Mặc dù một số chủ doanh nghiệp nhỏ thà phẫu thuật cắt bỏ chân răng hơn là làm kế toán của riêng họ, sổ sách kế toán là một phần không thể thiếu trong việc điều hành một doanh nghiệp. Lợi ích của kế toán nằm ở khả năng kể một câu chuyện bằng số về những gì đang diễn ra trong công ty của bạn - một điều có thể giúp bạn cải thiện hoạt động, có lợi nhuận cao hơn và tránh khỏi rắc rối với các cơ quan thuế địa phương và liên bang. Kế toán kỹ lưỡng và chính xác cũng có thể giúp bạn đưa ra trường hợp của mình với các nhà cho vay và nhà đầu tư tiềm năng khi doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nguồn tài chính.
Lời khuyên
-
Những lợi thế của việc sử dụng kế toán trong kinh doanh được liên kết với những hiểu biết mà các con số cung cấp. Những số liệu này giúp bạn hiểu những gì đang diễn ra tốt đẹp và nơi nào có thể cải thiện.
Mục tiêu chính của kế toán là gì?
Mục tiêu chính của kế toán là theo dõi doanh thu và chi tiêu của công ty bạn. Doanh thu là tất cả tiền chảy vào doanh nghiệp của bạn từ việc bán hàng hóa và dịch vụ và bất kỳ loại thu nhập nào khác, chẳng hạn như tiền lãi kiếm được hoặc tiền thuê hoặc tiền bản quyền thu được. Chi phí là tất cả mọi thứ mà doanh nghiệp của bạn mua cho các hoạt động và cơ sở hạ tầng của mình, chẳng hạn như vật liệu, nhân công, thuê, vật tư, bưu chính, bảo hiểm, chi phí phương tiện, dịch vụ chuyên nghiệp, quảng cáo và thiết bị.
Thông tin mà kế toán viên hoặc kế toán của bạn thu thập về thu nhập và chi tiêu sẽ được tổng hợp trong các báo cáo kế toán, cung cấp thông tin không thể thiếu về tình hình tài chính của công ty bạn. Những báo cáo này giúp bạn xác định điểm mạnh và giải quyết điểm yếu của mình. Họ cũng cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để báo cáo thuế.
Báo cáo lãi lỗ là bản tóm tắt thông tin kế toán của bạn về thu nhập và chi tiêu. Nó kiểm tra và liệt kê tất cả các giao dịch mua của bạn trong các danh mục có liên quan, chẳng hạn như tiền thuê nhà và bảng lương, sau đó liệt kê các khoản tiền này để cung cấp tổng quan. Tương tự, nó tóm tắt doanh thu đến của bạn dựa trên nguồn thu nhập, chẳng hạn như bán buôn hoặc bán lẻ. Báo cáo lãi lỗ của bạn rất quan trọng vì nó cho thấy bạn thực sự kiếm được bao nhiêu vào cuối ngày. Con số dưới cùng này là số tiền còn lại sau khi trừ tổng chi phí khỏi tổng doanh thu.
Bảng cân đối kế toán là ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính tổng thể của bạn tại một thời điểm cụ thể. Điều này rất quan trọng vì nó tổng hợp giá trị ròng của bạn. Phần tài sản của bảng cân đối liệt kê tất cả mọi thứ mà công ty bạn sở hữu, bao gồm tiền mặt, tiền nợ bạn thông qua các khoản phải thu, hàng tồn kho trên kệ của bạn và mua hàng dài hạn có giá trị, chẳng hạn như các thiết bị chính. Phần nợ phải trả trong bảng cân đối kế toán của bạn bao gồm mọi thứ bạn nợ, bao gồm cả số dư cho vay ngắn hạn và dài hạn và các tài khoản phải trả. Giá trị ròng của công ty bạn, dựa trên thông tin được trình bày trên bảng cân đối kế toán của bạn, được tính bằng cách trừ tổng nợ phải trả khỏi tổng tài sản của bạn.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hoặc biểu mẫu dòng tiền là một công cụ kế toán giúp bạn dự đoán khi nào bạn sẽ có vốn khả dụng và khi nào bạn sẽ bị thiếu hụt dòng tiền. Phần ra của bảng sao kê liệt kê tất cả tiền mặt đến dự kiến của bạn, được chia theo tháng. Tiền này không nhất thiết phải đến từ thu nhập từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó cũng có thể bao gồm vốn từ các khoản vay hoặc đầu tư. Phần chảy ra của bảng sao kê bao gồm tất cả các khoản tiền mặt dự kiến của bạn, bao gồm chi phí tiền lương, chi phí vật liệu, tiền thuê nhà và bảo hiểm. Chi tiêu dự kiến của bạn không bao gồm chi phí kinh doanh được khấu trừ. Bạn cũng sẽ liệt kê các khoản thanh toán gốc của khoản vay, không được khấu trừ thuế và sẽ không xuất hiện trên bảng sao kê lãi lỗ của bạn. Dòng dưới cùng của mỗi cột hiển thị các chi phí gửi đi được trừ vào tiền mặt đến, cho biết số tiền bạn có thể mong đợi có sẵn vào cuối tháng.
