Quản lý con người đôi khi có nghĩa là đưa ra các cảnh báo về vi phạm quy tắc, chẳng hạn như chậm trễ. Một cảnh báo bằng văn bản, chính thức có thể đủ để thay đổi hành vi của một nhân viên có bảng chấm công cho thấy thói quen đi làm muộn. Nếu vấn đề vẫn tiếp tục và bạn buộc phải xử lý kỷ luật, các cảnh báo bằng văn bản đóng vai trò như một dấu vết giấy chứng minh nỗ lực thông báo cho nhân viên về hành vi chưa thỏa đáng và cho phép cơ hội giải quyết vấn đề.
Cung cấp thông tin thích hợp về cảnh báo của bạn, chẳng hạn như tên và họ, tên, bộ phận và ngày kỷ luật của nhân viên. In nó trên tiêu đề thư của công ty hoặc bao gồm tên và địa chỉ công ty. Ngoài ra, viết tên đầy đủ của bạn, tiêu đề và bộ phận. Địa chỉ cảnh báo trực tiếp cho nhân viên.
Giải thích rằng nhân viên đang được viết cho sự chậm trễ như được hiển thị trong bảng chấm công hoặc thẻ thời gian. Trích dẫn (các) ngày cụ thể mà vi phạm xảy ra. Chỉ định thời gian bắt đầu của nhân viên, cũng như thời gian được liệt kê trên bảng chấm công cho mỗi lần vi phạm.
Trích dẫn quy định của công ty yêu cầu tất cả nhân viên phải sẵn sàng làm việc vào thời gian dự kiến. Nếu thông tin này được công bố trong sổ tay nhân viên hoặc tài liệu khác, hãy chỉ ra thông tin này và tạo một bản sao để đính kèm cảnh báo.
Nói rằng tài liệu phục vụ như một cảnh báo bằng văn bản cho nhân viên. Nếu nhân viên đã nhận được các cảnh báo bằng lời nói hoặc bằng văn bản trước đó cho cùng một vấn đề, hãy bao gồm cả ngày của những điều này.
Chi tiết những gì sẽ xảy ra nếu sự chậm trễ tiếp tục. Một số công ty có một quy trình nghiêm ngặt, chẳng hạn như quy tắc ba lần đình công, trong khi những công ty khác đưa ra quyết định cho từng trường hợp cụ thể. Để bao quát tất cả các khả năng, bao gồm tuyên bố, sự chậm trễ liên tục phải tuân theo kỷ luật lên đến và bao gồm chấm dứt việc làm.
Ký tài liệu. Bao gồm ký hiệu Ccc cc: tập tin ở phía dưới để cho biết rằng bạn đang đặt một bản sao trong tệp tin của nhân viên làm kỷ luật chính thức. Ngoài ra, lưu ý bất kỳ cá nhân hoặc bộ phận nào khác sẽ nhận được một bản sao, chẳng hạn như nhân sự hoặc trưởng bộ phận của bạn. Rời khỏi phòng hoặc chữ ký và ngày của nhân viên. Nếu cấp dưới của bạn từ chối ký vào tài liệu, hãy nói rằng trên dòng chữ ký. Điều này sẽ chỉ ra rằng nhân viên đã có mặt và nhận thức được nội dung cảnh báo.
Cảnh báo
Mỗi tiểu bang có luật riêng về việc chấm dứt nhân viên. Tham khảo luật sư hoặc bộ phận pháp lý của công ty bạn để đảm bảo rằng từ ngữ của bạn là hợp pháp.
