Do siêng năng thực chất là một cuộc điều tra mạnh mẽ trước một giao dịch hoặc quyết định quan trọng. Ví dụ, sự siêng năng thường xảy ra khi bạn cực kỳ quan tâm đến việc mua một doanh nghiệp hoặc cần phát triển một bản thuyết trình bán hàng cho một hợp đồng gia công lớn. Mặc dù quá trình này có thể tốn thời gian và thường phải diễn ra sau hậu trường, thông tin bạn thu thập và phác thảo trong báo cáo thẩm định là rất quan trọng để đưa ra quyết định tốt hoặc tạo một bài thuyết trình hiệu quả.
Cấu trúc và trọng tâm
Cũng giống như hầu hết các báo cáo chính thức khác, báo cáo thẩm định bao gồm mục tiêu, tóm tắt điều hành, kết quả chính, phần khuyến nghị và một hoặc nhiều phụ lục. Tuy nhiên, điều làm nên sự khác biệt của một báo cáo chuyên cần với những người khác là mục đích, trọng tâm và mức độ thông tin của nó. Khi bạn kết thúc giai đoạn tích cực tiến hành thẩm định - nghiên cứu thực tế, thu thập dữ liệu thô và quan sát trực tiếp - tạo báo cáo sẽ tổ chức dữ liệu theo cách cho phép bạn đánh giá tình huống hiện tại, xác định rủi ro và phát hiện ra các vấn đề mang lại đòn bẩy cơ hội.
Định dạng và giọng nói
Hầu hết mọi người sử dụng báo cáo thẩm định do tài liệu tham khảo hậu trường trong quá trình đàm phán hợp đồng hoặc giá cả hoặc làm nguồn thông tin để tạo bản trình bày giá thầu. Bất kể mục đích là gì, phần lớn những gì bạn đưa vào trong báo cáo thẩm định là thông tin bí mật, do đó, ngoài việc viết cho đối tượng mục tiêu và tập trung vào các mục tiêu, chỉ bao gồm thông tin cần thiết hoặc phù hợp nhất. Sử dụng giọng nói chính thức và trình bày các sự kiện bằng cách sử dụng mục tiêu, viết không thiên vị và tách thông tin báo cáo thành các phần riêng biệt bằng cách sử dụng chữ cái hoặc chữ số.
Mục tiêu và tóm tắt điều hành
Giải thích lý do của bạn để thực hiện thẩm định trong phần mục tiêu. Mặc dù bản tóm tắt điều hành xuất hiện ngay sau mục tiêu báo cáo - và trước cơ thể - hãy viết tóm tắt cuối cùng. Lý do là độc giả - thường xuyên nhất là giám đốc điều hành công ty - quan tâm đến phần này có thể không dành thời gian để đọc báo cáo đầy đủ. Bạn cần cấu trúc bản tóm tắt điều hành để nó giống như một bản báo cáo thu nhỏ nhưng đồng thời giữ độ dài của nó tỷ lệ thuận với phần còn lại của báo cáo.
Những phát hiện và khuyến nghị chính
Michael Sisco, một nhà văn và nhà tư vấn CNTT độc lập, cho biết trong một bài viết trên trang web TechRepublic rằng những phát hiện quan trọng nên tập trung vào các mặt hàng ảnh hưởng đến giá cả hoặc hoạt động liên tục của công ty. Ví dụ: nếu bạn viết một báo cáo thẩm định để sử dụng cho việc trình bày hợp đồng thuê ngoài, bao gồm các vấn đề hỗ trợ giá và vị trí của bạn, chẳng hạn như sự cố quy trình vận hành làm nổi bật các vấn đề về năng suất và hiệu suất. Ngoài ra, bao gồm các tỷ lệ chi phí tiết lộ số tiền mà công ty hiện đang chi tiêu để vận hành dịch vụ nội bộ và xác định các rủi ro như cần đầu tư nhiều tiền hơn để nâng cấp hoặc thay thế thiết bị cũ hoặc lỗi thời. Làm nổi bật các cơ hội tận dụng trong phần khuyến nghị. Bao gồm chi phí thực hiện, cung cấp tỷ lệ hoàn vốn đầu tư và đưa ra khung thời gian để thực hiện tiết kiệm hoặc lợi ích cho mỗi cơ hội.
