Các công ty sử dụng một trật tự quy trình để bổ sung hàng tồn kho của họ. Ở cấp độ cơ bản nhất, đơn đặt hàng chỉ định một số lượng sản phẩm nhất định, giá cả và ngày hết hạn giao hàng. Doanh nghiệp sau đó gửi đơn đặt hàng này đến một nhà cung cấp, nơi nó được thực hiện. Nhà cung cấp gửi hàng hóa cần thiết, và lập hóa đơn kinh doanh. Xử lý các đơn đặt hàng này có thể là một chi phí đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt nếu một đơn hàng cần được tạo cho mỗi giao dịch.
Đơn hàng cao cấp
Trên cao cấp, các đơn đặt hàng có xu hướng có giá khoảng vài trăm đô la. Một báo cáo SC Digest năm 2006 đã đặt chi phí xử lý đơn đặt hàng ở phạm vi rộng từ $ 50 đến $ 500. Các đơn đặt hàng rất phức tạp này có phương sai rộng dựa trên các điều khoản đàm phán và nhu cầu đặt hàng của chúng. Đối với nhiều doanh nghiệp, mức trung bình cao cấp thấp hơn có thể vào khoảng 100 đến 150 đô la cho nhu cầu hàng tồn kho thông thường, đặc biệt là khi doanh nghiệp không giao dịch với các sản phẩm độc quyền, theo tác giả Dave Piasecki.
Đơn hàng cấp thấp hơn
Khi nhà phân phối và nhà cung cấp có mối quan hệ được thiết lập với sự hiểu biết lẫn nhau và có rất ít chỗ để đàm phán, các đơn đặt hàng có xu hướng dễ mua và xử lý.Các đơn đặt hàng này có giá trung bình từ $ 10 đến $ 20 và có xu hướng ổn định hơn, theo Learning Werks. Các đơn đặt hàng này thường được tự động hóa và hệ thống kiểm kê doanh nghiệp có thể tự gửi đơn đặt hàng, có khả năng mà không được phép.
Phương sai công nghiệp
Lý do mà các đơn đặt hàng có thể dao động từ $ 10 đến vài trăm đô la là sự khác biệt giữa các ngành công nghiệp. Đối với nhiều doanh nghiệp, việc tạo đơn đặt hàng yêu cầu nghiên cứu đáng kể về nhu cầu hiện tại và tương lai để công ty đặt hàng đúng số lượng vật tư. Đối với sản xuất công nghiệp, khi các điều khoản cung cấp thường được đặt ra, chi phí có thể khoảng 60 đô la. Nhưng đối với các ngành công nghiệp phức tạp, chẳng hạn như những ngành liên quan đến nhiên liệu hóa thạch, một giao dịch mua có thể tốn hơn 700 đô la để xử lý.
Giảm chi phí đặt hàng
Các doanh nghiệp thường có thể giảm các chi phí này bằng cách phát triển mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp và tạo ra các thuật ngữ có thể dễ dàng được sử dụng tại thời điểm thông báo khi tạo đơn hàng. Phân tích quản lý chuỗi cung ứng có thể giúp tự động hóa nhiều quy trình và giảm chi phí liên quan đến phân tích tại chỗ.
