QuickBooks: Các loại chức năng

Việc sử dụng các loại trong QuickBooks là một chức năng thường bị hiểu lầm của chương trình và cũng như thường bị bỏ qua hoặc sử dụng sai. Do tính linh hoạt của việc sử dụng các loại rất lớn, nó có thể được sử dụng để theo dõi bất kỳ loại thông tin nào mong muốn về khách hàng, công việc, nhà cung cấp và các mặt hàng được bán hoặc mua. Việc chọn dữ liệu nào để theo dõi phụ thuộc vào loại hình kinh doanh.

Các loại nhà cung cấp

Việc sử dụng đúng loại trong chương trình QuickBooks cho phép bạn tạo các báo cáo và danh sách gửi thư tùy chỉnh bằng cách sử dụng dữ liệu có ý nghĩa cho một doanh nghiệp cụ thể. Chủ doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về các loại nhà cung cấp. Một số doanh nghiệp chọn sử dụng ngành công nghiệp của nhà cung cấp làm loại hình. Một cửa hàng bán lẻ có thể thiết lập các loại nhà cung cấp phản ánh các sản phẩm họ bán. Một số nhà cung cấp bán hàng tạp hóa, và những sản phẩm thuốc hoặc thuốc lá khác. Các doanh nghiệp khác có thể có các nhà cung cấp dành riêng cho một khu vực địa lý khi việc phân phối sản phẩm nhạy cảm với thời gian, họ có thể tạo các loại dựa trên các địa điểm của nhà cung cấp.

Những người trong ngành xây dựng có thể chọn loại nhà cung cấp dựa trên loại dịch vụ được cung cấp. Ví dụ, một công ty xây dựng có thể sử dụng họa sĩ, giá treo tường, bộ khung và nhà thầu điện và hệ thống ống nước. Nếu cần phải tạo ra một loại phụ (ví dụ: nếu một công ty sử dụng một nhà thầu phụ cho các công việc sơn nội thất và một công việc khác cho các công việc sơn ngoại thất), thì nó sẽ tạo ra một loại sơn chung có nhãn và một loại phụ cho các họa sĩ nội thất và ngoại thất.

Điều này được thực hiện thông qua màn hình chỉnh sửa nhà cung cấp khi nhập vào loại dưới khoảng trống cho tên doanh nghiệp của nhà cung cấp.

Loại khách hàng / công việc

Đối với những công ty thực hiện nhiều công việc cho cùng một khách hàng, QuickBooks cho phép tạo công việc bên dưới tên của khách hàng. Sử dụng các loại tương tự cho khách hàng như được sử dụng cho các nhà cung cấp, mặc dù khu vực địa lý của khách hàng có thể không quan trọng để biết như đối với các nhà cung cấp. Một số doanh nghiệp có khách hàng bán buôn và bán lẻ và như vậy sử dụng các chỉ định như các loại. Nếu không có chỉ định rõ ràng được sử dụng để phân tách khách hàng, hãy sử dụng các loại để theo dõi cách khách hàng nghe về doanh nghiệp. Các danh mục này sẽ bao gồm "truyền miệng", "trang vàng", "quảng cáo trên báo" hoặc "thư trực tiếp". Vào cuối năm, một báo cáo có thể được tạo ra cho thấy chiến dịch tiếp thị nào thành công nhất trong việc tạo ra khách hàng và doanh số. Với các loại công việc, các doanh nghiệp sẽ sử dụng tính năng "công việc" tương tự như các công ty liên quan đến xây dựng. Một khách hàng có thể yêu cầu công ty của bạn sửa chữa mái nhà một ngày và xử lý vấn đề hệ thống ống nước vào một ngày khác. Tạo một loại công việc cho mỗi dịch vụ thực hiện hỗ trợ trong việc tìm ra dịch vụ nào bạn cung cấp tạo ra tỷ suất lợi nhuận cao nhất và những dịch vụ cuối cùng sẽ tiêu tốn nhiều tiền hơn trong chi phí so với doanh thu.

