Phát triển ngân sách bộ phận đòi hỏi sự hiểu biết kỹ lưỡng về quy trình và bộ phận được đề cập. Hãy xem xét một ngân sách bộ phận như một kế hoạch chi tiêu cho năm tài chính sắp tới. Khi chuẩn bị giấy tờ sơ bộ, yếu tố các biến liên quan đến thu nhập và chi phí, cho phép đệm nếu số liệu thu nhập dự kiến không thành hiện thực. Một ngân sách khả thi, khả thi chỉ tốt bằng số đầu vào của các kiến trúc sư của sản phẩm cuối cùng.
Đặt mục tiêu hợp lý cho năm tài chính sắp tới. Số liệu sơ bộ nên bao gồm những kỳ vọng cho bộ phận tương lai ngay lập tức. Mặc dù các tính toán ban đầu này có xu hướng giáp với mặt lạc quan, hãy nỗ lực để thực tế với các dự báo số. Hãy nhớ rằng ngân sách là một công việc đang tiến triển, đòi hỏi phải điều chỉnh trong suốt cả năm, vì vậy về lâu dài sẽ tốt hơn để gửi những kỳ vọng hợp lý.
Tìm kiếm đầu vào. Tham khảo ý kiến với các thành viên khác của bộ phận, đặc biệt là những người quen thuộc nhất với hoạt động hàng ngày của văn phòng, trước khi cam kết với bất kỳ số liệu cố định nào. Làm cho các nhân viên là một yếu tố thiết yếu của tiến độ ngân sách. Rốt cuộc, họ là tiền tuyến trong bất kỳ môi trường kinh doanh nào và thường có cái nhìn sâu sắc đặc biệt liên quan đến những gì không và không hoạt động.
Phân tích dòng vốn. Kỳ vọng thực tế về thu nhập đòi hỏi phải phân tích ngân sách trước đó. Trước khi nhập số sơ bộ, hãy so sánh các số liệu hàng tháng, hàng quý và hàng năm so với năm trước. Nếu có một trường hợp đặc biệt liên quan đến số năm ngoái, hãy quay lại hai năm. Tìm kiếm các xu hướng ảnh hưởng đến doanh thu. Xem xét chi tiêu kỳ nghỉ nếu kinh doanh là bán lẻ trong tự nhiên. Nhìn vào quý đầu tiên của năm trước nếu công ty xử lý tờ khai thuế thu nhập. Bất kể lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp là gì, hãy xem xét các yếu tố cụ thể đối với doanh nghiệp bơm lên hoặc tàn phá dòng tiền đến. Việc lắp ráp thông tin này làm cho việc lập ngân sách dòng tiền trở thành một quy trình đơn giản hơn nhiều.
Phân tích dòng chảy. Chi phí bất ngờ có thể làm suy yếu bất kỳ ngân sách. Để giữ cho những người phá vỡ ngân sách ở mức tối thiểu, hãy xem xét kỹ ngân sách trước đó để xác định xu hướng. Cân nhắc nhân sự. Có ai nghỉ hưu không? Là sa thải một khả năng? Nếu việc tuyển dụng được dự báo, còn về đào tạo và các chi phí khác liên quan đến một nhân viên mới thì sao? Đưa tuổi của thiết bị vào tài khoản khi tính toán chi phí. Hỏi xem máy tính hoặc máy in hoặc máy sao chép có cần nâng cấp trong giai đoạn ngân sách sắp tới không. Nếu vậy, hãy lấy ước tính của công ty về chi phí thay thế trước khi gửi sản phẩm cuối cùng để xem xét. Nếu hàng tồn kho dự trữ là một phần của ngân sách của bộ phận, hãy xem xét không chỉ chi phí của cổ phiếu mà còn cả chi phí cho mỗi foot vuông để chứa nó và nhân sự và thiết bị cần thiết để quản lý sản phẩm. Tóm lại, phân tích từng chi tiết để làm cho sản phẩm cuối cùng hoạt động trong cả năm.
Chuẩn bị ngân sách. Là bước cuối cùng trong việc chuẩn bị ngân sách cuối cùng, hãy tham khảo ý kiến của các nhà quản lý của các bộ phận khác. Đầu vào của họ có thể có hậu quả cho ngân sách cho bộ phận của bạn. Nhìn về phía trước là mục tiêu chính của bất kỳ ngân sách. Chuẩn bị ngân sách bộ phận trở thành một nhiệm vụ đơn giản nếu nền tảng cần thiết để hoàn thành nó được đặt trước. Ngoài ra, hãy nhớ rằng ngân sách là một tài liệu dễ uốn, một tài liệu phù hợp với mục tiêu của công ty và dễ dàng điều chỉnh nếu có nhu cầu.