Mục đích của một kế toán là gì?
Mục đích của kế toán viên của bạn là tóm tắt công việc của kế toán viên bằng cách tổng hợp các sổ cái thành các báo cáo. Kế toán của bạn cũng có thể hoàn thành các biểu mẫu thuế của bạn và tư vấn cho bạn cách tốt nhất để chi tiêu và tiết kiệm tiền của bạn. Bạn có thể hoặc không cần phải thuê một kế toán viên chuyên nghiệp, tùy thuộc vào mức độ thoải mái của bạn khi làm việc với các con số, sự phức tạp của doanh nghiệp và tình hình thuế của bạn.
Mục đích của kế toán của bạn là nhập biên lai và hóa đơn vào cơ sở dữ liệu, sổ cái hoặc bảng tính để bạn có thể theo dõi chi tiêu và bán hàng. Hầu hết các hệ thống sổ sách kế toán được vi tính hóa bởi vì các chương trình kế toán có thể tổ chức và thêm số nhanh hơn và hiệu quả hơn so với các hệ thống viết tay, thủ công. Tuy nhiên, bạn không cần một chương trình máy tính để làm sổ sách kế toán của công ty bạn. Một hệ thống viết tay theo dõi doanh số và chi phí cũng sẽ cung cấp thông tin bạn cần.
Bạn có thể tự làm sổ sách kế toán bằng cách theo dõi thu nhập và chi phí và theo dõi thông tin này theo cách hữu ích cho bạn và kế toán của bạn. Thông tin phải dễ đọc và dễ hiểu, và nó sẽ phản ánh chính xác hoạt động tài chính của doanh nghiệp bạn. Thông tin kế toán của bạn sẽ hữu ích cho kế toán của bạn bởi vì nó cung cấp thông tin cần thiết để tổng hợp báo cáo thuế và các tài liệu cho vay. Thông tin tương tự có thể hữu ích trong nội bộ để cung cấp thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như cho biết thu nhập của bạn đến từ bán buôn so với bán lẻ và bạn chi bao nhiêu cho vật liệu so với lao động.
Ngay cả khi bạn thuê một kế toán viên và một kế toán viên để sắp xếp thông tin tài chính của bạn và chuẩn bị các biểu mẫu thuế, bạn vẫn có trách nhiệm kế toán với tư cách là chủ doanh nghiệp. Bạn phải lưu tất cả thông tin họ cần, chẳng hạn như hóa đơn bạn viết và biên lai bạn nhận được cho các giao dịch mua hàng kinh doanh bạn đã thực hiện. Những tài liệu này càng có tổ chức là khi bạn mang chúng đến kế toán và kế toán của bạn, bạn sẽ càng ít phải trả tiền cho thời gian của họ. Phải mất một nhân viên kế toán lâu hơn để tổ chức một hộp giày chứa đầy các biên lai hơn là làm việc một cách có phương pháp thông qua một tập tin với giấy tờ đã được sắp xếp theo ngày hoặc bằng tài khoản thẻ tín dụng.
Quy tắc kế toán là gì?
Các quy tắc kế toán chi phối cách thức chi phí và thu nhập được nhập vào một hệ thống dưới dạng ghi nợ hoặc tín dụng. Các quy tắc này chi phối sổ sách kế toán kép, một hệ thống đã được sử dụng rộng rãi kể từ cuối thời Trung cổ. Hệ thống nhập kép không chỉ theo dõi thu nhập và chi phí của bạn, chúng còn cho thấy tiền và tài sản đang di chuyển xung quanh công ty của bạn như thế nào. Trong hệ thống nhập kép, mọi mục nhập được ghi dưới dạng ghi nợ phải được cân bằng với tín dụng tương ứng và ngược lại. Giải pháp thay thế cho sổ sách kế toán kép là một hệ thống nhập đơn, trong đó bạn chỉ cần liệt kê và kiểm tra thu nhập và chi phí của mình mà không cần các giao thức tích hợp để điều chỉnh các mục này với tình hình tài chính thực tế của bạn.
Khi làm việc với tài khoản cá nhân, một cá nhân chuyển tài sản cho doanh nghiệp nên được ghi có, trong khi người nhận hoặc doanh nghiệp nên được ghi nợ. Điều này có vẻ trái ngược vì các quỹ đã rời khỏi tay của cá nhân và đã được chuyển vào tay của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tài khoản kế toán không phải lúc nào cũng mô tả số dư tiền mặt thực tế. Thay vào đó, họ đề cập đến các khoản tiền được nợ hoặc sở hữu. Khi một cá nhân như chủ sở hữu chuyển tiền cho một doanh nghiệp, giao dịch này sẽ tăng hoặc tín dụng, tài khoản và thể hiện số tiền mà doanh nghiệp nợ cho cá nhân đó. Việc chuyển tiền tương tự này tạo ra một khoản ghi nợ cho tài khoản doanh nghiệp bởi vì, mặc dù tiền mặt đã có sẵn và có sẵn, giờ đây nó vẫn còn nợ cho cá nhân đã cung cấp nó.