Các loại mặt hàng

Các loại mục là loại duy nhất đã được xác định bởi chương trình QuickBooks. Có 12 loại mục đặt sẵn trong QuickBooks. Một mặt hàng là một dịch vụ hoặc vật phẩm được bán. Các loại mặt hàng như sau:

1. Dịch vụ nếu dịch vụ bạn bán là dịch vụ, ví dụ: một công ty tạo cảnh, tạo một mục "Cắt cỏ" và biến nó thành loại "Dịch vụ".

2. Kho hàng tồn kho trong cùng một doanh nghiệp cảnh quan, nếu bạn bán các bộ phận để sửa chữa thiết bị sân cỏ, ví dụ "Lưỡi cắt máy cắt" thì đây sẽ là một bộ phận tồn kho.

3. Hàng tồn kho lắp ráp Một bộ lắp ráp được tạo thành từ một số bộ phận hàng tồn kho riêng biệt để hoàn thành toàn bộ sản phẩm. Ví dụ, nếu bạn xây dựng một chiếc ghế đẩu, nó sẽ được tạo thành từ một chỗ ngồi, bốn chân với sự hỗ trợ và có lẽ là một chiếc ghế đẩu.

4. Các phần không tồn kho Bộ phận Sử dụng loại này để phân loại những thứ như văn phòng và làm sạch đồ dùng. Nếu bạn đang tính phí cho khách hàng của mình cho các mặt hàng cần thiết để hoàn thành công việc, những mặt hàng này sẽ được coi là các bộ phận không tồn kho.

5. Tài sản cố định Một tài sản mà bạn có là điều cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn và ít nhiều là một vật cố định vĩnh viễn. Một chiếc xe, một tòa nhà hoặc máy tính sẽ đủ điều kiện là một tài sản cố định.

6. Các khoản phí khác Nếu bạn tính phí thanh toán trễ, phí tài chính hoặc chi phí vận chuyển, đây sẽ được coi là "các khoản phí khác".

7. Tổng Subtotal để bao gồm một tổng phụ trên hóa đơn của khách hàng, bạn phải tạo loại "Tổng phụ". Điều này thêm tất cả các mặt hàng và đưa ra tổng cộng trước khi thuế doanh thu được thêm vào tổng số. Điều này giúp khi bạn đang sử dụng tính năng "Giảm giá" để xóa phần trăm chiết khấu trước khi thuế được thêm vào.

8. Nhóm Nhóm Giống như một tập hợp hàng tồn kho, một nhóm được tạo thành từ các mặt hàng được bao gồm trong một thỏa thuận "gói". Ví dụ, một chi tiết dịch vụ sân cỏ hoàn chỉnh có thể được tạo thành từ các mục dịch vụ riêng biệt, "Cắt cỏ", "Chỉnh sửa" và "Cắt tỉa cây".

9. Giảm giá Tạo một mặt hàng giảm giá trừ một tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền cố định từ tổng phụ.

10. Thanh toán Nếu bạn thường trả một phần trong tổng số nợ tại thời điểm bán, hãy tạo một mục "thanh toán" để giảm số tiền còn nợ trên hóa đơn.

11. Thuế doanh thu Mặt hàng Thuế bán hàng thường được tính theo cấp tiểu bang và địa phương. Mục này cho phép tạo ra một mục thuế bán hàng riêng cho tiểu bang và thuế tùy ý địa phương.

12. Nhóm thuế bán hàng Nhóm này Mục này được tạo thành từ hai hoặc nhiều mục thuế bán hàng riêng biệt như một nhóm. Ở quận của bạn, bạn có thể có thuế tùy ý 1% và thuế nhà nước 6%, "nhóm thuế bán hàng" cho phép bạn có một mục hàng theo dõi cả hai loại "mục thuế bán hàng" trong cùng một giao dịch.