Báo cáo hàng tháng có giá trị như một bản ghi các sự kiện và kết quả trong một bộ phận và đóng góp cho toàn bộ doanh nghiệp. Trong giáo dục họ cũng cung cấp thông tin hữu ích từ các phòng ban khác nhau để tiến bộ và kết quả. Chúng là một bản ghi có thể được đối chiếu thành các tài liệu lớn hơn để cung cấp một cái nhìn tổng thể cho một doanh nghiệp hoặc trường đại học.
Viết phần giới thiệu về chủ đề cho biết lý do tại sao bạn yêu cầu nộp báo cáo hàng tháng. Cho thấy lý do chính đáng tại sao họ được yêu cầu và sự đóng góp mà họ sẽ làm cho toàn bộ doanh nghiệp, cao đẳng hoặc đại học.
Mô tả lợi ích cho người nhận, vì hầu hết mọi người sẽ nghĩ đây là công việc làm thêm. Một báo cáo hàng tháng có thể là một cơ hội để ca ngợi và chứng minh nơi mọi thứ đã diễn ra tốt đẹp. Nó cũng có thể là một cơ hội để đề cập đến các lĩnh vực cần hỗ trợ hoặc một cái gì đó cần theo dõi. Nó cũng có thể là một báo cáo về tiến độ của một dự án cụ thể. Làm nổi bật tầm quan trọng của các báo cáo để lập kế hoạch và tập trung tâm trí của cá nhân vào nỗ lực của bộ phận mình.
Đưa ra ngày và thời hạn trong năm khi các báo cáo hàng tháng sẽ được yêu cầu. Nhấn mạnh lý do tại sao họ cần phải đúng giờ, vì chúng thường là một đóng góp cho một báo cáo lớn hơn và điều này có thể bị trì hoãn nếu các báo cáo hàng tháng bị trì hoãn.
Cung cấp một mẫu nếu có thể chứa các điểm chính bạn muốn được đề cập trong báo cáo hàng tháng. Điều này giúp người trả lời dễ dàng hoàn thành và tiết kiệm thời gian mỗi tháng. Họ có thể thay đổi mẫu khi cần thiết. Ngoài ra, đưa ra hướng dẫn trong thư của bạn để hỗ trợ người viết báo cáo. Các bộ phận khác nhau sẽ cung cấp thông tin khác nhau - ví dụ: một số tài chính và một số bán hàng - vì vậy các mẫu khác nhau có thể được yêu cầu. Yêu cầu người viết báo cáo liệt kê các danh mục trên các tờ riêng biệt.
Chia mỗi phần của bức thư thành các đoạn văn. Đưa ra lý do báo cáo hàng tháng được yêu cầu trong đoạn đầu tiên. Mô tả lợi ích cho người nhận trong lần thứ hai. Đề cập đến ngày và thời hạn trong đoạn thứ ba, hoặc cung cấp một danh sách riêng với ngày. Đề cập đến mẫu hoặc hướng dẫn trong đoạn thứ tư. Bao gồm một ghi chú đánh giá cao trong đoạn cuối cho sự giúp đỡ của người nhận. Hãy súc tích và dễ chịu.
Lời khuyên
-
Viết một lá thư kinh doanh đòi hỏi các thủ tục nhất định. Nếu bạn bắt đầu bức thư với tên của ai đó, nó sẽ kết thúc "Trân trọng." Nếu bạn bắt đầu với "Dear Sir or Madam", nó sẽ kết thúc "Trân trọng". Bên dưới lời chào nên là một dòng chi tiết tham khảo hoặc chủ đề, trong trường hợp này là "Báo cáo hàng tháng."
Cảnh báo
Viết thư theo yêu cầu nhưng hãy chắc chắn rằng các báo cáo sẽ cần thiết mỗi tháng.
