡ với nguyên nhân.
Cụ thể hóa yêu cầu
Vật tư là vật phẩm hữu hình phải hoàn thành một mục đích cụ thể. Khi yêu cầu vật tư, nó giúp nhà tài trợ biết chính xác những gì tổ chức cần và làm thế nào nó sẽ được sử dụng. Một trường học có thể chỉ định nó cần cọ vẽ cho một chương trình nghệ thuật, áo khoác để bảo vệ quần áo học sinh hoặc bút chì màu. Một cuộc giải cứu động vật có thể yêu cầu cụ thể đối với một số nhãn hiệu thực phẩm, khăn tắm, giường cho thú cưng, dây xích và vòng cổ. Nói rõ cho dù bạn chấp nhận các mặt hàng đã sử dụng hoặc muốn các nhà tài trợ cung cấp vật tư mới. Liên kết danh sách trở lại nhiệm vụ của tổ chức bằng cách nêu, ví dụ, chương trình nghệ thuật hỗ trợ trẻ em cần chăm sóc ngoài giờ hoặc giường thú cưng cho phép trải nghiệm trú ẩn thoải mái hơn cho thú cưng vô gia cư.
Nếu danh sách của bạn tập trung vào một vài mục, hãy đưa nó vào danh sách gạch đầu dòng trong phần thân của bức thư. Nếu danh sách dài hơn, bao gồm nó như một tệp đính kèm. Nếu bạn bao gồm một tệp đính kèm, người nhận trực tiếp đến tệp đính kèm với một cụm từ như "vui lòng xem lại danh sách các mặt hàng cần thiết nhất của chúng tôi trong danh sách đính kèm."
Nêu quy trình quyên góp
Hãy cho người nhận biết làm thế nào để thực hiện yêu cầu của bạn cho các nguồn cung cấp. Bức thư cần nêu rõ cách thức quyên góp, nếu tổ chức cung cấp dịch vụ đón khách, làm thế nào nhà tài trợ có thể lên lịch nhận và ngày và giờ được chỉ định. Nếu có một địa điểm thả vật tư, bao gồm địa chỉ đường phố, chỉ đường và thời gian mà các nhà tài trợ có thể để lại nguồn cung cấp.
Nói cho người nhận thư khi nào và cách bạn phát hành biên lai đóng góp, nếu có. Các tổ chức cung cấp biên lai nên bao gồm một mã số thuế.