Khi giao dịch với các tài khoản thực, chẳng hạn như bất động sản và máy móc, các quy tắc kế toán yêu cầu bạn ghi nợ các giao dịch mua mới và các khoản tín dụng mà bạn đã bán hoặc đưa ra khỏi dịch vụ. Tài sản ban đầu được đăng dưới dạng ghi nợ vì bạn đã chi tiền để có được nó. Nếu bạn bán nó hoặc mang nó ra khỏi dịch vụ sau khi nó tồn tại lâu hơn thời gian sử dụng hữu ích của nó, bạn sẽ xóa ghi nợ hoặc ghi có vào tài khoản đại diện cho những gì bạn nợ khi mua hàng.
Khi doanh nghiệp của bạn mua vật liệu hoặc trả tiền thuê, các quy tắc kế toán yêu cầu bạn đăng các giao dịch này dưới dạng ghi nợ. Ngược lại, khi bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ, hệ thống kế toán của bạn coi các giao dịch này là tín dụng. Các giao dịch mua đòi hỏi tiền gửi đi làm giảm vốn của công ty bạn, do đó chúng được theo dõi dưới dạng ghi nợ. Thu nhập và lợi nhuận khác, chẳng hạn như thanh toán tiền thuê nhà đến, tăng vốn của công ty bạn, do đó chúng được theo dõi dưới dạng tín dụng.
Mặc dù các quy tắc kế toán này chi phối cách mỗi giao dịch xuất hiện trong hệ thống sổ sách kế toán của bạn, nhưng bạn thực sự không cần phải hiểu và áp dụng chúng trừ khi bạn thực hiện các mục vào hệ thống sổ sách kế toán kép không được lập trình sẵn để sắp xếp thông tin của bạn. Ví dụ: nếu bạn sử dụng sổ cái viết tay làm nền tảng cho hệ thống kế toán của mình, bạn sẽ phải quyết định mỗi lần bạn thực hiện một mục nhập cho dù giao dịch đó thể hiện một khoản ghi nợ hoặc tín dụng và nơi ghi nợ hoặc tín dụng tương ứng sẽ xuất hiện. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán, chẳng hạn như QuickBooks, séc, hóa đơn và biên lai bán hàng của bạn sẽ tự động xuất hiện trong tài khoản tín dụng và ghi nợ thích hợp, cùng với các khoản ghi nợ hoặc tín dụng tương ứng.
Cách sử dụng kế toán trong kinh doanh
Những lợi thế của kế toán không chỉ là vấn đề của chiến lược kinh doanh tốt, mặc dù thông tin kế toán chắc chắn giúp bạn lập chiến lược và lập kế hoạch. Không có doanh nghiệp có thể tồn tại mà không có một số loại hệ thống kế toán. Nếu công ty của bạn thực hiện mua hàng và bán hàng mà không theo dõi số tiền bạn đã mua và bán, bạn sẽ không có cách nào để xác định liệu bạn đã kiếm được lợi nhuận hay phát sinh khoản lỗ vào cuối năm. Bạn sẽ không biết mình nợ bao nhiêu và sở hữu bao nhiêu, vì vậy bạn sẽ không thể đánh giá số tiền bạn có thể rút để sử dụng cá nhân và số tiền bạn nên giữ trong tài khoản ngân hàng của công ty cho doanh nghiệp sắp tới chi phí
Thông tin kế toán cũng cung cấp những hiểu biết có giá trị về hoạt động của công ty. Nó cho phép bạn so sánh doanh số của mình trong các danh mục khác nhau theo thời gian, chẳng hạn như xem xét xu hướng cho các sản phẩm khác nhau trên các địa điểm bán hàng. Nó cung cấp cho bạn các công cụ và thông tin để xem chi phí của bạn dưới dạng phần trăm doanh thu của bạn để xem tỷ suất lợi nhuận của bạn có bền vững không và hiệu suất của công ty bạn so với các đối thủ trong ngành của bạn như thế nào. Một biểu mẫu dòng tiền sẽ cho phép bạn tìm kiếm nguồn vốn trước khi bạn thực sự cần chúng và lên kế hoạch mua hàng lớn để tương ứng với thời điểm trong năm khi tiền mặt được hưởng. Điều hành một doanh nghiệp không có thông tin kế toán cũng giống như lái máy bay không có radar.
Kế toán cũng cần thiết cho sự sống còn của công ty bạn vì bạn được yêu cầu về mặt pháp lý để báo cáo thu nhập và đóng thuế. Nếu không có một hệ thống kế toán đầy đủ và chính xác, bạn sẽ không biết mình đã kiếm được và chi tiêu bao nhiêu và bạn sẽ không có thông tin bạn cần để điền vào các biểu mẫu thuế địa phương, tiểu bang và liên bang. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn cần tài trợ, các đơn xin vay của bạn gần như chắc chắn sẽ yêu cầu bạn đưa vào báo cáo tài chính từ các năm trước và rất có thể là các dự báo cho các giai đoạn sắp tới.
