Hệ thống hàng tồn kho chứa các bản ghi chi tiết về sản phẩm, số lượng và vị trí tồn kho của tài sản của công ty. Mục đích chính của hệ thống kiểm kê là giữ một bản ghi chính xác về nguồn cung cấp kho. Các lý do để duy trì hồ sơ tồn kho chính xác bao gồm kế toán tài chính, thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng, bổ sung cổ phiếu và duy trì khả năng định vị một mặt hàng cụ thể.
Hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán
Lý do chính để duy trì hệ thống kiểm kê là để lưu giữ hồ sơ chính xác về tài sản của công ty. Đối với bất kỳ công ty, hàng tồn kho đại diện cho một khoản đầu tư. Số dư của khoản đầu tư đó được báo cáo trên bảng cân đối. Để tuân thủ các tiêu chuẩn của chính phủ về tính chính xác của báo cáo tài chính, các công ty được yêu cầu đảm bảo rằng số dư hàng tồn kho được báo cáo trên bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị thực của sản phẩm trong kho.
Hàng tồn kho chính xác để bổ sung hàng
Bằng cách giữ một bản ghi chính xác của chứng khoán trong tay, hệ thống bổ sung hàng tồn kho của cửa hàng sẽ duy trì mức tồn kho mong muốn. Khi giày được mua và quét hết hàng, hệ thống bổ sung hàng tồn kho sẽ đặt hàng dự trữ lại từ trung tâm phân phối. Khi hàng tồn kho không chính xác, hệ thống hàng tồn kho có thể tin tưởng rằng cổ phiếu đang có trong tay. Sự thiếu chính xác của hàng tồn kho như vậy làm cho hệ thống kiểm soát hàng tồn kho không đặt hàng lại các vật tư cần thiết và có thể dẫn đến tình trạng tồn kho và mất doanh số.
Hàng tồn kho để hỗ trợ bán hàng
Các công ty đầu tư vào hàng tồn kho để làm cho sản phẩm có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hãy tưởng tượng mua sắm tại một cửa hàng giày không có bất kỳ đôi giày nào trong kho. Khách hàng sẽ rời khỏi cửa hàng, doanh số sẽ giảm và cửa hàng sẽ đóng cửa. Thông qua việc bảo trì đúng cách hệ thống hàng tồn kho, cửa hàng giữ các bản ghi hàng tồn kho chính xác, từ đó giữ cho các kệ được lưu trữ với các kiểu dáng và kích cỡ mới nhất mà khách hàng cần. Để đảm bảo hệ thống hàng tồn kho là chính xác, nhân viên phải giao dịch đúng tất cả các biên lai, trả lại và bán hàng tồn kho trong hệ thống hàng tồn kho.
Định vị hàng tồn kho
Duy trì vị trí hàng tồn kho chính xác trong hệ thống hàng tồn kho cho phép nhân viên nhanh chóng đi đến thùng lưu trữ được chỉ định để tìm sản phẩm cần thiết. Hãy tưởng tượng trong phòng sau của cửa hàng giày có 10.000 đôi giày. Nếu hàng tồn kho không được lưu trữ và hạch toán chính xác, làm thế nào một nhân viên có thể tìm thấy một kiểu dáng và kích cỡ giày cụ thể cho khách hàng? Tổ chức và duy trì hồ sơ chính xác của sản phẩm, số lượng trên tay và vị trí lưu trữ cho phép nhân viên nhanh chóng truy cập vào kho.
